Trong bối cảnh kinh tế năng động hiện nay, con dấu không chỉ là biểu tượng pháp lý của doanh nghiệp mà còn là công cụ quan trọng trong các giao dịch thương mại. Bài viết dưới đây của NPLaw sẽ cung cấp một số quy định về giấy phép con dấu và giải đáp các thắc mắc thường gặp, giúp doanh nghiệp hiểu rõ và tuân thủ đúng quy định.
Giấy phép con dấu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể:
Khoản 12 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP) quy định: “Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu là văn bản của cơ quan đăng ký mẫu con dấu chứng nhận cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đã đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng, được cấp cho cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước dưới dạng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử và có giá trị pháp lý tương đương, nếu cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có yêu cầu thì cấp đồng thời bản giấy và bản điện tử khi Cổng dịch vụ công và hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Công an được hoàn thiện đưa vào hoạt động.”
Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu hay còn được hiểu là giấy phép con dấu. Đây là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp nhằm chứng nhận cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đã đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng. Đây là cơ sở để con dấu có hiệu lực pháp lý và được sử dụng hợp pháp trong các giao dịch kinh doanh.
Theo quy định hiện nay, doanh nghiệp không bắt buộc phải xin giấy phép con dấu khi thành lập. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần sử dụng con dấu để đóng lên văn bản, tài liệu trong các giao dịch theo khoản 3 Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020: “Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật”.
Như vậy, doanh nghiệp nên thực hiện các thủ tục về con dấu khi thành lập để thuận tiện cho việc hoạt động kinh doanh sau đó theo quy định pháp luật.
Theo Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi khoản 4 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP), trình tự, thủ tục xin cấp giấy phép đăng ký mẫu dấu như sau:
+ Hồ sơ hợp lệ: ghi giấy biên nhận hồ sơ.
+ Hồ sơ chưa đầy đủ: thông báo và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ.
+ Hồ sơ không đủ điều kiện: trả lời bằng văn bản và từ chối giải quyết hồ sơ.
Theo khoản 3 Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP): “Người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử liên hệ nộp hồ sơ quy định tại Điều 13, Điều 14 và khoản 1 Điều 16 Nghị định này phải có giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền”.
Như vậy, tổ chức, cá nhân có thể ủy quyền cho bên thứ ba làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu theo quy định trên.
Theo khoản 7 Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP (khoản 8 được bổ sung bởi khoản 4 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP): “Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký mẫu con dấu mới, đăng ký lại mẫu con dấu, đăng ký thêm con dấu, đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu”.
Như vậy, thời gian cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu là 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết theo quy định trên.
Điều 17 Nghị định 99/2016/NĐ-CP (bổ sung bởi điểm b khoản 6 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP) về Hồ sơ đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu: “Văn bản đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, và người được cử liên hệ nộp hồ sơ trong đó nêu rõ lý do”.
Như vậy, tổ chức, cá nhân có thể yêu cầu xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp hồ sơ theo quy định trên.
Khoản 5 Điều 24 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng con dấu quy định: “Con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của cơ quan, tổ chức; chỉ chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc”.
Như vậy, con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở cơ quan, tổ chức. Chỉ có người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài sử dụng giải quyết công việc.
Khoản 2 Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp như sau: “Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp”.
Ngoài ra, hiện nay chưa có quy định chi nhánh doanh nghiệp phải có con dấu riêng. Do đó, nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thì việc làm con dấu và xin giấy phép con dấu riêng cho chi nhánh hay không do doanh nghiệp quyết định.
Theo khoản 9 Điều 24 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng con dấu: “Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu”.
Như vậy, doanh nghiệp có sự thay đổi nội dung trên con dấu cần thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu theo quy định trên.
Trên đây là bài viết của NPLaw về giấy phép con dấu hiện nay. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, NPLaw cung cấp dịch vụ pháp lý uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo tốt nhất quyền lợi hợp pháp cho Quý Khách hàng. Nếu cần hỗ trợ về vấn đề pháp lý, bạn có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn về hỗ trợ.
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ
Tổng đài tư vấn và CSKH: 1900 9343
Hotline: 0913 41 99 96
Email: legal@nplaw.vn
