Hiện nay, thực trạng các doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh ngày càng nhiều. Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ngày đang trở nên phổ biến. Vậy văn phòng ảo là gì? Sử dụng văn phòng ảo để kinh doanh có vi phạm pháp luật không? NPLaw mời bạn cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về các vấn đề liên quan đến văn phòng ảo.
Những năm gần đây thì kinh tế nước đã phát triển hơn rất nhiều. Kéo theo đó là nhiều cá nhân có ý tưởng, dự định mạnh mẽ khởi nghiệp qua hình thức thành lập công ty để thực hiện hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, trong giai đoạn khởi nghiệp, đa số những người trẻ, không có điều kiện tài chính, quy mô doanh nghiệp nhỏ thì khó mà sở hữu được một mảnh đất, cơ sở để thành lập công ty bởi những hạn chế về nguồn vốn.
Việc thuê riêng một văn phòng để tiến hành hoạt động kinh doanh cũng tiêu tốn khá nhiều chi phí mỗi tháng. Vì thế, trong những năm gần đây dịch vụ cho thuê văn phòng đang trở nên phổ biến, nhất là ở các thành phố lớn. Một văn phòng có thể cho nhiều công ty thuê và cung cấp thêm những dịch vụ tiện ích khác đi kèm. Văn phòng dưới dạng này được gọi là văn phòng ảo, các doanh nghiệp có thể thuê địa chỉ văn phòng này để lập hồ sơ đề nghị đăng ký kinh doanh.
Văn phòng ảo là một mô hình kinh doanh. Theo đó, văn phòng ảo cung cấp được thiết kế và có đầy đủ các chức năng của một trụ sở chính doanh nghiệp bao gồm: địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, phòng họp và cung cấp thêm một số dịch vụ khác như: thực hiện các thủ tục hành chính về doanh nghiệp, báo cáo thuế… Về mặt pháp lý, văn phòng ảo vẫn là một trụ sở chính hay địa điểm kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng này sẽ được đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho rất nhiều doanh nghiệp.
Văn phòng ảo là một mô hình kinh doanh. Theo đó, văn phòng ảo được hiểu là một địa điểm được các công ty thuê để sử dụng làm địa chỉ trụ sở chính khi đăng ký kinh doanh và treo biển hiệu của công ty để qua mặt các cơ quan chức năng.
Theo đó, văn phòng ảo cung cấp được thiết kế và có đầy đủ các chức năng của một trụ sở chính doanh nghiệp bao gồm: địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, phòng họp và cung cấp thêm một số dịch vụ khác như: thực hiện các thủ tục hành chính về doanh nghiệp, báo cáo thuế...
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Bản chất của dịch vụ văn phòng ảo là cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh. Tức là, doanh nghiệp sẽ không được trực tiếp ngồi làm việc hay thực hiện hoạt động kinh doanh tại đây.
Tại Điều 42 Luật Doanh Nghiệp 2020 có quy định: Trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới hành chính, có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Theo đó, pháp luật không cấm loại hình văn phòng ảo và pháp luật cũng chưa có quy định cụ thể hay nghiêm cấm doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo. Do đó, việc sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh (trụ sở chính) là không trái với quy định của pháp luật.
Khi đi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp cần phải lưu ý lựa chọn những địa điểm uy tín, đáp ứng đúng điều kiện pháp lý cần có khi sử dụng một địa điểm làm địa chỉ trụ sở theo quy định tại Luật doanh nghiệp 2020. Bởi trên thực tế Luật nhà ở 2014 đã có quy định những nơi có mục đích để ở (như căn hộ chung cư, khu tập thể) sẽ không được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh vì nhiều lý do ảnh hưởng về môi trường, xã hội theo quy định của Chính Phủ.
Thực tế hiện nay, pháp luật không có nội dung quy định cụ thể trường hợp cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động kinh doanh và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này.
Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo để làm địa chỉ trụ sở chính, có treo biển hiệu công ty đúng quy định pháp luật nhưng không thực hiện hoạt động kinh doanh tại đây mà lại thực hiện hoạt động kinh doanh ở một địa điểm khác không có thông báo với cơ quan chức năng thì sẽ vi phạm quy định pháp luật.
Cụ thể tại Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về vi phạm về thành lập, chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp như sau:
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh đối với hành vi vi phạm nêu trên.
Tại khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.
Theo như các quy định trên, thì việc doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính ở văn phòng ảo nhưng không tiến hành kinh doanh ở đây mà lại hoạt động kinh doanh ở địa điểm khác mà không có thông báo với cơ quan chức năng thì sẽ bị xử phạt hành chính từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng và buộc thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định pháp luật.
Có thể thấy pháp luật hiện hành không quy định cho phép thành lập văn phòng ảo khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, và pháp luật cũng không cấm trường hợp này.
Một trong những Công ty Luật cung cấp dịch vụ pháp luật về vấn đề thực hiện nghiệm thu uy tín là Công ty Luật TNHH Ngọc Phú. Hiện nay, NPLaw có hỗ trợ các dịch vụ pháp lý nói chung và văn phòng ảo nói riêng, theo đó bạn có thể liên hệ qua tổng đài tư vấn điện thoại hoặc email để bên công ty chúng tôi có thể tư vấn và hỗ trợ cho bạn một cách chính xác và đầy đủ nhất, cũng như đưa ra tư vấn định hướng cụ thể đối với vấn đề sử dụng văn phòng ảo khi thành lập doanh nghiệp. Rất mong nhận được sự hợp tác!
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ
Tổng đài tư vấn và CSKH: 1900 9343
Hotline: 0913 41 99 96
Email: legal@nplaw.vn
.jpg)
.png)
