Việc soạn thảo văn bản được xem là một trong những công việc phải thực hiện thường xuyên của các cơ quan, tổ chức nhằm truyền đạt ngôn ngữ, thông tin đến cơ quan, tổ chức khác hoặc để giải quyết những công việc cụ thể trong quá trình quản lý, điều hành. Và sửa đổi bản thảo cũng là một giai đoạn góp phần tạo nên một văn bản hoàn chỉnh trước khi được ban hành. Việc xem xét sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản trước khi trình ký phải được phê duyệt theo đúng quy định pháp luật. Bài viết dưới đây NPLaw sẽ phân tích những quy định pháp luật về sửa đổi bản thảo văn bản trong cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp Nhà nước.
Tại khoản 1 và 7 Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có quy định bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức. Còn văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
Như vậy, sửa đổi bản thảo văn bản là việc thay đổi một phần nội dung của bản thảo nhằm đảm bảo đúng yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền ký ban hành theo quy định pháp luật.
Theo quy định tại Điều 10 và Điều 11 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, bản thảo được sửa đổi trong các trường hợp sau:
Khi đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện:
Lưu ý: Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
Vì vậy, tùy theo từng trường hợp cụ thể nêu trên khi bản thảo văn bản có thiếu sót hoặc không đúng thì phải sửa đổi để hoàn chỉnh trước khi trình người có thẩm quyền phê duyệt và ký ban hành.
Căn cứ Điều 10 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì đơn vị hoặc cá nhân được người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao nhiệm vụ chủ trì soạn thảo văn bản được phép sửa đổi bản thảo.
Theo đó đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản sẽ thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày và chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết đối với văn bản điện tử
Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
Căn cứ theo các Điều 11, 12 và 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa đổi thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
Theo đó, người có thẩm quyền ký ban hành văn bản và cho phép sửa đổi bản thảo là những người sau đây:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành hoặc cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu khi được giao ký thay;
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký;
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản hoặc người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay.
Khi sửa đổi bản thảo đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản sẽ thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày và chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết đối với văn bản điện tử
Theo đó, tại các Điều 7, 8, 9 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức, kỹ thuật, trình bày văn bản hành chính như sau:
Trước hết phải xác định đúng loại văn bản, văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính
a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
c) Số, ký hiệu của văn bản.
d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
e) Nội dung văn bản.
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
i) Nơi nhận.
Ngoài các thành phần quy định trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác:
a) Phụ lục.
b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện chi tiết theo các Phụ lục kèm theo nghị định này.
Theo khoản 3 Điều 10 và khoản 3 Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định:
- Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
- Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
- Văn bản hành chính đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương.
- Văn bản hành chính đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Pháp luật hiện nay không có quy định về số lần hoặc giới hạn khi sửa đổi bản thảo đối với văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành. Tuy nhiên, cần phải tuân thủ và thực hiện đúng về tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Căn cứ Điều 10, 11, 12 và 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP việc sửa đổi bản thảo cần thông qua những bước pháp lý như sau:
Bước 1: Soạn thảo văn bản: Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
Bước 2: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành:
Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.
Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Bước 3: Duyệt bản thảo văn bản: Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Bước 4: Cơ quan có thẩm quyền ký ban hành văn bản.
Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về sửa đổi bản thảo mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Nếu Quý độc giả có bất kỳ vướng mắc nào liên quan cần giải đáp thêm, xin vui lòng liên hệ với NPLaw theo thông tin liên hệ sau:
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ
Tổng đài tư vấn và CSKH: 1900 9343
Hotline: 0913 41 99 96
Email: legal@nplaw.vn
