Trong quá trình xây dựng, phát triển và khẳng định vị trí trên thị trường thì mỗi doanh nghiệp đều lưu trữ lại rất nhiều thông tin liên quan đến đa dạng vấn đề. Trong đó, có thông tin sẽ được doanh nghiệp công khai để cộng đồng tiếp cận nhưng cũng có thông tin cần được bảo mật tuyệt đối. Bởi các thông tin này mang tính riêng tư, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của doanh nghiệp và nhiều cá nhân thuộc doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về vấn đề bảo mật thông tin trong doanh nghiệp, cũng như cách thức, quá trình bảo mật diễn ra như thế nào, các bạn hãy cùng NPLaw tham khảo bài viết dưới đây.
Bảo mật thông tin là việc đảm bảo cho thông tin được lưu truyền an toàn trong một phạm vi cụ thể bằng nhiều phương pháp tiên tiến, tránh các mối đe dọa tác động tiêu cực.
Từ đó, có thể hiểu, bảo mật thông tin trong doanh nghiệp là lưu giữ các thông tin liên quan trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong vùng an toàn nhất định. Việc này mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn vong của mỗi doanh nghiệp.
Bảo mật thông tin trong doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố về tính tuyệt đối, tính toàn vẹn, tính khả dụng và tính xác thực. Doanh nghiệp thực hiện bảo mật thông tin thông qua các hoạt động như tiến hành ngăn chặn dữ liệu nội bộ bị đánh cắp; đảm bảo các giao dịch với đối tác hoặc khách hàng trong trạng thái riêng tư, an toàn; giữ bí mật tuyệt đối các thông tin về nhân sự, chiến lược phát triển… Để thực hiện bảo mật hiệu quả và thành công thì các doanh nghiệp cần kết hợp thành thạo, chuyên nghiệp giữa những công cụ thực tế với ứng dụng công nghệ và đội ngũ nhân viên đáng tin cậy. Điều này cho thấy bảo mật thông tin trong doanh nghiệp không hề đơn giản, dễ dàng để thực hiện.
Thông tin trong doanh nghiệp nói chung khá đa dạng và tồn tại dưới nhiều hình thức. Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có thông tin cần được bảo mật riêng biệt, nhưng hầu như các doanh nghiệp đều phải bảo mật những loại thông tin dưới đây, bởi nó mang tính thiết yếu.
Doanh nghiệp thường thực hiện bảo mật đối với các loại thông tin sau:
Để nắm bắt, quản lý những vấn đề liên quan đến nhân viên tốt hơn thì doanh nghiệp sẽ tiến hành thu thập và bảo mật thông tin cá nhân của họ. Đối tượng này được coi là cần thiết bởi bên cạnh việc bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên thì thông tin của công ty cũng tránh bị rò rỉ ra bên ngoài. Mỗi nhân viên đều được tiếp cận, làm việc hằng ngày với doanh nghiệp nên việc họ biết thông tin là đương nhiên. Bảo mật thông tin nhân viên để tránh bị các đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp lợi dụng, đặc biệt là những nhân viên cấp cao.
Thông tin về đối tác của doanh nghiệp cũng là một yếu tố chịu nhiều sự đe dọa từ các đối thủ cạnh tranh. Đối với những doanh nghiệp phát triển vững mạnh thì đây được coi như một lợi thế. Vì vậy cần quản lý và bảo mật thông tin một cách tốt nhất để tránh trường hợp bị chơi xấu trong kinh doanh.
Thông tin khách hàng cần được bảo mật tuyệt đối để tạo nên sự uy tín của doanh nghiệp và xây dựng lòng tin ở khách hàng. Nếu để thông tin này rò rỉ ra bên ngoài thì cả khách hàng và doanh nghiệp đều phải chịu khá nhiều thiệt hại.
Tình trạng kinh doanh phản ánh khá nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp trong quá khứ và ở hiện tại nên cần được bảo mật. Nhiều đối thủ sẽ lợi dụng cơ hội để gây bất lợi cho doanh nghiệp mình nếu thông tin về tình trạng kinh doanh bị tiết lộ.
Thông tin về chiến lược, sản phẩm mang tính độc quyền đối với mỗi doanh nghiệp, nên cần bảo mật để tránh việc sao chép ý tưởng. Đây là loại thông tin thường xuyên bị đánh cắp gây nhiều bất lợi cho kế hoạch hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp.
Bí mật kinh doanh được xem như chiếc chìa khóa thành công của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp tùy vào lĩnh vực kinh doanh mà có những bí mật khác nhau cần được bảo mật.
Các thông tin nêu trên được bảo mật theo chính sách, quy định do doanh nghiệp xây dựng. Một chính sách bảo mật hợp lý không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn cho các loại thông tin mà còn chiếm được lòng tin của khách hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng chính sách bảo mật minh bạch, rõ ràng và hiệu quả.
Chính sách bảo mật thông tin trong doanh nghiệp là loại tài liệu giải thích cách thức một doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, quản lý, sử dụng, chia sẻ thông tin của nhân viên, đối tác, khách hàng… Hiện nay, vẫn chưa có quy định cụ thể về chính sách bảo mật thông tin phù hợp là như thế nào. Vậy nên, các doanh nghiệp thường xây dựng cho mình chính sách riêng. Một chính sách bảo mật hợp lý, hiệu quả thường bao gồm các yếu tố như: Cách thức thu thập thông tin; Các loại thông tin mà tổ chức đã thu thập; Mục đích của việc thu thập thông tin; Cách tổ chức sử dụng thông tin; Phạm vi chia sẻ thông tin; Thông tin đó được chia sẻ như thế nào; Các chủ thể được chia sẻ thông tin; Các thông tin khác.
Hiện nay có khá nhiều cách để doanh nghiệp xây dựng chính sách bảo mật thông tin. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu chính sách bảo mật soạn sẵn được chia sẻ trên các trang web, sau đó chỉnh sửa thêm để phù hợp với doanh nghiệp mình.
Có thể thấy, bảo mật thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Vậy nên quy trình bảo mật đòi hỏi phải diễn ra một cách chặt chẽ, hiệu quả.
Bảo mật thông tin doanh nghiệp thường trải qua 4 bước cơ bản như sau:
Mã hóa dữ liệu là việc biến đổi thông tin từ hình thái này sang hình thái khác. Quá trình này diễn ra khá phức tạp và đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn. Như vậy có thể hạn chế các chủ thể truy cập bất hợp pháp để tiếp cận thông tin.
Đây là bước bảo vệ trực tiếp thông tin của doanh nghiệp. Bởi nếu không sử dụng thủ thuật để hack thì chỉ những chủ thể biết được mật khẩu mới có thể đăng nhập để lấy thông tin.
Doanh nghiệp có thể cài đặt chức năng xác thực 2 bước để tăng thêm tính bảo mật, nghĩa là bên cạnh mã hóa dữ liệu và cài đặt mật khẩu như trên thì còn có thể sử dụng thông tin khác để đăng nhập vào nơi mà thông tin cần bảo mật được lưu trữ.
Hệ thống mạng này dùng để kết nối các máy tính trong một phạm vi nhỏ nhằm chia sẻ thông tin với nhau qua các tập tin hay một số thiết bị khác. Vì cho phép kết nối với máy tính khác nên cũng không loại trừ trường hợp xuất hiện truy cập từ bên ngoài vào hệ thống mạng. Vậy nên doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ để đảm bảo độ an toàn cao.
Thông tin cần được bảo mật khỏi sự đe dọa của đối thủ cạnh tranh hay các chủ thể có ý đồ xấu nhưng vẫn phải lưu truyền trong nội bộ doanh nghiệp để người lao động có thể sử dụng phục vụ cho công việc của mình. Vậy làm sao để đảm bảo rằng người lao động sẽ không tiết lộ thông tin ra bên ngoài? Doanh nghiệp có thể thỏa thuận với người lao động thông qua hợp đồng lao động.
Theo Khoản 2 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 quy định: “Khi người lao động làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ theo quy định của pháp luật thì người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản với người lao động về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp vi phạm”.
Khi đã cam kết điều khoản trong hợp đồng về vấn đề bảo mật thông tin thì người lao động không được tiết lộ bí mật kinh doanh hay thông tin doanh nghiệp dưới bất kỳ hình thức nào ra bên ngoài nếu không được sự đồng ý của người sử dụng lao động. Nếu người lao động vẫn cố tình thực hiện hành vi vi phạm thì phải chịu trách nhiệm thông qua các hình thức xử lý kỷ luật, bồi thường thiệt hại. 
Ngoài ra, trong trường hợp người lao động đã nghỉ làm ở doanh nghiệp thì điều khoản này cũng có thể ràng buộc người lao động không được tiếp tay cho đối thủ cạnh tranh làm ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Cam kết bảo mật thông tin sau khi người lao động nghỉ việc cũng cần thiết không kém cam kết trong thời gian còn làm việc. Việc cam kết này được thực hiện bằng một văn bản ghi nhận rõ ràng sự cam kết giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc người lao động không được tiết lộ, công khai các thông tin mật của doanh nghiệp sau khi họ nghỉ làm, trừ trường hợp có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, nhằm bảo vệ tuyệt đối các thông tin trong doanh nghiệp.
Bên cạnh các phương pháp được nêu để tránh tình trạng thông tin doanh nghiệp bị tiết lộ ra bên ngoài thông qua người lao động của doanh nghiệp thì còn có phương pháp thỏa thuận bảo mật thông tin và không cạnh tranh.
Thỏa thuận bảo mật thông tin và không cạnh tranh (thường gọi là NDA) cũng mang mục đích cam kết để người lao động không tiết lộ thông tin doanh nghiệp cho bên thứ ba. Thỏa thuận bảo mật và không cạnh tranh bao gồm những vấn đề cơ bản sau: quy định những thông tin bảo mật; phạm vi bảo mật; thời hạn bảo mật; nghĩa vụ của người lao động; trách nhiệm khi vi phạm thỏa thuận…
Trên đây là những vấn đề liên quan đến việc bảo mật thông tin trong doanh nghiệp mà NPLaw đã cung cấp nhằm giúp các doanh nghiệp hiểu và thực hiện tốt hơn vấn đề bảo mật thông tin, đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu quý khách hàng còn nhiều thắc mắc về chủ đề trên có thể liên hệ trực tiếp với NPLaw để nhận được sự tư vấn cụ thể nhất. NPLaw luôn sẵn sàng giải đáp mọi câu hỏi ở nhiều lĩnh vực khác nhau mà các bạn vướng mắc. Vì vậy, hãy liên hệ bất cứ khi nào các bạn cần, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn.
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ
Tổng đài tư vấn và CSKH: 1900 9343
Hotline: 0913 41 99 96
Email: legal@nplaw.vn
.jpg)
