Quy định pháp luật về sổ vi bằng

Vi bằng chỉ ghi nhận nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận và vi bằng có thể kèm theo hình ảnh, băng hình và các tài liệu chứng minh khác. Vậy sổ vi bằng là gì? Bài viết dưới đây NPLaw sẽ làm rõ vấn đề này.

I. Sổ vi bằng được sử dụng để làm gì?

1. Thẩm quyền lập sổ vi bằng

Theo khoản 1 Điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, thừa phát lại được lập vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi có thật theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi toàn quốc, trừ các trường hợp không lập vi bằng. 

2. Chủ thể yêu cầu lập sổ vi bằng

 Mọi cá nhân, cơ quan, tổ chức có nhu cầu tạo lập, lưu giữ chứng cứ đều có thể yêu cầu Thừa phát lại lập Vi bằng.

 Lưu ý rằng: Cá nhân, cơ quan, tổ chức có đủ năng lực dân sự và nội dung yêu cầu lập Vi bằng không vi phạm điều cấm của pháp luật, trái đạo đức xã hội.

3. Hình thức và nội dung sổ vi bằng

Hình thức và nội dung chủ yếu của vi bằng quy định tại Điều 40 Nghị định 08/2020/NĐ-CP như sau:

- Vi bằng được lập bằng văn bản tiếng Việt, có nội dung chủ yếu sau đây:

+ Tên, địa chỉ Văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng;

+ Địa điểm, thời gian lập vi bằng;

+ Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng;

+ Họ, tên người tham gia khác (nếu có);

+ Nội dung yêu cầu lập vi bằng; nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận;

+ Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng;

+ Chữ ký của Thừa phát lại, dấu Văn phòng Thừa phát lại, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người yêu cầu, người tham gia khác (nếu có) và người có hành vi bị lập vi bằng (nếu họ có yêu cầu).

- Vi bằng có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự; vi bằng có từ 02 tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ; số lượng bản chính của mỗi vi bằng do các bên tự thỏa thuận.

- Kèm theo vi bằng có thể có các tài liệu chứng minh; trường hợp tài liệu chứng minh do Thừa phát lại lập thì phải phù hợp với thẩm quyền, phạm vi theo quy định của pháp luật.

II. Sổ vi bằng theo quy định pháp luật là như thế nào?

1. Lập Sổ vi bằng bằng cần những giấy tờ gì?

 Như vậy, căn cứ theo quy định trên thì “công chứng vi bằng” cần những giấy tờ gồm:

Theo quy định tại Điều 39 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP, lập sổ vi bằng cần những giấy tờ sau:

• Phiếu yêu cầu lập vi bằng
• Phiếu thỏa thuận lập vi bằng trong đó có các nội dung: nội dung cần lập vi bằng, thời gian, địa điểm lập vi bằng, chi phí lập vi bằng… đồng thời tiến hành tạm ứng chi phí lập vi bằng
• Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu lập vi bằng.

Vi bằng được lập thành 03 bản chính: 01 bản cho người yêu cầu, 01 bản cho văn phòng thừa phát lại và 01 bản gửi lên Sở tư pháp trực thuộc để đăng ký (Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày lập).

2. Công chứng sổ vi bằng có giá trị pháp lý không?

Theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP về Tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại quy định về giá trị pháp lý của vi bằng như sau:

“ 2. Vi bằng không thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác.

3. Vi bằng là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự và hành chính theo quy định của pháp luật; là căn cứ để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

4. Trong quá trình đánh giá, xem xét giá trị chứng cứ của vi bằng, nếu thấy cần thiết, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân có thể triệu tập Thừa phát lại, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác để làm rõ tính xác thực của vi bằng. Thừa phát lại, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác phải có mặt khi được Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân triệu tập. Điều trên có nghĩa, vi bằng chỉ có giá trị bằng chứng, là một chứng cứ công nhận có việc mua bán, giao nhận tiền nhà chứ không phải là một thủ tục hành chính để đảm bảo giá trị tài sản”.

Như vậy, căn cứ vào quy định trên có thể thấy giá trị pháp lý của vi bằng như sau:

Văn phòng thừa phát lại cũng chỉ ghi nhận lại hành vi trao đổi, giao dịch tiền, giao nhận giấy tờ chứ không chứng thực quan hệ giao dịch mua bán tài sản. Vi bằng không có chức năng như công chứng, chứng thực, công chứng chứng thực việc giao dịch mua bán tài sản; Vi bằng không thay thế các văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác. 

Việc lập vi bằng được thực hiện theo đúng trình tự thủ tục do Nhà nước quy định sẽ xác nhận giao dịch của các bên tại thời điểm lập và được coi là nguồn chứng cứ tại Tòa án nếu có tranh chấp xảy ra. Như vậy, vi bằng chỉ có giá trị chứng cứ và được Tòa án ghi nhận, đây là đặc điểm cho thấy việc lập vi bằng sẽ có thể giảm thiểu rủi ro pháp lý khi tham gia các giao dịch.

Như vậy, kết luận lại là công chứng vi bằng không có giá trị pháp lý mà chỉ có giá trị chứng cứ.

3. Giá trị pháp lý của sổ vi bằng

- Vi bằng không thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác.

- Vi bằng là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự và hành chính theo quy định của pháp luật; là căn cứ để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

III. Các trường hợp không được lập sổ vi bằng

1. Các trường hợp nào không được lập sổ vi bằng

Theo quy định tại Điều 37 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, các trường hợp không được lập vi bằng bao gồm:

- Vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng gồm: làm lộ bí mật nhà nước, phát tán tin tức, tài liệu, vật phẩm thuộc bí mật nhà nước,…;

- Vi phạm đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình theo quy định tại Điều 38 Bộ luật Dân sự; trái đạo đức xã hội;

- Xác nhận nội dung, việc ký tên trong hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định thuộc phạm vi hoạt động công chứng, chứng thực,…;

- Ghi nhận sự kiện, hành vi để chuyển quyền sử dụng, quyền sở hữu đất đai, tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định;

- Ghi nhận sự kiện, hành vi để thực hiện các giao dịch trái pháp luật của người yêu cầu lập vi bằng;

- Ghi nhận sự kiện, hành vi của cán bộ, công chức, viên chức…. đang thi hành công vụ.

2. Các thắc mắc thường gặp về sổ vi bằng

- Sổ vi bằng có thể thay thế cho văn bản công chứng được hay không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định như sau: “Vi bằng không thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác.”

Như vậy, sổ vi bằng không thay thế văn bản công chứng.

- Sổ vi bằng được lập nên bằng sự kiện bịa đặt thì có được không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 08/2020/NĐ-CP như sau:

“3. Vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này”.

Theo đó, vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật. Có thể thấy rằng, sổ vi bằng là một dạng của văn bản ghi nhận một sự kiện hoặc một hành vi có thật do người có thẩm quyền lập theo yêu cầu.

Như vậy, không thể lập vi bằng bằng một sự kiện mà do người lập bịa đặt vô căn cứ được, nếu vẫn cố tình bịa đặt thì sẽ vi phạm pháp luật.

- Khi lập sổ vi bằng thì Thừa phát lại có cần trực tiếp chứng kiến không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 8 Điều 37 Nghị định 08/2020/NĐ-CP về trường hợp không được lập vi bằng, thì vi bằng sẽ không được lập nếu ghi nhận sự kiện, hành vi không do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.

Như vậy, khi lập sổ vi bằng thì thừa phát lại cần trực tiếp chứng kiến.

- Sở Tư pháp cần nhập vi bằng vào sổ đăng ký vi bằng trong thời hạn bao nhiêu ngày kể từ khi nhận được vi bằng?

Theo quy định tại khoản 4  Điều 39 Nghị định 08/2020/NĐ-CP,  trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng, Văn phòng Thừa phát lại phải gửi vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) đến Sở Tư pháp nơi Văn phòng Thừa phát lại đặt trụ sở để vào sổ đăng ký.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng. Như vậy, Sở tư pháp phải nhập vi bằng vào sổ đăng ký vi bằng trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng.

- Khi đã có cơ sở dữ liệu về vi bằng thì Sở Tư pháp có cần phải lập sổ đăng ký vi bằng nữa hay không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 9 Điều 74 Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định về hiệu lực thi hành và điều khoản chuyển tiếp như sau: “Sổ đăng ký vi bằng quy định tại khoản 4 Điều 39 của Nghị định này được sử dụng cho đến khi hệ thống cơ sở dữ liệu về vi bằng được xây dựng.”

Như vậy, khi đã xây dựng xong cơ sở dữ liệu về vi bằng thì Sở Tư pháp không cần phải lập sổ đăng ký vi bằng nữa.

IV. Thỏa thuận về việc lập sổ vi bằng

Theo quy định tại Điều 38 Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định về thỏa thuận về việc lập sổ vi bằng: 

- Người yêu cầu lập vi bằng phải thỏa thuận bằng văn bản với Trưởng Văn phòng Thừa phát lại về việc lập vi bằng với các nội dung chủ yếu sau đây:

+ Nội dung vi bằng cần lập;

+ Địa điểm, thời gian lập vi bằng;

+ Chi phí lập vi bằng;

+ Các thỏa thuận khác (nếu có).

- Thỏa thuận lập vi bằng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

VI. Dịch vụ tư vấn pháp lý về việc lập sổ vi bằng

Đến với NPLaw, đội ngũ luật sư sẽ cung cấp các dịch vụ tốt nhất khi bạn muốn tư vấn các vấn đề liên quan đến sổ vi bằng:

• Tư vấn về giá trị pháp lý và thầm quyền lập sổ vi bằng;
• Hỗ trợ khách hàng chuẩn bị hồ sơ công chứng sổ vi bằng;
• Hỗ trợ khách hàng thực hiện các thủ tục liên quan đến sổ vi bằng; 

Trên đây là những thông tin cơ bản về sổ vi bằng. Nếu cảm thấy những thông tin trên vẫn còn gây khó khăn, vướng mắc cho bạn, hãy liên hệ với chúng tôi. Quý khách có nhu cầu tư vấn, hỗ trợ các vấn đề liên quan đến vấn đề sổ vi bằng nói riêng và các vấn đề tranh chấp khác hãy liên hệ ngay đến Công ty Luật TNHH Ngọc Phú để được tư vấn tận tình và nhanh chóng