Việc gửi con dấu của doanh nghiệp từ nước ngoài về Việt Nam có thể phát sinh khi doanh nghiệp nước ngoài muốn sử dụng con dấu đã được cấp tại quốc gia của họ hoặc khi con dấu được thực hiện các doanh nghiệp tại Việt Nam. Các doanh nghiệp có thể gửi con dấu về Việt Nam để thực hiện các hoạt động pháp lý, ký kết hợp đồng, hoặc thực hiện các thủ tục nội bộ của công ty.
Theo Điều 10 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về con dấu của tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao.
- Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao được mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng.
- Mẫu con dấu mang vào không được sử dụng các hình ảnh, biểu tượng, tên của Nhà nước Việt Nam và cơ quan, tổ chức Việt Nam hoặc vi phạm truyền thống lịch sử văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
- Trước khi sử dụng con dấu phải thực hiện đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định định 99/2016/NĐ-CP và hồ sơ đăng ký mẫu con dấu theo quy định tại khoản 10 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
Lưu ý: Trường hợp tổ chức nước ngoài không mang con dấu vào Việt Nam mà đề nghị làm con dấu tại Việt Nam thì thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP và hồ sơ đăng ký mẫu con dấu theo quy định tại khoản 10 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
Như vậy, tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao được mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng.
Thủ tục gửi con dấu của doanh nghiệp từ nước ngoài về Việt Nam thực hiện theo quy định tại các văn bản pháp lý hiện hành, bao gồm Nghị định 99/2016/NĐ-CP và các quy định liên quan. Sau đây là các bước chi tiết về thủ tục này:
Trước khi sử dụng con dấu của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam, doanh nghiệp cần phải đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan có thẩm quyền. Cụ thể:
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:
Quy trình nộp hồ sơ và cấp giấy chứng nhận:
Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu từ Cục Cảnh sát QLHC về TTXH, doanh nghiệp cần:
Việc gửi con dấu từ nước ngoài về Việt Nam không chỉ đơn giản là một thủ tục hành chính mà còn cần tuân thủ các bước pháp lý rõ ràng để đảm bảo tính hợp pháp khi sử dụng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, thực hiện đúng quy trình đăng ký mẫu con dấu, và đảm bảo tuân thủ các quy định về hình thức và nội dung con dấu khi đưa vào sử dụng tại Việt Nam.
Căn cứ theo quy định pháp luật cụ thể tại khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, việc quản lý và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế của các chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty.
Như vậy, pháp luật không quy định bắt buộc ai là người giữ con dấu doanh nghiệp mà cho phép doanh nghiệp tự quyết định và ghi rõ trong Điều lệ hoặc quy chế của công ty, chi nhánh, hay văn phòng đại diện.
Theo Điều 24 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về con dấu của doanh nghiệp, trong trường hợp con dấu bị mất hoặc thất lạc, doanh nghiệp phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu (Cơ quan Công an hoặc Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội) và thực hiện các thủ tục để cấp lại con dấu mới.
Nếu con dấu bị thất lạc trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp phải báo cáo và làm thủ tục cấp lại con dấu mới. Quá trình này yêu cầu cung cấp hồ sơ đầy đủ và cam kết về sự mất mát của con dấu, đồng thời cần phải thông báo đến cơ quan chức năng để đảm bảo không có việc sử dụng con dấu sai mục đích.
Khi vận chuyển con dấu từ nước ngoài về Việt Nam, không có quy định pháp lý cụ thể yêu cầu đóng gói và bảo vệ con dấu theo quy chuẩn đặc biệt trong các văn bản pháp lý hiện hành như Nghị định 99/2016/NĐ-CP về con dấu doanh nghiệp. Tuy nhiên, để bảo vệ con dấu trong quá trình vận chuyển phía Doanh nghiệp cần tìm một bên dịch vụ vận chuyển uy tín cam kết bảo vệ vật quan trọng và đóng gói chắc chắn để bảo vệ con dấu.
3. Con dấu của doanh nghiệp nước ngoài gửi về Việt Nam không có hình biểu tượng thì có được sử dụng không?
Theo quy định pháp luật Khoản 4 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, con dấu không có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt không có hình Quốc huy hoặc không có hình ảnh tượng trưng như quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này.
Căn cứ Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP và Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu con dấu không có hình biểu tượng (chỉ có tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số doanh nghiệp), điều này không vi phạm quy định pháp lý và có thể sử dụng tại Việt Nam. Tuy nhiên, con dấu phải có thông tin đầy đủ theo quy định và phù hợp với yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Theo Điều 10 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao có thể mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng, tuy nhiên, mẫu con dấu này phải đáp ứng các điều kiện nhất định. Cụ thể, con dấu không được chứa hình ảnh, biểu tượng, tên của Nhà nước Việt Nam hay các cơ quan, tổ chức Việt Nam, và không vi phạm truyền thống, lịch sử văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam. Ngoài ra, trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Điều 12 và Điều 13 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP. Do đó, việc doanh nghiệp sử dụng con dấu khắc ở nước ngoài thay vì đặt làm trong nước không vi phạm quy định pháp luật miễn là con dấu đó đáp ứng các yêu cầu về hình ảnh và phải hoàn tất thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam.
Khi con dấu của doanh nghiệp được gửi từ nước ngoài về, theo quy định tại Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký lại con dấu với cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam nếu con dấu đó chưa được đăng ký trước đó. Thủ tục này nhằm đảm bảo con dấu tuân thủ các quy định về mẫu con dấu, không vi phạm hình ảnh, biểu tượng của Nhà nước Việt Nam, và không ảnh hưởng đến thuần phong mỹ tục của dân tộc. Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu cần có thông tin đầy đủ về mẫu con dấu và các giấy tờ cần thiết theo quy định tại Điều 13 Nghị định này. Việc đăng ký con dấu giúp đảm bảo con dấu hợp pháp và hợp lệ khi sử dụng tại Việt Nam. Do đó, nếu con dấu chưa được đăng ký tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục này để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Theo Điều 18 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao nộp và thu hồi con dấu trong các trường hợp cụ thể. Trường hợp con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng, thay đổi chất liệu hoặc khi có sự thay đổi về tổ chức hoặc tên của cơ quan, tổ chức, con dấu cần được đăng ký lại mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 của Nghị định. Nếu cơ quan, tổ chức bị chia, tách, sáp nhập, giải thể, hoặc có quyết định thu hồi giấy phép thành lập, hoạt động, hoặc giấy đăng ký hoạt động, con dấu sẽ bị thu hồi và hủy theo quy định. Ngoài ra, nếu con dấu bị mất và sau đó được tìm thấy, con dấu này cần được giao nộp lại cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu để tiến hành thu hồi và hủy giá trị sử dụng. Cơ quan đăng ký mẫu con dấu có thẩm quyền thu hồi và hủy con dấu trong trường hợp con dấu bị chiếm đoạt trái phép hoặc bị sử dụng sai mục đích.
Để đảm bảo vấn đề gửi con dấu của doanh nghiệp từ nước ngoài về Việt Nam được thực hiện đúng pháp luật và tránh rủi ro phát sinh, việc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các dịch vụ tư vấn pháp lý là điều cần thiết. NPLAW cung cấp các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, từ soạn thảo hợp đồng, giải đáp các thắc mắc về quy định pháp lý đến hỗ trợ trong quá trình thực hiện thủ tục. Sự hỗ trợ toàn diện này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo giao dịch thành công.
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ
Tổng đài tư vấn và CSKH: 1900 9343
Hotline: 0913 41 99 96
Email: legal@nplaw.vn
.jpg)
