Họp Hội đồng thành viên là một thủ tục bắt buộc đối với các công ty hoạt động theo mô hình cơ cấu tổ chức có hội đồng thành viên. Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020, các loại hình công ty có cơ cấu tổ chức theo mô hình hội đồng thành viên có thể bao gồm: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu; Công ty hợp danh.
Vậy nhu cầu và tình hình thực tế họp hội đồng thành viên hiện nay như thế nào? Pháp luật quy định như thế nào đối với việc họp hội đồng thành viên? Có những vướng mắc gì trong quá trình tổ chức và thực hiện họp hội đồng thành viên?
Để giải đáp vướng mắc này, NPLaw xin gửi tới Quý độc giả thông tin dưới bài viết sau:
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, Họp hội đồng thành viên là một thủ tục bắt buộc đối với các công ty có cơ cấu tổ chức có hội đồng thành viên
Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020, các loại hình công ty có cơ cấu tổ chức theo mô hình hội đồng thành viên có thể bao gồm: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu; Công ty hợp danh. Tuy nhiên, trong 3 loại hình trên, mô hình hội đồng thành viên phổ biến nhất ở công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Do đó, bài viết này sẽ chỉ đề cập đến các quy định pháp luật và các vấn đề liên quan về họp hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
Quy định pháp luật hiện hành v ề họp hội đồng thành viên như sau:
Pháp luật hiện hành chưa có định nghĩa cụ thể về “Họp hội đồng thành viên”. Theo quy định tại khoản 1 Điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả thành viên công ty là cá nhân và người đại diện theo ủy quyền của thành viên công ty là tổ chức. Điều lệ công ty quy định kỳ họp Hội đồng thành viên, nhưng ít nhất mỗi năm phải họp một lần.
Như vậy, có thể hiểu, họp hội đồng thành viên là cuộc họp của Hội đồng thành viên, được tổ chức theo điều kiện, trình tự, thể thức quy định tại Điều lệ công ty và theo quy định pháp luật.
Theo khoản 1 Điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020, Điều lệ công ty quy định kỳ họp Hội đồng thành viên, nhưng ít nhất mỗi năm phải họp một lần.
Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của:
(Theo Khoản 1 Điều 57; khoản 2,3 Điều 49 Luật Doanh nghiệp 2020)
Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên. Chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp Hội đồng thành viên sẽ được công ty hoàn lại.
Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định trên và Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc triệu tập họp Hội đồng thành viên được thực hiện như sau:
Thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu từ 50% vốn điều lệ trở lên;
Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định trên, thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.
Thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên phải tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên. Thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên, hình thức biểu quyết do Điều lệ công ty quy định.
Trường hợp cuộc họp đủ điều kiện quy định tại Điều này không hoàn thành chương trình họp trong thời hạn dự kiến thì có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày kể từ ngày khai mạc cuộc họp đó.
(Theo Điều 58 Luật Doanh nghiệp 2020)
Hội đồng thành viên thông qua nghị quyết, quyết định thuộc thẩm quyền bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định.
Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì nghị quyết, quyết định về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên:
a) Sửa đổi, bổ sung nội dung Điều lệ công ty;
b) Quyết định phương hướng phát triển công ty;
c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
d) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
đ) Tổ chức lại, giải thể công ty.
4. Thành viên được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên trong trường hợp sau đây:
a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
b) Ủy quyền cho người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;
c) Tham dự và biểu quyết thông qua cuộc họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.
5. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản khi được số thành viên sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp Hội đồng thành viên phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.
Vì vậy, sau khi họp hội đồng thành viên, bắt buộc phải có biên bản họp.
Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định một tỷ lệ khác, nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:
(Theo khoản 3 Điều 59 Luật Doanh nghiệp 2020)
Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. Đồng thời, Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định các loại văn bản hành chính bao gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Tuy nhiên, Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ áp dụng đối với các đối tượng là cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Theo Khoản 1 Điều 88 Luật Doanh nghiệp 2020, Doanh nghiệp nhà nước bao gồm: Doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ; Doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần có quyền biểu quyết, trừ Doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.
Do đó, trường hợp công ty TNHH hai thành viên trở lên là doanh nghiệp nhà nước thì Thông báo mời họp hội đồng thành viên sẽ được coi là văn bản hành chính. Còn trường hợp công ty không phải là doanh nghiệp nhà nước thì Thông báo mời họp sẽ không được coi là văn bản hành chính.
Theo khoản 6, 7 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai; đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số, vị trí, hình ảnh theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Theo đó, khi ký Thông báo họp Hội đồng thành viên đối với văn bản giấy thì chỉ được dùng loại bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
Riêng đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Tuy nhiên, quy định trên chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp nhà nước. Đối với các công ty không phải là doanh nghiệp nhà nước, không có quy định bắt buộc về màu mực, tuy nhiên, nên ký bằng bút mực màu xanh để tránh nhầm lẫn với bản in, bản photo.
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ là đơn vị có kinh nghiệm trong việc tư vấn liên quan đến thực hiện thủ tục nội bộ doanh nghiệp và các thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh, công việc thực hiện gồm:
Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về họp hội đồng thành viên NPLAW gửi đến Quý độc giả. Nếu Quý độc giả có bất kỳ vướng mắc nào liên quan cần giải đáp thêm, xin vui lòng liên hệ với NPLAW theo thông tin liên hệ sau:
Thông tin liên hệ với CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ
Hotline: 0913449968
Email: legal@nplaw.vn
Website: nplaw.vn
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ
Tổng đài tư vấn và CSKH: 1900 9343
Hotline: 0913 41 99 96
Email: legal@nplaw.vn
.jpg)
