Trong thời đại mà sự chuyển đổi kỹ thuật số ngày càng trở thành trụ cột của nền kinh tế toàn cầu, hóa đơn điện tử đơn giản không chỉ là một phương tiện thuận lợi mà còn là một yếu tố quyết định đối với sự hiệu quả và tuân thủ pháp luật trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Pháp luật hiện hành đặt ra những quy định chặt chẽ về việc sử dụng hóa đơn điện tử, nhằm tạo ra một hệ thống quản lý thuận tiện, hiệu quả và tuân thủ.
Vậy thực trạng liên quan đến hóa đơn điện tử hiện nay như thế nào? Pháp luật hiện hành quy định thế nào về hóa đơn điện tử? Những thắc mắc nào thường gặp liên quan đến hóa đơn điện tử?
Để giải đáp vướng mắc này, NPLaw xin gửi tới Quý độc giả thông tin dưới bài viết sau:
Trước đây, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng hóa đơn giấy, tuy nhiên, việc này không chỉ tăng chi phí mà còn tạo điều kiện cho các hành vi trốn thuế và lậu thuế. Để giảm thiểu chi phí xã hội và cải thiện tính lành mạnh của hệ thống tài chính, triển khai hóa đơn điện tử trở thành một yêu cầu cấp bách. Do đó, Nhà nước đã nỗ lực áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn bộ nền kinh tế, như thể hiện qua Nghị định số 119/2020, nghị định này đặt ra yêu cầu bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01-11-2020. Tuy nhiên, thời điểm bắt buộc chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử được lùi lại đến ngày 01-07-2022. Dẫn đến việc trong giai đoạn gần đây, số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử tại các thành phố lớn đã tăng đáng kể và nhanh chóng. Do đó mà việc sử dụng hóa đơn điện tử còn tồn tại thực trạng như sau:
- Sự thích nghi của doanh nghiệp: Một số doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ và vừa, có thể gặp khó khăn trong quá trình thích nghi với hệ thống hóa đơn điện tử do yêu cầu về công nghệ và quy trình làm việc mới.
- Khách hàng không sẵn sàng: Một số khách hàng có thể không thoải mái với việc chấp nhận và xử lý hóa đơn điện tử, đặc biệt là đối với những người không sử dụng công nghệ hiện đại.
- Khả năng mất dữ liệu: Do hóa đơn điện tử có sự phụ thuộc vào công nghệ và hệ thống điện tử, có khả năng mất dữ liệu trong trường hợp sự cố kỹ thuật hoặc tấn công mạng.
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP có đưa ra khái niệm về hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Theo định nghĩa nêu trên, hóa đơn điện tử có 2 loại, là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, trong đó:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Căn cứ theo quy định được nêu tại khoản 1, 2 và 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì thời điểm phải lập hóa đơn điện tử được quy định như sau:
- Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
- Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể được nêu tại các điểm từ điểm a đến điểm o khoản 4 Điều này.
Các câu hỏi vướng mắc cần giải đáp thường gặp liên quan đến hóa đơn điện tử như sau:
Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc vì đây là yêu cầu của Nhà nước. Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP thì việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.
Tuy nhiên Nghị định trên đã hết hiệu lực vào ngày 01/07/2022 và được thay thế bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tại nghị định mới này, Chính phủ đã điều chỉnh lại thời hạn bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử đến trước ngày 01/07/2022 cụ thể tại khoản 3 Điều 59.
Do đó, thời hạn bắt đầu việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là vào ngày 01/07/2022.
Căn cứ theo Thông báo số 8625/TB-CTTPHCM của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh về việc đăng ký sử dụng, đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì người nộp thuế được sử dụng hóa đơn điện tử của nhiều đơn vị tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp. Trường hợp người nộp thuế đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và đã được cơ quan thuế có thông báo chấp nhận, sau đó người nộp thuế thay đổi hoặc đăng ký thêm tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì không phải thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Lưu ý: Nếu có thay đổi chữ ký số do thay đổi tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì người nộp thuế phải đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế)
Có thể tra cứu hóa đơn điện tử tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế theo các bước dưới đây:
Bước 1: Truy cập website theo đường dẫn: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi nhấp vào mục “tìm kiếm”.
Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn cần tra cứu.
- Hiện nay, nếu trong các trường hợp buộc phải hủy hóa đơn điện tử thì việc tiêu hủy này sẽ không bị xử phạt. Còn các trường hợp hủy hóa đơn điện tử trái pháp luật sẽ bị xử phạt.
- Về các trường hợp bắt buộc phải hủy, tiêu hủy hóa đơn điện tử:
+ Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
+ Theo điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng có quy định rõ về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót như sau: trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn .
+ Tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng quy định về việc thực hiện tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Lưu ý:
- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ là đơn vị có kinh nghiệm trong việc tư vấn, thực hiện các thủ tục liên quan đến hóa đơn điện tử với quy trình, công việc thực hiện gồm:
- Tiếp nhận thông tin khách hàng cần tư vấn, thực hiện các thủ tục liên quan đến liên quan chuyển đổi sang hóa đơn điện tử;
- Tư vấn, hướng dẫn khách hàng chuẩn bị giấy tờ hoàn thiện thực hiện việc chuyển đổi hoặc tiêu hủy hóa đơn điện tử;
- Soạn thảo hồ sơ, đại diện khách hàng làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, với bên đối tác có liên quan đến hóa đơn điện tử.
Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về hóa đơn điện tử NPLaw gửi đến Quý độc giả. Nếu Quý độc giả có bất kỳ vướng mắc nào liên quan cần giải đáp thêm, xin vui lòng liên hệ với NPLaw theo thông tin liên hệ sau:
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ
Tổng đài tư vấn và CSKH: 1900 9343
Hotline: 0913 41 99 96
Email: legal@nplaw.vn
.jpg)
