Một số thương nhân nước ngoài vì để thuận tiện tìm hiểu thị trường cũng như thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại tại Việt Nam mà họ đã thực hiện việc thành lập văn phòng đại diện.
Theo đó, văn phòng đại diện sẽ phải tiến hành hoạt động tại đúng địa chỉ khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện. Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ thì cần phải chuẩn bị hồ sơ, thủ tục theo quy định của pháp luật để tiến hành thay đổi và hoạt động ở địa chỉ mới.
Vậy thực trạng thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hiện nay như thế nào? Quy định pháp luật và những vướng mắc gì cần giải đáp liên quan đến việc thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện?
Để giải đáp vướng mắc này, Công Ty Luật TNHH Ngọc Phú xin gửi tới Quý độc giả thông tin dưới bài viết sau:
Một số thương nhân nước ngoài trước khi có nhu cầu thành lập doanh nghiệp hay tiến hành hoạt động đầu tư kinh doanh tại thị trường của một quốc gia. Việc thành lập văn phòng đại diện như là một phương thức giúp thương nhân nước ngoài tiến hành khảo sát chính xác, khách quan tiềm năng của thị trường trong tương lai khi chưa có đủ thông tin để quyết định đầu tư. Cũng như để thuận tiện cho doanh nghiệp liên lạc với đối tác, khách hàng tại quốc gia đó.
Đồng thời, việc thành lập văn phòng đại diện thuận tiện giúp cho thương nhân nước ngoài quảng bá về doanh nghiệp tới những khách hàng trong nước, thu hút khách hàng biết đến doanh nghiệp trước khi tiến hành hoạt động kinh doanh chính thức tại Việt Nam.
Từ những ưu điểm của việc thành lập văn phòng đại diện mà đã có các thương nhân nước ngoài quyết định thành lập văn phòng đại diện của Việt Nam trước khi tiến hành xem xét có nên trực tiếp đầu tư, thành lập doanh nghiệp kinh doanh tại đây hay không.
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, khi đăng ký thành lập văn phòng sẽ phải khai báo các thông tin cần thiết để thành lập, trong đó bao gồm địa chỉ hoạt động của văn phòng đại diện.
Sau một thời gian hoạt động, có thể vì nhiều lý do khác nhau mà văn phòng đại diện không thể tiếp tục hoạt động ở địa chỉ hiện tại và cần phải tiến hành thay đổi địa chỉ. Sự thay đổi này pháp luật sẽ không cấm nhưng cũng cần phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
Có những lý do khiến cho văn phòng đại diện cần phải có sự thay đổi địa chỉ khi vẫn đang hoạt động ở địa chỉ ban đầu. Lý do phổ biến cho sự thay đổi này đến từ giá thuê mặt bằng tăng cao; kết thúc thời hạn thuê và hai bên không tiếp tục quan hệ hợp đồng; vị trí địa lý của văn phòng,... Có thể thấy, xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau để dẫn tới thương nhân nước ngoài quyết định thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện của mình.
Địa chỉ văn phòng đại diện là một trong những nội dung cơ bản trong Giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Nên khi thương nhân nước ngoài thực hiện thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, tùy theo từng trường hợp cụ thể mà sẽ phải tiến hành theo thủ tục, chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh hoặc thay đổi giấy phép.
Theo quy định, trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày có sự thay đổi, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh giấy phép.
Để thực hiện thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, cần phải có sự chuẩn bị các hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 07/2016/NĐ-CP:
- Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Tài liệu chứng minh về nội dung thay đổi:
+ Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.
- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Đối với trường hợp khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, hồ sơ cần chuẩn bị để thực hiện cấp lại giấy phép được quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện gửi Cơ quan cấp Giấy phép nơi chuyển đi;
- Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện nơi chuyển đến.
Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thương nhân nước ngoài có thể lựa chọn nộp hồ sơ điều chỉnh theo hình thức trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng).
Khi thương nhân nước ngoài thành lập văn phòng đại diện thì cần phải thuê mặt bằng để đặt trụ sở. Và có thể, văn phòng đại diện sẽ không sử dụng hết được toàn bộ diện tích thuê mặt bằng đó và nhu cầu tận dụng phần diện tích không sử dụng đó để cho một đơn vị hay cá nhân khác thuê lại nhằm chia sẻ chi phí thuê.
Tuy nhiên, tại quy định khoản 2 Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, pháp luật đã quy định rõ rằng văn phòng đại diện sẽ không được quyền cho thuê lại trụ sở. Như vậy, ngay cả khi văn phòng đại diện không sử dụng hết toàn bộ diện tích thuê thì cũng không được cho thuê lại phần diện tích đó.
Cần thực hiện thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài khi thuộc vào các trường hợp:
- Khi có sự thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý, lúc này thương nhân nước ngoài phải tiến hành điều chỉnh giấy phép thành lập.
- Khi chuyển địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện từ một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác, trường hợp này sẽ cần phải cấp lại giấy phép thành lập.
Như vậy, tùy từng trường hợp cụ thể mà sẽ thực hiện thủ tục cho sự thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện.
Khi tiến hành nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, hồ sơ sẽ được nộp đến cơ quan đã cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Do đó, quy định tại khoản 3 Điều 17 Nghị định 07/2016/NĐ-CP cơ quan cấp giấy phép sẽ tiến hành kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ.
Khi thương nhân nước ngoài có nhu cầu thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, dù trong cùng địa bàn cấp tỉnh thì theo quy định tại khoản 6 Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP việc thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý thì vẫn cần phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ là đơn vị có kinh nghiệm trong việc tư vấn, thực hiện thủ tục liên quan đến thực hiện thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài gồm:
- Tiếp nhận thông tin liên quan đến thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện;
- Hướng các bên chuẩn bị giấy tờ hoàn thiện thực hiện thủ tục;
- Soạn thảo, đại diện, hỗ trợ khách hàng nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Nhận kết quả thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện và bàn giao cho khách hàng.
Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về Thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện NPLAW gửi đến Quý độc giả. Nếu Quý độc giả có bất kỳ vướng mắc nào liên quan cần giải đáp thêm, xin vui lòng liên hệ với NPLAW theo thông tin liên hệ sau:
Thông tin liên hệ với CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ
Tổng đài tư vấn và CSKH: 1900 9343
Hotline: 0913 41 99 96
Email: legal@nplaw.vn
.jpg)
