NỘI DUNG VĂN BẢN NỘI BỘ

Văn bản nội bộ là văn bản được ban hành và sử dụng trong phạm vi doanh nghiệp. Việc ban hành văn bản nội bộ nhằm hoạt động một cách thống nhất, bài bản giữa các thành viên trong doanh nghiệp do đó cần ban hành những quy định, nguyên tắc ứng xử, quy chế hoạt động, sử dụng mang tính bắt buộc chung. Bài viết dưới đây, NPLaw làm rõ hơn về vấn đề liên quan đến lĩnh vực này nhé.

I/ Tài liệu văn bản lưu hành nội bộ là gì?

Lưu hành nội bộ là hệ thống các văn bản được ban hành trong môi trường hoạt động của tổ chức hoặc doanh nghiệp mang tính bắt buộc chung trong từng lĩnh vực hoạt động nhằm triển khai, tổ chức hoạt động của bộ máy, điều hành, kiểm soát các hoạt động trong tổ chức, doanh nghiệp và các văn bản này không dùng giao dịch với bên ngoài.Văn bản lưu hành nội bộ theo khái niệm được hiểu như trên thì bao gồm một số văn bản như: Điều lệ doanh nghiệp, quy chế hoạt động, thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động và các văn bản khác mà các cơ quan, tổ chức lập ra được người lao động và người sử dụng lao động đồng ý và các văn bản này không vi phạm các quy định của pháp luật.

II/ Hệ thống văn bản lưu hành nội bộ doanh nghiệp gồm những gì?

1. Văn bản mang tính quản lý

1. Điều lệ doanh nghiệp

Điều lệ doanh nghiệp là một văn kiện đầu tiên, quan trọng nhất và bắt buộc phải có của tất cả các doanh nghiệp kể từ khi thành lập cho đến giai đoạn tồn tại, phát triển cũng như quá trình tạm dừng hoạt động doanh nghiệp. Mọi quy chế, quy ước, thỏa thuận của doanh nghiệp phát sinh đều phải lấy điều lệ làm căn cứ và không được trái với điều lệ. Việc xây dựng điều lệ càng chi tiết rõ ràng, phù hợp với đặc điểm quản trị doanh nghiệp thì việc quản lý vận hành doanh nghiệp của các nhà quản lý doanh nghiệp càng dễ dàng thuận lợi và đạt được hiệu quả cao.

Điều lệ doanh nghiệp không được trái với quy định pháp luật

Nội dung của điều lệ căn cứ Điều 24 Luật Doanh nghiệp năm 2020, thì tùy từng loại hình doanh nghiệp mà khi soạn thảo điều lệ các doanh nghiệp cần đưa vào những nội dung quy định phù hợp cụ thể gồm những nội dung điển hình sau:

"Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có); Ngành, nghề kinh doanh; Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;...”

2. Quy chế lao động

Quy chế là quy phạm điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ,… tất cả các quy chế này được quy định một cách rõ ràng và minh bạch. Quy chế phải có các quy định về căn cứ pháp lý; các điều khoản quy định về mục đích, đối tượng, phạm vi áp dụng, nguyên tắc áp dụng, thực hiện; thẩm quyền, trách nhiệm của các đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan.

Quy chế lao động là quy phạm riêng biệt của doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp có một quy chế riêng và được bắt buộc thực hiện.

3. Thỏa ước lao động tập thể

Điều 75 của Bộ Luật lao động năm 2019 quy định về thỏa ước lao động tập thể như sau:

“1. Thỏa ước lao động tập thể là thỏa thuận đạt được thông qua thương lượng tập thể và được các bên ký kết bằng văn bản.

Thỏa ước lao động tập thể bao gồm thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp, thỏa ước lao động tập thể ngành, thỏa ước lao động tập thể có nhiều doanh nghiệp và các thỏa ước lao động tập thể khác.

2. Nội dung thỏa ước lao động tập thể không được trái với quy định của pháp luật; khuyến khích có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật.”

Thỏa ước lao động tập thể cần phải được gửi cho mỗi bên ký kết và cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh theo quy định tại Điều 77 của Bộ luật Lao động 2019. Các bên cần phải tuân theo thỏa ước Lao động nếu làm trái có thể bị nhắc nhở nặng hơn là sẽ mang ra tranh chấp tại Tòa. Thỏa ước lao động tập thể có thời hạn từ 01 năm đến 03 năm.

4. Nội quy lao động

Bộ luật ao động năm 2019 quy định về nội quy lao động như sau:

“1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.

2. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

b) Trật tự tại nơi làm việc;

c) An toàn, vệ sinh lao động;

d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

đ) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;

g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;

h) Trách nhiệm vật chất;

i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

3. Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

4. Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.”

2. Văn bản mang tính giải quyết nội bộ

Một số văn bản nội bộ mang tính sự vụ phổ biến là:

• Quyết định kỷ luật, khen thưởng, sa thải…
• Thông báo, công văn, báo cáo, biên bản…

Các văn bản này mang hiệu lực theo thẩm quyền ban hành từ cao xuống thấp và với giá trị vận dụng đối sở hữu từng đối tượng cụ thể ghi rõ trong văn bản.

III/ Quy định về soạn thảo tài liệu và văn bản lưu hành nội bộ

Soạn thảo tài liệu và văn bản nội bộ phải tuân theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư như sau:

• Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
• Khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
• Lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 – 25 mm, cách mép trái 30 – 35 mm, cách mép phải 15 – 20 mm.

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Mục IV Phần I Phụ lục I nghị định này như sau:

Ghi chú:

• Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
• Quốc hiệu, tiêu ngữ: Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.  
  •  Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
  • Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.
• Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
  • Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
  • Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.
  • Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
  • Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
  • Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

• Số, ký hiệu của văn bản

+ Số của văn bản

Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.

Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.

+ Ký hiệu văn bản

Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

• Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Địa danh

Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.

Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.

+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước

• Tên loại văn bản và trích yếu nội dung của văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

Hiện nay, Theo Nghị định này, quy ước viết tắt đối với 27 loại văn bản cụ thể như sau:

IV/ Vi phạm tính bảo mật văn bản lưu hành nội bộ bị xử lý như thế nào?

Đối với doanh nghiệp:

Theo Khoản 2 Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 Hình thức xử lý kỷ luật sa thải được người sử dụng lao động áp dụng trong những trường hợp sau đây: “Người lao động có hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động”.

Nếu nhân viên công ty vi phạm tính bảo mật văn bản lưu hành nội bộ thì doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức sa thải đối với người lao động.

Đối với Hành vi vi phạm quy định trong công tác văn thư về quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật: Theo Điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu như sau:

Đối với hành vi vi phạm trong công tác văn thư về quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khoá bí mật thì sẽ bị xử lý vi phạm hành chính với hình thức xử phạt chính là phạt tiền từ 500.000 đồng đến 10.000.000 đồng tuỳ thuộc vào hành vi vi phạm. 

Bên cạnh đó, tổ chức, cá nhân vi phạm ngoài bị áp dụng hình thức xử phạt chính là phạt tiền còn có thể bị áp dụng các hình thức xử phạt bổ sung.

Lưu ý: Mức phạt tiền này là mức phạt được áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Trên đây là những thông tin cơ bản về văn bản nội bộ. Nếu cảm thấy những thông tin trên vẫn còn gây khó khăn vướng mắc cho bạn, hãy liên hệ với chúng tôi. NPLaw luôn cung cấp cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất về pháp luật. NPLaw nỗ lực trở thành đôi cánh đồng hành cùng sự thành công của khách hàng. Sự tin tưởng hôm nay của khách hàng sẽ là nền tảng giúp NPLaw phát triển hơn trong tương lai.

CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ

Tổng đài tư vấn và CSKH: 1900 9343

Hotline: 0913 41 99 96

Email: legal@nplaw.vn