Mẫu biên bản thỏa thuận đất đai và những điều cần lưu ý

Mẫu biên bản thỏa thuận đất đai là văn bản được lập nhằm ghi nhận sự thống nhất giữa các bên về quyền sử dụng, phân chia, ranh giới, lối đi hoặc quyền sử dụng chung đất. Việc lập biên bản với nội dung rõ ràng, chặt chẽ giúp xác định quyền và nghĩa vụ của các bên, đồng thời hạn chế tranh chấp phát sinh trong quá trình sử dụng đất.

I. Mẫu biên bản thỏa thuận đất đai được sử dụng trong những trường hợp nào?

Mẫu biên bản thỏa thuận đất đai thường được các bên lập để ghi nhận sự thống nhất về quyền và lợi ích liên quan đến đất đai. Tùy vào mục đích, biên bản có thể được sử dụng trong các trường hợp như:

• Phân chia quyền sử dụng đất giữa các thành viên trong gia đình hoặc những người cùng có quyền sử dụng đất.
• Thỏa thuận về ranh giới, mốc giới giữa các thửa đất liền kề nhằm hạn chế tranh chấp.
• Thỏa thuận về lối đi chung, quyền sử dụng chung đối với một phần diện tích đất.
• Thỏa thuận giải quyết tranh chấp đất đai khi các bên tự nguyện thống nhất được phương án giải quyết.
• Ghi nhận ý chí của các bên về việc quản lý, sử dụng hoặc phân chia quyền lợi liên quan đến đất.

Tuy nhiên, mẫu biên bản thỏa thuận đất đai không phải lúc nào cũng thay thế được hợp đồng hoặc văn bản bắt buộc phải công chứng, chứng thực, đăng ký theo quy định pháp luật. Do đó, khi lập biên bản, các bên cần xác định đúng bản chất giao dịch và hình thức pháp lý tương ứng.

II. Khái niệm về mẫu biên bản thỏa thuận đất đai

Mẫu biên bản thỏa thuận đất đai là văn bản ghi nhận nội dung thống nhất giữa các bên về việc quản lý, sử dụng hoặc giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền sử dụng đất.

1. Mẫu biên bản thỏa thuận đất đai là gì?

Mẫu biên bản thỏa thuận đất đai là văn bản ghi nhận sự thống nhất của các bên về một vấn đề liên quan đến việc quản lý, sử dụng hoặc quyền đối với đất đai. Nội dung biên bản thường thể hiện thông tin các bên, thông tin thửa đất và nội dung thỏa thuận cụ thể.

Trường hợp thỏa thuận làm phát sinh chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp hoặc góp vốn bằng quyền sử dụng đất thì phải tuân thủ các quy định tương ứng của Luật Đất đai 2024, trong đó có quy định về công chứng, chứng thực tại khoản 3 Điều 27 Luật này.

2. Mẫu biên bản thỏa thuận đất đai khác gì với hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất hoặc văn bản thỏa thuận khác?

Điểm khác nhau chủ yếu nằm ở mục đích và nội dung pháp lý của văn bản:

Do đó, không nên sử dụng biên bản thỏa thuận đất đai để thay thế hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất nếu nội dung thực tế là chuyển nhượng. Khi đó, giao dịch phải đáp ứng các điều kiện thực hiện quyền theo Điều 45 Luật Đất đai 2024 và quy định về công chứng, chứng thực tại khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024.

3. Vì sao các bên nên lập mẫu biên bản thỏa thuận đất đai để hạn chế tranh chấp?

Các bên nên lập mẫu biên bản thỏa thuận đất đai để ghi nhận bằng văn bản những nội dung đã thống nhất, giúp hạn chế việc mỗi bên hiểu hoặc diễn giải thỏa thuận theo cách khác nhau và có cơ sở đối chiếu khi phát sinh tranh chấp.

Biên bản nên thể hiện rõ đối tượng đất đai, nội dung thỏa thuận, quyền và nghĩa vụ của từng bên, thời hạn thực hiện và chữ ký của các bên. Đối với tranh chấp đất đai được hòa giải tại UBND cấp xã, việc lập biên bản hòa giải còn được quy định tại điểm d khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024.

Như vậy, việc lập mẫu biên bản thỏa thuận đất đai giúp các bên xác lập rõ thỏa thuận, lưu lại căn cứ chứng minh và chủ động phòng ngừa tranh chấp trong quá trình sử dụng đất.

III. Quy định pháp luật về mẫu biên bản thỏa thuận đất đai

Mẫu biên bản thỏa thuận đất đai không có mẫu chung bắt buộc mà được lập tùy theo nội dung thỏa thuận và quy định pháp luật liên quan. 

1. Mẫu biên bản thỏa thuận đất đai có thể được sử dụng làm căn cứ giải quyết tranh chấp tại Tòa án hay không?

Mẫu biên bản thỏa thuận đất đai có thể được sử dụng làm tài liệu, chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết tranh chấp, nếu nội dung văn bản có liên quan và được lập hợp pháp.

Đối với tranh chấp đất đai, Điều 235 Luật Đất đai 2024 quy định việc hòa giải phải được lập thành biên bản trong trường hợp hòa giải tại UBND cấp xã. Biên bản phải có chữ ký của các bên tham gia và xác nhận của UBND cấp xã.

Tuy nhiên, biên bản thỏa thuận không đương nhiên là căn cứ để Tòa án chấp nhận toàn bộ yêu cầu của một bên. Tòa án sẽ xem xét nội dung thỏa thuận cùng các tài liệu, chứng cứ khác và đánh giá tính hợp pháp của thỏa thuận.

2. Những điều khoản nào trong mẫu biên bản thỏa thuận đất đai dễ phát sinh tranh chấp nếu không được quy định rõ?

Trong mẫu biên bản thỏa thuận đất đai, các nội dung liên quan đến quyền sử dụng đất, ranh giới, diện tích, nghĩa vụ của các bên, thời hạn thực hiện và trách nhiệm khi vi phạm cần được quy định cụ thể. Nếu ghi nhận không rõ ràng, các bên có thể hiểu khác nhau và phát sinh tranh chấp. Một số điều khoản cần đặc biệt lưu ý gồm:

• Đối tượng thỏa thuận: Số thửa, tờ bản đồ, diện tích, vị trí, ranh giới và hiện trạng thửa đất.
• Quyền và nghĩa vụ của từng bên: Ai được quản lý, sử dụng đất; ai có trách nhiệm thực hiện thủ tục hoặc bàn giao đất, giấy tờ.
• Thời hạn và phương thức thực hiện: Thời điểm bàn giao, thanh toán hoặc hoàn tất các thủ tục liên quan.
• Chi phí và trách nhiệm tài chính: Bên nào chịu thuế, phí, lệ phí, chi phí đo đạc, công chứng, đăng ký.
• Xử lý vi phạm và tranh chấp: Trách nhiệm khi không thực hiện đúng cam kết và phương thức giải quyết nếu phát sinh tranh chấp.

Trong đó, điều khoản về đối tượng đất và quyền, nghĩa vụ của các bên cần được quy định cụ thể nhất, vì đây là những nội dung dễ dẫn đến cách hiểu khác nhau và tranh chấp về sau.

3. Mẫu biên bản thỏa thuận đất đai cần đáp ứng những điều kiện nào để được cơ quan có thẩm quyền xem xét, công nhận khi giải quyết tranh chấp?

Để có giá trị làm căn cứ xem xét khi giải quyết tranh chấp, biên bản thỏa thuận đất đai cần bảo đảm tính tự nguyện, tính hợp pháp và nội dung thỏa thuận rõ ràng. Cụ thể:

• Các bên tham gia phải có năng lực phù hợp và tự nguyện thỏa thuận, không bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép. Đây là một trong các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015.
• Nội dung thỏa thuận không được vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội và phải xác định được quyền, nghĩa vụ của từng bên.
• Thông tin về quyền sử dụng đất phải rõ ràng, chính xác, đặc biệt là số thửa, tờ bản đồ, diện tích, vị trí, ranh giới và thông tin Giấy chứng nhận.
• Nếu thỏa thuận làm phát sinh việc chuyển nhượng, tặng cho hoặc chuyển quyền sử dụng đất, phải đáp ứng các điều kiện thực hiện quyền theo Điều 45 Luật Đất đai 2024 và quy định về hình thức của giao dịch tương ứng.
• Biên bản nên được lập bằng văn bản, có chữ ký của các bên và tài liệu chứng minh kèm theo để tăng giá trị chứng cứ khi cơ quan có thẩm quyền xem xét.

Lưu ý: Việc các bên ký biên bản không đồng nghĩa với việc thỏa thuận đương nhiên được công nhận. Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét nội dung, điều kiện có hiệu lực, tính xác thực của chữ ký và các chứng cứ liên quan để xác định giá trị pháp lý của biên bản trong từng vụ việc.

IV. Giải đáp các thắc mắc về mẫu biên bản thỏa thuận đất đai

Phần này giải đáp những câu hỏi thường gặp về mẫu biên bản thỏa thuận đất đai, giá trị pháp lý, điều kiện công nhận và những lưu ý khi lập biên bản. 

1. Có thể sử dụng mẫu biên bản thỏa thuận đất đai để phân chia quyền sử dụng đất giữa các thành viên trong gia đình không?

Các thành viên trong gia đình có thể sử dụng biên bản thỏa thuận để ghi nhận việc thống nhất phân chia quyền sử dụng đất. Tuy nhiên, biên bản thỏa thuận thông thường chưa đủ để thực hiện sang tên hoặc tách thửa. Tùy trường hợp, các bên phải lập văn bản công chứng, chứng thực hoặc thực hiện thủ tục phân chia di sản theo quy định.

Nếu đất là tài sản chung của các thành viên, biên bản nên ghi rõ thông tin thửa đất, phần quyền hoặc diện tích mỗi người được nhận, quyền và nghĩa vụ của các bên. Khi việc thỏa thuận làm thay đổi quyền sử dụng đất, các bên phải thực hiện đăng ký biến động theo Điều 133 Luật Đất đai 2024.

Trường hợp việc phân chia thực chất là tặng cho, chuyển nhượng quyền sử dụng đất hoặc phân chia di sản thừa kế, các bên phải lập và thực hiện đúng loại giao dịch, thủ tục tương ứng. Nếu có tách thửa thì còn phải đáp ứng điều kiện tách thửa theo quy định của pháp luật.

2. Mẫu biên bản thỏa thuận đất đai có thể áp dụng khi giải quyết tranh chấp ranh giới đất không?

Các bên có thể lập biên bản thỏa thuận để ghi nhận việc thống nhất về ranh giới, diện tích và mốc giới sử dụng đất, qua đó làm căn cứ giải quyết tranh chấp.

Theo Điều 235 Luật Đất đai 2024, Nhà nước khuyến khích các bên tự hòa giải tranh chấp đất đai. Trường hợp hòa giải thành làm thay đổi ranh giới hoặc diện tích đất, các bên phải thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo quy định tại khoản 4 Điều 235.

Lưu ý: Biên bản thỏa thuận do các bên tự lập không thay thế biên bản hòa giải của cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp pháp luật yêu cầu hòa giải tại UBND cấp xã. Vì vậy, nếu tranh chấp ranh giới chưa được giải quyết, các bên nên sử dụng biên bản thỏa thuận làm cơ sở cho việc hòa giải và thực hiện thủ tục đất đai tiếp theo.

3. Mẫu biên bản thỏa thuận đất đai có được sử dụng khi các bên thỏa thuận lối đi chung hoặc quyền sử dụng chung đất đai không?

Các bên có thể lập biên bản thỏa thuận để ghi nhận việc thống nhất về lối đi, cấp nước, thoát nước và các quyền đối với thửa đất liền kề. Theo khoản 1 Điều 29 Luật Đất đai 2024, quyền đối với thửa đất liền kề bao gồm quyền về lối đi và các quyền cần thiết khác theo quy định pháp luật.

Việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền đối với thửa đất liền kề được thực hiện theo pháp luật dân sự; riêng trường hợp quyền về lối đi, cấp nước, thoát nước, tưới nước, tiêu nước trong canh tác thì phải đăng ký theo Điều 133 Luật Đất đai 2024.

Vì vậy, biên bản nên ghi rõ vị trí, phạm vi, kích thước lối đi hoặc phần đất sử dụng, quyền và nghĩa vụ của từng bên để làm căn cứ thực hiện quyền và thủ tục đăng ký khi pháp luật yêu cầu.

4. Có nên sử dụng mẫu biên bản thỏa thuận đất đai tải trên Internet mà không chỉnh sửa nội dung không?

Mẫu biên bản tải trên Internet chỉ nên được sử dụng để tham khảo, sau đó cần điều chỉnh theo đúng thửa đất, chủ thể, nội dung thỏa thuận và mục đích lập biên bản.

Theo Điều 117 và Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch phải đáp ứng điều kiện về chủ thể, sự tự nguyện, nội dung hợp pháp và hình thức theo quy định của pháp luật. Trường hợp pháp luật yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc đăng ký thì phải thực hiện đúng yêu cầu này.

Vì vậy, không nên dùng nguyên mẫu trên Internet mà không kiểm tra và chỉnh sửa, vì nội dung mẫu có thể không phù hợp với trường hợp cụ thể hoặc không đáp ứng yêu cầu về hình thức, thủ tục pháp lý.

5. Khi nào các bên nên nhờ luật sư soạn thảo hoặc rà soát mẫu biên bản thỏa thuận đất đai?

Các bên nên nhờ luật sư soạn thảo hoặc rà soát khi thỏa thuận liên quan đến phân chia quyền sử dụng đất, chuyển quyền, di sản thừa kế, ranh giới hoặc quyền đối với thửa đất liền kề, đặc biệt khi giá trị đất lớn hoặc có nguy cơ phát sinh tranh chấp.

Luật sư có thể giúp kiểm tra chủ thể, nguồn gốc đất, nội dung thỏa thuận, quyền và nghĩa vụ của từng bên, yêu cầu về công chứng, chứng thực và đăng ký đất đai để hạn chế rủi ro. Đặc biệt, nên nhờ luật sư rà soát trước khi ký nếu biên bản có thể làm thay đổi quyền sử dụng đất hoặc được sử dụng làm căn cứ giải quyết tranh chấp.

V. Vì sao nên liên hệ NPLaw để được luật sư hỗ trợ soạn thảo, rà soát và tư vấn về mẫu biên bản thỏa thuận đất đai?

Liên hệ NPLaw giúp các bên được luật sư hỗ trợ xác định đúng loại văn bản, rà soát nội dung thỏa thuận và đánh giá các yêu cầu pháp lý liên quan đến quyền sử dụng đất, từ đó hạn chế rủi ro tranh chấp hoặc văn bản không thể sử dụng để thực hiện thủ tục đất đai.

Đặc biệt, với các thỏa thuận liên quan đến phân chia quyền sử dụng đất, ranh giới, lối đi hoặc thay đổi quyền sử dụng đất, luật sư có thể tư vấn về công chứng, chứng thực, đăng ký biến động và thủ tục đất đai phù hợp theo quy định hiện hành.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.