Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn cần lưu ý gì?

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên có thể phát sinh nhu cầu kết thúc quan hệ hợp đồng sớm hơn thời hạn đã thỏa thuận. Khi đó, biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn là văn bản quan trọng nhằm ghi nhận sự thống nhất của các bên về việc chấm dứt hợp đồng, thời điểm chấm dứt và việc thực hiện các nghĩa vụ còn lại. Vậy biên bản này cần có những nội dung gì và cần lưu ý gì để hạn chế tranh chấp?

I. Ý nghĩa của biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn là văn bản ghi nhận sự thống nhất của các bên về việc kết thúc hợp đồng trước thời điểm đã thỏa thuận. Biên bản giúp xác định rõ thời điểm chấm dứt, quyền và nghĩa vụ còn lại, trách nhiệm thanh toán, bàn giao và các vấn đề liên quan. Đây cũng là cơ sở quan trọng để hạn chế tranh chấp và làm căn cứ chứng minh ý chí tự nguyện của các bên khi cần thiết.

II. Tìm hiểu về biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Để lập biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn đúng quy định, các bên cần hiểu rõ khái niệm, điều kiện và trình tự thực hiện. 

1. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn là gì?

Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn là văn bản ghi nhận việc các bên cùng thống nhất kết thúc hợp đồng trước thời điểm hết hạn đã cam kết. Văn bản giúp xác định rõ thời điểm chấm dứt, các nghĩa vụ còn lại, khoản tiền phải thanh toán và trách nhiệm của các bên sau khi hợp đồng kết thúc.

Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi các bên đã hoàn thành hợp đồng hoặc theo các căn cứ khác được luật quy định, trong đó có trường hợp các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng.

Khi lập biên bản, các bên nên thể hiện tối thiểu: thông tin các bên; thông tin hợp đồng gốc; thời điểm chấm dứt; việc thanh toán, bàn giao, hoàn trả; phạt vi phạm hoặc bồi thường (nếu có); các nghĩa vụ còn tiếp tục thực hiện và chữ ký của các bên.

Lưu ý, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn khác với trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng. Với từng loại hợp đồng như hợp đồng lao động, thuê nhà, mua bán hàng hóa..., cần xem xét thêm quy định pháp luật chuyên ngành.

2. Những yếu tố cần xác định trước khi lập biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Trước khi lập biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, các bên cần xác định rõ:

• Tình trạng thực hiện hợp đồng: Các bên đã thực hiện đến đâu, còn nghĩa vụ hoặc công việc nào chưa hoàn thành.
• Lý do chấm dứt: Thống nhất lý do kết thúc hợp đồng trước thời hạn, nếu các bên có nhu cầu ghi nhận.
• Thời điểm chấm dứt: Xác định chính xác ngày hợp đồng chính thức chấm dứt.
• Quyền và nghĩa vụ còn lại: Xác định trách nhiệm thanh toán, bàn giao, hoàn trả tài sản, hồ sơ hoặc các nghĩa vụ khác.
• Công nợ và các khoản liên quan: Thống nhất số tiền còn phải thanh toán, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại hoặc chi phí phát sinh (nếu có).
• Nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực: Xác định những cam kết vẫn ràng buộc sau khi hợp đồng chấm dứt như bảo mật, bảo hành, thanh toán hoặc giải quyết tranh chấp.
• Xác nhận của các bên: Ghi nhận sự tự nguyện thỏa thuận và phạm vi nghĩa vụ đã hoàn tất sau khi chấm dứt hợp đồng.

Việc xác định đầy đủ các yếu tố trước khi lập biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn giúp các bên thống nhất rõ phạm vi chấm dứt, nghĩa vụ còn lại và trách nhiệm sau khi hợp đồng kết thúc. Đây cũng là cơ sở hạn chế tranh chấp và rủi ro pháp lý về sau. 

3. Các bước thực hiện thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Các bên có thể thực hiện thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn theo các bước cơ bản sau:

Bước 1. Rà soát hợp đồng: Kiểm tra điều khoản về thời hạn, chấm dứt hợp đồng, thanh toán, phạt vi phạm và bồi thường.

Bước 2. Trao đổi và thống nhất: Các bên thống nhất về lý do, thời điểm chấm dứt và phương án xử lý các quyền, nghĩa vụ còn lại.

Bước 3. Lập biên bản thỏa thuận: Ghi nhận đầy đủ nội dung đã thống nhất, đặc biệt là công nợ, bàn giao tài sản, hồ sơ và trách nhiệm sau chấm dứt.

Bước 4. Ký xác nhận: Các bên ký biên bản trên cơ sở tự nguyện và đúng thẩm quyền.

Bước 5. Thực hiện các nghĩa vụ sau chấm dứt: Hoàn tất thanh toán, bàn giao, hoàn trả và các nghĩa vụ khác theo thỏa thuận.

Thực hiện đầy đủ các bước trên giúp việc chấm dứt hợp đồng diễn ra rõ ràng, hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của các bên.

III. Quy định của pháp luật về biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Pháp luật cho phép các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Vì vậy, cần xác định rõ căn cứ pháp lý, thời điểm chấm dứt và cách xử lý các quyền, nghĩa vụ còn lại của các bên. 

1. Quyền thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn của các bên được pháp luật ghi nhận như thế nào?

Theo khoản 2 Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có thể chấm dứt theo thỏa thuận của các bên. Vì vậy, các bên có quyền thống nhất kết thúc hợp đồng trước thời hạn đã cam kết mà không nhất thiết phải chờ đến ngày hợp đồng hết hạn.

Khi thỏa thuận, các bên nên xác định rõ thời điểm chấm dứt, quyền và nghĩa vụ còn lại, công nợ, việc bàn giao, phạt vi phạm hoặc bồi thường (nếu có). Trường hợp pháp luật chuyên ngành hoặc chính hợp đồng có quy định riêng thì các bên cần tuân thủ các quy định đó.

Như vậy, việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do thỏa thuận là căn cứ chấm dứt hợp đồng được pháp luật công nhận, với điều kiện nội dung thỏa thuận không vi phạm điều cấm của luật và không trái đạo đức xã hội.

2. Việc xác định thời điểm hợp đồng chấm dứt trước hạn có ý nghĩa gì?

Việc xác định thời điểm hợp đồng chấm dứt trước hạn giúp các bên làm rõ thời điểm quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng kết thúc, đồng thời xác định phạm vi trách nhiệm của mỗi bên.

Nội dung này đặc biệt quan trọng để:

• Xác định mốc cuối cùng thực hiện quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng.
• Làm căn cứ thanh toán, bàn giao, hoàn trả tài sản hoặc hồ sơ.
• Xác định trách nhiệm đối với vi phạm, phạt vi phạm hoặc bồi thường thiệt hại phát sinh trước thời điểm chấm dứt.
• Làm rõ những nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng chấm dứt theo thỏa thuận hoặc theo quy định pháp luật.

Do đó, biên bản nên ghi ngày, tháng, năm chấm dứt cụ thể để tránh cách hiểu khác nhau và hạn chế tranh chấp về sau.

3. Những nội dung nào vẫn tiếp tục ràng buộc các bên sau khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn?

Sau khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn, các bên không còn phải tiếp tục thực hiện những nghĩa vụ chính trong tương lai, nhưng các nghĩa vụ đã phát sinh hoặc được thỏa thuận tiếp tục có hiệu lực vẫn phải được thực hiện. Thông thường gồm:

• Thanh toán, đối chiếu công nợ: Tiền hàng, dịch vụ, tiền đặt cọc, hoàn tiền, lãi chậm trả và các khoản đã phát sinh.
• Bàn giao, hoàn trả: Tài sản, hồ sơ, dữ liệu, hàng hóa, thiết bị, chìa khóa hoặc quyền truy cập.
• Phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại: Các trách nhiệm phát sinh từ hành vi vi phạm trước thời điểm chấm dứt theo thỏa thuận và quy định pháp luật, trong đó có Điều 418 và Điều 419 Bộ luật Dân sự 2015.
• Bảo mật thông tin: Tiếp tục thực hiện nếu hợp đồng hoặc biên bản chấm dứt có quy định.
• Sở hữu trí tuệ: Xử lý quyền sử dụng tài liệu, sản phẩm, nhãn hiệu hoặc các đối tượng sở hữu trí tuệ theo thỏa thuận.
• Bảo hành, bảo trì: Tiếp tục thực hiện đối với hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ đã bàn giao nếu có thỏa thuận.
• Giải quyết tranh chấp: Điều khoản về tòa án, trọng tài hoặc phương thức giải quyết tranh chấp vẫn có thể được áp dụng đối với tranh chấp phát sinh từ hợp đồng.
• Cam kết không khiếu nại: Chỉ có giá trị trong phạm vi các bên đã thống nhất và không loại trừ trách nhiệm đối với hành vi vi phạm pháp luật.

Khi lập biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, các bên nên ghi rõ những nghĩa vụ đã hoàn tất và những điều khoản tiếp tục có hiệu lực sau khi chấm dứt để tránh tranh chấp về sau.

4. Xử lý như thế nào khi một bên vi phạm cam kết trong biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn?

Nếu một bên vi phạm cam kết trong biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, bên còn lại có quyền yêu cầu thực hiện đúng nghĩa vụ, phạt vi phạm (nếu có thỏa thuận), bồi thường thiệt hại và yêu cầu giải quyết tranh chấp theo quy định pháp luật.

Trước hết, bên bị vi phạm nên gửi văn bản yêu cầu thực hiện nghĩa vụ, nêu rõ nội dung vi phạm, thời hạn khắc phục và nghĩa vụ phải thực hiện; đồng thời lưu giữ biên bản chấm dứt, hợp đồng gốc và các tài liệu chứng minh.

Tùy trường hợp, bên bị vi phạm có thể:

• Yêu cầu thực hiện đúng nghĩa vụ đã cam kết;
• Yêu cầu phạt vi phạm nếu có thỏa thuận;
• Yêu cầu bồi thường thiệt hại do hành vi vi phạm gây ra;
• Yêu cầu trả lãi đối với nghĩa vụ thanh toán chậm;
• Khởi kiện tại Tòa án hoặc giải quyết bằng trọng tài nếu có thỏa thuận trọng tài.

Đối với hợp đồng dân sự, các chế tài về trách nhiệm do vi phạm nghĩa vụ và hợp đồng được quy định tại Điều 351, Điều 357, Điều 360, Điều 418 và Điều 419 Bộ luật Dân sự 2015. Thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng thông thường là 03 năm theo Điều 429 Bộ luật này.

Các bên nên quy định cụ thể nghĩa vụ, thời hạn thực hiện và chế tài khi vi phạm ngay trong biên bản để có căn cứ bảo vệ quyền lợi khi phát sinh tranh chấp.

5. Tranh chấp về biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn được giải quyết ở đâu?

Tranh chấp về biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn có thể được giải quyết bằng thương lượng, hòa giải, trọng tài hoặc Tòa án, tùy loại hợp đồng và thỏa thuận của các bên.

• Nếu có thỏa thuận trọng tài hợp lệ, tranh chấp được giải quyết tại trọng tài theo Điều 5 và Điều 6 Luật Trọng tài thương mại 2010.
• Nếu không có thỏa thuận trọng tài, bên bị vi phạm có thể khởi kiện tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền. Thẩm quyền của Tòa án được xác định theo Điều 39 và Điều 40 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, tùy nơi cư trú, trụ sở của bị đơn, nơi thực hiện hợp đồng hoặc nơi có bất động sản.
• Trước khi khởi kiện, các bên nên kiểm tra điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng gốc và biên bản chấm dứt, đồng thời lưu giữ các tài liệu chứng minh việc vi phạm.

Việc xác định đúng phương thức và cơ quan giải quyết tranh chấp giúp các bên bảo vệ quyền lợi và tránh trường hợp yêu cầu bị từ chối do không đúng thẩm quyền.

IV. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Trong thực tế, việc lập biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn có thể phát sinh nhiều vấn đề liên quan đến lý do chấm dứt, quyền và nghĩa vụ của các bên. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và giải đáp cụ thể. 

1. Có thể thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn mà không cần nêu lý do không?

Về nguyên tắc, pháp luật không bắt buộc các bên phải nêu lý do khi tự nguyện thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.Khoản 2 Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015 ghi nhận “theo thỏa thuận của các bên” là một căn cứ chấm dứt hợp đồng.

Tuy nhiên, để hạn chế tranh chấp, biên bản vẫn nên ghi rõ ý chí tự nguyện của các bên, thời điểm chấm dứt và việc xử lý các quyền, nghĩa vụ còn lại. Nếu loại hợp đồng có quy định chuyên ngành về việc chấm dứt thì cần tuân thủ quy định đó.

Kết luận: Các bên có thể thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn mà không cần nêu lý do, miễn việc thỏa thuận đáp ứng điều kiện có hiệu lực và không vi phạm quy định pháp luật.

2. Sau khi ký biên bản chấm dứt trước thời hạn, bên còn lại có được yêu cầu tiếp tục thực hiện hợp đồng không?

Khi hai bên đã ký biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn có hiệu lực, các nghĩa vụ chính của hợp đồng sẽ chấm dứt từ thời điểm đã thỏa thuận. Một bên không thể tự yêu cầu bên kia tiếp tục thực hiện hợp đồng nếu không có sự đồng ý của bên còn lại.

Tuy nhiên, các bên vẫn phải thực hiện những nghĩa vụ đã phát sinh hoặc được thỏa thuận tiếp tục có hiệu lực, như thanh toán công nợ, bàn giao, hoàn trả tài sản, bảo mật, bảo hành, phạt vi phạm, bồi thường và giải quyết tranh chấp. Việc hợp đồng chấm dứt không làm mất trách nhiệm đối với vi phạm đã xảy ra trước đó theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015.

Trường hợp muốn tiếp tục thực hiện hợp đồng, có thể xem xét khi biên bản chỉ quy định tạm dừng, có điều kiện khôi phục, hai bên thỏa thuận ký lại/gia hạn hoặc có căn cứ xác định biên bản chấm dứt vô hiệu theo Điều 117, Điều 127 Bộ luật Dân sự 2015.

Sau khi hợp đồng đã chấm dứt hợp pháp, một bên không thể đơn phương yêu cầu tiếp tục thực hiện; việc khôi phục quan hệ hợp đồng về cơ bản cần có sự thống nhất của các bên.

3. Việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn có làm mất quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại không?

Việc các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn không đương nhiên làm mất quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại đối với hành vi vi phạm đã xảy ra trước thời điểm chấm dứt. Theo Điều 422 và Điều 419 Bộ luật Dân sự 2015, trách nhiệm đối với thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ vẫn có thể được yêu cầu xử lý.

Tuy nhiên, nếu trong biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, các bên đã xác nhận hoàn tất nghĩa vụ và thỏa thuận rõ về việc không còn yêu cầu, khiếu nại hoặc bồi thường thì cần xem xét phạm vi và hiệu lực của thỏa thuận này.

Để bảo đảm quyền lợi, biên bản nên ghi rõ các khoản bồi thường đã giải quyết, nghĩa vụ còn tồn tại và quyền yêu cầu bồi thường đối với các vi phạm chưa được xử lý. Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn không tự động làm mất quyền yêu cầu bồi thường; quyền này phụ thuộc vào vi phạm, thiệt hại thực tế và nội dung thỏa thuận giữa các bên.

4. Có thể lập biên bản chấm dứt hợp đồng trước thời hạn khi hợp đồng đang có tranh chấp không?

Các bên vẫn có thể thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn trong khi đang có tranh chấp, nếu cả hai bên tự nguyện thống nhất về việc chấm dứt và cách xử lý các vấn đề còn tồn tại.

Biên bản nên ghi rõ nội dung tranh chấp, các khoản đã thống nhất giải quyết, nghĩa vụ còn lại, trách nhiệm bồi thường (nếu có) và phương thức xử lý tranh chấp chưa được giải quyết. Việc chấm dứt hợp đồng không đương nhiên làm mất quyền yêu cầu xử lý các vi phạm hoặc nghĩa vụ đã phát sinh trước đó.

Kết luận: Có thể lập biên bản chấm dứt khi hợp đồng đang tranh chấp, nhưng cần thỏa thuận rõ phạm vi giải quyết tranh chấp để tránh phát sinh yêu cầu mới sau khi hợp đồng kết thúc.

5. Có cần lập biên bản xác nhận hoàn tất nghĩa vụ sau khi chấm dứt hợp đồng trước thời hạn không?

Pháp luật không bắt buộc mọi trường hợp phải lập biên bản xác nhận hoàn tất nghĩa vụ. Tuy nhiên, các bên nên lập văn bản này, đặc biệt khi có thanh toán, hoàn trả tiền đặt cọc, bàn giao tài sản, hồ sơ hoặc cần xác nhận đã hoàn tất toàn bộ quyền và nghĩa vụ.

Biên bản giúp ghi nhận rõ số tiền đã thanh toán, tài sản/hồ sơ đã bàn giao, công nợ còn lại, trách nhiệm phạt vi phạm hoặc bồi thường (nếu có) và là căn cứ chứng minh khi phát sinh tranh chấp.

Các bên có thể ghi rõ: “Các bên xác nhận đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ, không còn khiếu nại hoặc yêu cầu nào khác, trừ các nghĩa vụ được liệt kê cụ thể trong biên bản.”

Dù không phải lúc nào cũng bắt buộc, việc lập biên bản xác nhận hoàn tất nghĩa vụ giúp các bên xác định rõ tình trạng thực hiện hợp đồng và hạn chế tranh chấp về sau.

V. NPLaw tư vấn gì để hạn chế rủi ro khi lập biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn?

NPLaw có thể hỗ trợ các bên rà soát hợp đồng, đánh giá điều kiện chấm dứt và soạn thảo biên bản phù hợp với thỏa thuận thực tế, nhằm hạn chế tranh chấp phát sinh. Cụ thể:

• Rà soát hợp đồng gốc và các nghĩa vụ đã phát sinh.
• Tư vấn thời điểm, điều kiện và phương án chấm dứt hợp đồng.
• Soạn thảo hoặc kiểm tra biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, bảo đảm nội dung rõ ràng.
• Xác định công nợ, thanh toán, bàn giao, phạt vi phạm và bồi thường.
• Tư vấn các điều khoản tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng chấm dứt.
• Đánh giá rủi ro và phương án xử lý khi một bên không thực hiện đúng cam kết.
• Hỗ trợ thương lượng, hòa giải hoặc giải quyết tranh chấp khi phát sinh.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.