Workshop, hay còn gọi là hội nghị, hội thảo quốc tế, là một hình thức tổ chức sự kiện rất phổ biến hiện nay, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực như giáo dục, kinh doanh, nghệ thuật, công nghệ, và phát triển nghề nghiệp. Tổ chức workshop không chỉ là cơ hội để chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm mà còn giúp nâng cao kỹ năng, xây dựng mối quan hệ trong cộng đồng.
Tại Việt Nam, workshop được hiểu là mô hình một buổi hội thảo hoặc hội nghị, bao gồm các hoạt động gặp gỡ, thảo luận và trao đổi kiến thức, phương pháp cũng như kỹ năng giữa những người có cùng mối quan tâm về một lĩnh vực cụ thể, ví dụ như: ẩm thực, thời trang, bán hàng, marketing, v.v..
Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể, tuy nhiên dựa trên định nghĩa tại Điều 2 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg, hội nghị, hội thảo có thể được hiểu như sau:
Giải thích từ ngữ
1. “Hội nghị, hội thảo quốc tế” là hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam, bao gồm:
a) Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc có nhận tài trợ của nước ngoài;
b) Hội nghị, hội thảo do các tổ chức nước ngoài tổ chức.
Như vậy, dựa theo quy định trên ta có thể hiểu workshop có thể được hiểu như hội nghị, hội thảo được tổ chức trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam. Mục đích tổ chức workshop đa dạng theo nhu cầu của ban tổ chức, có thể để giảng dạy, tham gia các buổi làm đồ thủ công hay học tập các kỹ năng mới,...
Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể về tổ chức workshop. Do đó, việc xem xét các điều kiện để tổ chức workshop có thể dựa trên quy định tại Điều 3, Điều 4 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg như sau:
- Đơn vị tổ chức cần được sự phê duyệt/cho phép của cơ quan có thẩm quyền về tổ chức tổ chức hội nghị, hội thảo.
- Đơn vị tổ chức cần chuẩn bị hồ sơ xin phép và gửi đến cơ quan có thẩm quyền phê duyệt tổ chức hội nghị, hội thảo trong một khoảng thời gian phù hợp, bao gồm:
+ Công văn xin phép tổ chức;
+ Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo;
+ Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu;
+ Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo.
Nếu sự kiện, hội nghị, hoặc hội thảo có sự tham gia của người nước ngoài, doanh nghiệp cần cung cấp thêm thông tin chi tiết về khách mời, bao gồm quốc tịch, mục đích tham gia, và thời gian lưu trú.
Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực du học, việc sở hữu giấy chứng nhận đăng ký hoạt động trong ngành là bắt buộc. Đồng thời, doanh nghiệp phải minh bạch thông tin liên quan đến các trường học đối tác, chương trình đào tạo, các loại học bổng, và dịch vụ hỗ trợ mà công ty cung cấp để đảm bảo tính hợp pháp và uy tín.
Theo dự thảo Nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam, hoạt động của tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam và hoạt động chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, các hình thức xử phạt chính bao gồm: Cảnh cáo; phạt tiền. Hình thức xử phạt bổ sung bao gồm: Tước quyền sử dụng giấy phép có thời hạn hoặc đình chỉ hoạt động có thời hạn; tịch thu tang vật vi phạm; trục xuất.
Đối với vi phạm quy định trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, dự thảo nêu rõ, phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 21.000.000 đồng đối với một trong các hành vi: Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có thành phần tham gia tổ chức, diễn giả không đúng hoặc đại biểu, khách mời không đúng thành phần so với đề án đã được cơ quan có thẩm quyền cho phép; tuyên truyền, quảng bá nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế không đúng sự thật hoặc không đúng với đề án đã được cơ quan có thẩm quyền cho phép…
Cũng theo dự thảo, phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với hành vi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế mà không xin phép hoặc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế sau khi đã nhận được văn bản của cơ quan có thẩm quyền không cho phép tổ chức hoặc đình chỉ việc tổ chức.
Tại khoản 1 Điều 4 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg quy định về hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị hội thảo như sau:
Quy trình xin phép và tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
1. Xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:
…
Hồ sơ xin phép bao gồm:
- Công văn xin phép tổ chức;
- Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo;
- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu;
- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).
b) Đối với các chương trình, dự án, phi dự án đã được phê duyệt có hợp phần là tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nhưng chưa có Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo Quyết định này hoặc cơ quan phê duyệt chương trình, dự án, phi dự án không phải là cơ quan của người có thẩm quyền theo Quyết định này, đơn vị tổ chức cần tiến hành thực hiện theo quy trình được quy định tại khoản 1 của Điều này trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
Theo tinh thần của quy định trên, đơn vị tổ chức workshop cần chuẩn bị đề án tổ chức hay nội dung tổ chức buổi workshop (hội thảo) để được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt rồi mới được phép tổ chức, nhằm ngăn chặn việc lợi dụng buổi hội thảo để truyền bá những tư tưởng sai lệch đến cộng đồng.
Để tổ chức workshop, đơn vị tổ chức cần được sự phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền về tổ chức tổ chức hội nghị, hội thảo. Dựa theo tinh thần của quy định, có thể hiểu, khi tổ chức workshop trong nước và quốc tế là sự kiện lớn có nhiều khách tham gia. Việc truyền tải nội dung đến người nghe cần được kiểm soát chặt chẽ nhằm ngăn chặn việc lợi dụng truyền bá những điều trái quy định pháp luật. Do đó, khi tổ chức hội nghị, các doanh nghiệp phải xin phép chính quyền địa phương. Việc này nhằm kiểm soát và ngăn chặn các hành vi truyền bá tư tưởng trái pháp luật, như mê tín dị đoan hoặc nội dung xuyên tạc, sai lệch so với quy định của pháp luật.
Khi tổ chức workshop hội thảo có thu phí, tổ chức hoặc cá nhân cần thực hiện các bước sau:
- Đăng ký và Giấy phép: Đăng ký kinh doanh nếu cần và xin giấy phép tổ chức sự kiện từ cơ quan có thẩm quyền.
- Quảng cáo: Thông báo rõ ràng thông tin về hội thảo, bao gồm thời gian, chi phí và chương trình. Tuân thủ quy định về quảng cáo.
- Thuế: Kê khai và nộp thuế (VAT, thuế thu nhập) và phát hành hóa đơn cho người tham gia.
- Chính sách hoàn tiền: Công khai chính sách hoàn tiền nếu người tham gia không thể tham gia.
- An toàn PCCC: Đảm bảo các yêu cầu về phòng cháy chữa cháy và vệ sinh môi trường tại địa điểm tổ chức.
- Hợp đồng: Ký hợp đồng với người tham gia, giảng viên hoặc đối tác (nếu có).
- Tuân thủ pháp lý: Đảm bảo bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ và thông tin cá nhân của người tham gia.
Tổ chức cần tuân thủ các quy định pháp luật để tránh vi phạm và đảm bảo sự thành công của hội thảo.
Trên đây là tất cả các thông tin chi tiết mà NPLaw của chúng tôi cung cấp để hỗ trợ quý khách hàng về vấn đề tổ chức workshop. Trường hợp Quý Khách hàng còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề nêu trên hoặc các vấn đề pháp lý khác thì hãy liên hệ ngay cho NPLaw để được đội ngũ chúng tôi trực tiếp tư vấn và hướng dẫn giải quyết.
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ
Tổng đài tư vấn và CSKH: 1900 9343
Hotline: 0913 41 99 96
Email: legal@nplaw.vn
.jpg)
