Trong giao dịch điện tử, để xác nhận danh tính của người ký và sự chấp thuận của họ đối với nội dung được ký, các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức thường sử dụng chữ ký điện tử. Sử dụng chữ ký điện tử giúp tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến, mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho các chủ thể như rút ngắn thời gian; bảo mật danh tính cao; rút gọn quy trình chứng nhận giấy tờ; … Ở bài viết này, NPLaw sẽ cung cấp cho các khách hàng một số hiểu biết cơ bản về chữ ký điện tử để có thể áp dụng khi cần thiết.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Luật Giao dịch điện tử 2005, có thể hiểu chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.
Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu đáp ứng được các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2005 bao gồm:
Để chữ ký điện tử có giá trị pháp lý thì các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cần nắm rõ quy định nguyên tắc sử dụng để không xảy ra trường hợp vi phạm.
Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử được quy định tại Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2005.
Khi chữ ký điện tử đáp ứng các yêu cầu về phương pháp tạo chữ ký điện tử theo quy định tại Điều 24 Luật Giao dịch điện tử 2005 thì được xem là có giá trị pháp lý như chữ ký thông thường. Cụ thể như sau:
Giống với chữ ký thông thường, chữ ký điện tử khi được sử dụng sẽ thể hiện ý chí của các chủ thể trong một giao dịch. Để đảm bảo giao dịch được thực hiện, chữ ký điện tử đặt ra một số nghĩa vụ cho người sử dụng, trong đó bao gồm người ký và bên chấp nhận chữ ký.
Căn cứ vào khoản 2 Điều 25 Luật Giao dịch điện tử 2005, nghĩa vụ của người ký chữ ký điện tử bao gồm:
Nghĩa vụ của bên chấp nhận chữ ký điện tử được quy định tại khoản 2 Điều 26 Luật Giao dịch điện tử như sau:
Sau đây NPLaw sẽ gợi ý cho khách hàng một số cách tạo chữ ký điện tử đơn giản, dễ hiểu để có thể thực hiện khi cần thiết.
Cách 1: Khách hàng có thể tạo chữ ký điện tử bằng Microsoft Office Word như sau:
Cách 2: Khách hàng có thể tạo chữ ký điện tử bằng hình ảnh:
Bên cạnh các hiểu biết cơ bản về chữ ký điện tử nêu trên, NPLaw xin giải đáp một số thắc mắc mà các bạn đọc thường gặp phải xung quanh vấn đề dưới đây.
Theo quy định về nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử quy định tại điểm a khoản 1 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2005, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận việc sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch.
Như vậy, nếu cả hai bên đều thỏa thuận đồng ý sử dụng chữ ký điện tử để ký hợp đồng thì hợp đồng vẫn có giá trị pháp lý.
Theo điểm a khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung, trong đó có trường hợp trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài).
Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
Như vậy, hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử của người mua có thể được xem là hóa đơn hợp pháp ngoại trừ trường hợp thỏa thuận nêu trên.
Theo điểm a khoản 1 Điều 24 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:
Như vậy, chữ ký điện tử của bác sĩ trên chứng từ y tế (đơn thuốc, phiếu khám, chỉ định xét nghiệm) sẽ hợp lệ nếu đảm bảo các điều kiện nêu trên.
Khoản 1 Điều 14 Bộ Luật lao động 2019 quy định, hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
Như vậy, theo quy định pháp luật, hợp đồng lao động với công nhân viên được ký kết bằng chữ ký điện tử.
Hiện nay có khá nhiều các công ty luật và văn phòng luật sư uy tín hỗ trợ tư vấn pháp lý cho các khách hàng về chữ ký điện tử. Trong đó, NPLaw cũng cam kết cung cấp dịch vụ cho khách hàng một cách hoàn hảo nhất.
Trên đây là những vấn đề liên quan đến chữ ký điện tử mà NPLaw đã cung cấp. Nếu quý khách hàng còn nhiều thắc mắc về chủ đề trên có thể liên hệ trực tiếp với NPLaw để nhận được tư vấn cụ thể nhất. NPLaw luôn sẵn sàng giải đáp mọi câu hỏi ở nhiều lĩnh vực khác nhau mà các bạn vướng mắc. Vì vậy, hãy liên hệ bất cứ khi nào các bạn cần, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn.
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ
Tổng đài tư vấn và CSKH: 1900 9343
Hotline: 0913 41 99 96
Email: legal@nplaw.vn
.jpg)
