Để đảm bảo quá trình hoạt động của văn phòng đại diện cần có người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện (hay còn gọi là người đứng đầu văn phòng đại diện hoặc Trưởng văn phòng đại diện).
Vậy vai trò của người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện là gì? Quy định pháp luật hiện hành về người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện như thế nào? Có những vướng mắc gì thường gặp cần giải đáp liên quan đến người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện?
Để giải đáp vướng mắc này, Công Ty Luật TNHH Ngọc Phú xin gửi tới Quý độc giả thông tin dưới bài viết sau:
Văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước, thương nhân nước ngoài, hợp tác xã đều có người đại diện theo pháp luật. Trong phạm vi bài viết này tập trung phân tích về người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước (Là loại hình xuất hiện phổ biến nhất hiện nay).
Pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể chi tiết các vai trò của người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện. Trên cơ sở các quy định có liên quan tại Luật Doanh nghiệp 2020, Bộ Luật dân sự 2015, có thể hiểu khái quát, người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện có vai trò thực hiện các nhiệm vụ theo uỷ quyền, trong phạm vi và thời hạn uỷ quyền của doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
(Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020; Khoản 3, Khoản 5 Điều 84 Bộ Luật dân sự 2015)
Quy định pháp luật hiện hành về người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện như sau:
Pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể về người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện là ai. Trên cơ sở các quy định pháp luật có liên quan, có thể hiểu, người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện là người đứng đầu văn phòng đại diện để thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của doanh nghiệp trong phạm vi và thời hạn được uỷ quyền. (Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020; Khoản 3, Khoản 5 Điều 84 Bộ Luật dân sự 2015)
Người đại diện theo pháp luật của công ty là nội dung bắt buộc trong Điều lệ công ty. (Theo Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020)
Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện là thực hiện các nhiệm vụ theo uỷ quyền, trong phạm vi và thời hạn uỷ quyền của doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật hiện hành. (Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020; Khoản 3, Khoản 5 Điều 84 Bộ Luật dân sự 2015)
Quy trình bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện trong Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty Cổ phần có sự khác nhau nhất định, như sau:
*Trong Công ty TNHH một thành viên:
-Trường hợp 1: Công ty TNHH một thành viên tổ chức quản lý và hoạt động theo mô hình Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, quy trình bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của Công ty thực hiện như sau:
-Trường hợp 2: Công ty TNHH một thành viên tổ chức quản lý và hoạt động theo mô hình Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, quy trình bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của Công ty thực hiện như sau:
*Trong Công ty TNHH hai thành viên trở lên: quy trình bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của Công ty thực hiện như sau:
*Trong Công ty Cổ phần: quy trình bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của Công ty thực hiện như sau:
Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện, chủ thể có thẩm quyền trong Công ty thực hiện thông qua Nghị quyết, Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện tương tự như Quy trình bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện được trình bày tại Mục II.3 nêu trên. Sau đó, cần thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo các bước như sau:
-Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm:
+ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
+ Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện;
+ Văn bản uỷ quyền và bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người được uỷ quyền thực hiện thủ tục.
-Bước 2: Nộp hồ sơ
+ Công ty nộp hồ sơ đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.
-Bước 3: Xử lý hồ sơ
+ Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
(Theo Khoản 1 Điều 12, Khoản 2 Điều 62 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP)
Một số vướng mắc cần giải đáp thường gặp về người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện như sau:
Không phải trong mọi trường hợp người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện đều phải giải trình theo yêu cầu kèm theo thông báo bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện chỉ phải giải trình theo yêu cầu kèm theo thông báo bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện khi đáp thuộc một trong các trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động và đáp ứng điều kiện sau:
- Thuộc một trong các trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện quy định phải giải trình gồm:
+ Văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế;
+ Theo quyết định của Tòa án, đề nghị của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của luật.
- Người đại theo pháp luật của văn phòng đại diện được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp uỷ quyền giải trình với Phòng Đăng ký kinh doanh.
(Theo Khoản 1, 3, 4 Điều 77 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP)
Người đứng đầu văn phòng đại diện được đồng thời là người đại diện theo pháp luật của công ty vì pháp luật hiện hành không có quy định cấm. (theo Khoản 5 Điều 84 Bộ luật dân sự 2015)
Người đứng đầu văn phòng đại diện chỉ được ủy quyền lại cho người khác không nếu có sự chấp thuận của chủ thể có thẩm quyền bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty/ hoặc điều lệ công ty có quy định.
Hội đồng quản trị có quyền thay đổi người đại diện theo pháp luật trong công ty cổ phần. (Theo Khoản 2 Điều 12, Khoản 2 Điều 137, Điểm i Khoản 2 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ là đơn vị có kinh nghiệm trong việc tư vấn, thực hiện các thủ tục liên quan đến người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện với quy trình, công việc thực hiện gồm:
-Tiếp nhận thông tin cần tư vấn, thực hiện các thủ tục liên quan đến liên quan người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện;
- Tư vấn, hướng dẫn khách hàng chuẩn bị giấy tờ hoàn thiện thực hiện thủ tục liên quan đến người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện;
-Soạn thảo hồ sơ, đại diện khách hàng làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Nhận kết quả thực hiện thủ tục liên quan đến người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện và bàn giao kết quả cho Khách hàng.
Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện NPLAW gửi đến Quý độc giả. Nếu Quý độc giả có bất kỳ vướng mắc nào liên quan cần giải đáp thêm, xin vui lòng liên hệ với NPLAW theo thông tin liên hệ sau:
Thông tin liên hệ với CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ
Tổng đài tư vấn và CSKH: 1900 9343
Hotline: 0913 41 99 96
Email: legal@nplaw.vn
.jpg)
