CON DẤU VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI ĐƯỢC QUY ĐỊNH NHƯ THẾ NÀO?

Con dấu của văn phòng đại diện đơn vị nước ngoài tại Việt Nam dùng để phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện đơn vị nước ngoài tại Việt Nam. Các quy định về con dấu hiện nay đã bị bãi bỏ nhiều nên việc đăng ký mẫu con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài khá phức tạp. Hãy cùng NPLAW tìm hiểu các quy định liên quan đến con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài qua bài viết này nhé!

I. Các trường hợp đăng ký mẫu con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Theo Điều 10 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về các trường hợp đăng ký mẫu con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài gồm:

• Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao được mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng, mẫu con dấu mang vào không được sử dụng các hình ảnh, biểu tượng, tên của Nhà nước Việt Nam và cơ quan, tổ chức Việt Nam hoặc vi phạm truyền thống lịch sử văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam. Trước khi sử dụng con dấu phải thực hiện đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
• Trường hợp tổ chức nước ngoài không mang con dấu vào Việt Nam mà đề nghị làm con dấu tại Việt Nam thì thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

II. Quy định con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài được xem là con dấu của cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam, quy định tại Điều 9 và Điều 10 Nghị định 99/2016/NĐ-CP như sau:

• Đối với con dấu cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài thì cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế tại Việt Nam, bộ phận lãnh sự, bộ phận tùy viên quân sự và bộ phận khác trực thuộc cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam trước khi sử dụng con dấu có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với Bộ Ngoại giao Việt Nam.

• Đối với con dấu tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao thì:

+) Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao được mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng, mẫu con dấu mang vào không được sử dụng các hình ảnh, biểu tượng, tên của Nhà nước Việt Nam và cơ quan, tổ chức Việt Nam hoặc vi phạm truyền thống lịch sử văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam. Trước khi sử dụng con dấu phải thực hiện đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP và hồ sơ đăng ký mẫu con dấu theo quy định tại khoản 10 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

+) Trường hợp tổ chức nước ngoài không mang con dấu vào Việt Nam mà đề nghị làm con dấu tại Việt Nam thì thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP và hồ sơ đăng ký mẫu con dấu theo quy định tại khoản 10 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

III. Trình tự, thủ tục đăng ký con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Trình tự, thủ tục đăng ký con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài được thực hiện theo Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP gồm các bước:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Theo khoản 10 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam là Giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam.

Ngoài ra, đối với tổ chức nước ngoài mang con dấu vào Việt Nam sử dụng, khi nộp hồ sơ phải nộp con dấu đã mang vào cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu để kiểm tra, đăng ký theo quy định theo khoản 6 Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra thông tin, văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ và thực hiện theo các quy định sau:

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải ghi giấy biên nhận hồ sơ, ghi rõ ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày trả kết quả và giao trực tiếp cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ;
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo ngay và hướng dẫn để cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoàn thiện hồ sơ;
• Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định thì cơ quan đăng ký mẫu con dấu phải có văn bản trả lời cơ quan, tổ chức theo đúng thời hạn quy định về việc từ chối giải quyết hồ sơ;
• Trường hợp nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải thông báo kết quả xử lý hồ sơ qua địa chỉ thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân đã nộp hồ sơ trước đó.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký mẫu con dấu.

IV. Giải đáp thắc mắc về con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

1. Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài làm con dấu mới có phải trả con dấu cũ không?

Căn cứ khoản 1 Điều 18 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về việc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định này thuộc các trường hợp sau đây: Đăng ký lại mẫu con dấu do con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng, thay đổi chất liệu hoặc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên; Có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền; Có quyết định thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động, giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền; Con dấu bị mất được tìm thấy sau khi đã bị hủy giá trị sử dụng con dấu; Có quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động của cơ quan có thẩm quyền; Các trường hợp theo quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 6 Nghị định này.

Đồng thời, căn cứ điểm a khoản 2 Điều 18 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về việc giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu thực hiện như sau: “Đối với trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này, trước khi nhận con dấu mới thì cơ quan, tổ chức, cá nhân phải giao nộp con dấu đã được đăng ký trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu để thu hồi và hủy con dấu theo quy định.”

Như vậy, từ những căn cứ trên thì văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài làm con dấu mới phải nộp con dấu đã được đăng ký trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu. 

2. Đăng ký thêm con dấu cho văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có được không?

Căn cứ điểm c khoản 4 Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định như sau: “Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.”

Như vậy, pháp luật không hạn chế việc văn phòng đại diện có thêm con dấu mới. Tuy nhiên phải đảm bảo các nguyên tắc chung tại Điều 4 Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

3. Xin cấp lại mẫu dấu cho con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài được thực hiện như thế nào?

Xin cấp lại mẫu dấu cho con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài được thực hiện theo Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP gồm các bước:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Theo Điều 17 Nghị định 99/2016/NĐ-CP hồ sơ gồm Văn bản đề cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký lại mẫu con dấu.

4. Thời gian sử dụng con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Theo nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu tại Điều 4 Nghị định 99/2016/NĐ-CP thì con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tuân thủ hiến pháp và pháp luật Việt Nam. 

Mà Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực đã bãi bỏ quy định về thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Như vậy, từ ngày 1/1/2021, con dấu doanh nghiệp được sử dụng vô thời hạn. Do đó mà con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài được sử dụng vô thời hạn.

V. Có nên tìm luật sư để tư vấn các vấn đề liên quan đến con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài không?

Các vấn đề liên quan đến con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài là một trong những thủ tục đòi hỏi về kinh nghiệm, sự hiểu biết về các quy định liên quan. Do đó, tìm luật sư để tư là cần thiết vì:

• Tránh mất thời gian, chi phí đi lại do không nắm rõ quy định về con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài;
• Được đơn vị tư vấn pháp lý hỗ trợ về chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục đăng ký con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài;
• Giảm tỷ lệ, hạn chế trường hợp hồ sơ bị sai sót, thiếu thành phần dẫn đến trường hợp bị từ chối;
• Giải quyết kịp thời, nhanh chóng các vấn đề phát sinh trong quá trình đăng ký con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài;

Công ty Luật TNHH Ngọc Phú (NPLAW) là một trong những công ty Luật uy tín, với kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực pháp lý, cam kết tư vấn, giải quyết nhanh chóng, kịp thời, chất lượng dịch vụ tốt với mức phí phù hợp. Đội ngũ luật sư chuyên nghiệp, làm việc tận tâm, nhiệt tình, giúp bạn đưa ra được cách giải quyết tốt nhất, đảm bảo được quyền và lợi ích hợp pháp của bạn.

Trên đây là bài viết tham khảo về con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài, hy vọng sẽ giúp bạn có những kiến thức pháp lý hữu ích. Bạn còn vướng mắc cần được giải đáp, đừng ngần ngại liên hệ ngay NPLAW để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ

Hotline: 0913449968

Email: legal@nplaw.vn

CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ

Tổng đài tư vấn và CSKH: 1900 9343

Hotline: 0913 41 99 96

Email: legal@nplaw.vn