I. Việc thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động có phải là rủi ro pháp lý tiền ẩn đối với doanh nghiệp?

Việc thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật lao động dẫn đến các rủi ro pháp lý tiềm ẩn cực kỳ lớn đối với doanh nghiệp, cụ thể:

- Vi phạm quy định pháp luật: Theo điểm d khoản 1 Điều 122 Bộ luật lao động 2019 và khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản và nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Do đó, doanh nghiệp thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động là vi phạm quy định, trình tự xử lý kỷ luật lao động.

- Xử phạt hành chính: Việc thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động là hành vi vi phạm quy định, trình tự xử lý kỷ luật lao động, dẫn đến doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo điểm đ khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Theo đó, phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự; thủ tục; thời hiệu theo quy định của pháp luật.

- Rủi ro khi xảy ra tranh chấp tại Tòa án: Trong các vụ kiện lao động, doanh nghiệp có nghĩa vụ chứng minh lỗi của người lao động. Nếu không có biên bản ghi nhận diễn biến cuộc họp, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn cực lớn trong việc thuyết phục cơ quan chức năng về tính khách quan và trung thực của quá trình xử lý, dẫn đến tỷ lệ thua kiện rất cao.

Như vậy, việc thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động gây rủi ro pháp lý tiềm ẩn lớn đối với doanh nghiệp.

II. Tìm hiểu về thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động

Để hiểu rõ hơn các quy định pháp luật về thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động. Hãy cùng NPLaw tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây.

1. Biên bản họp xử lý kỷ luật được định nghĩa như thế nào trong quy trình tố tụng lao động tại Việt Nam?

Theo điểm d khoản 1 Điều 122 Bộ luật lao động 2019 và khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, có thể hiểu biên bản họp xử lý kỷ luật là văn bản bắt buộc ghi lại diễn biến cuộc họp xử lý kỷ luật người lao động, ghi nhận nội dung cuộc họp, ý kiến các bên, phải có chữ ký của người tham dự cuộc họp và được thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.

Trong quy trình tố tụng lao động tại Việt Nam, biên bản họp xử lý kỷ luật lao động không chỉ là một văn bản mà còn là chứng cứ pháp lý quan trọng để Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền xem xét tính hợp pháp của việc kỷ luật người lao động có đúng trình tự quy định hay không.

2. Những chủ thể nào bắt buộc phải có mặt và ký tên để biên bản không bị rơi vào trường hợp thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động hợp lệ?

Tại khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP có quy định nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 của Bộ luật Lao động, trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.

Theo điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 Bộ luật lao động 2019 quy định việc xử lý kỷ luật lao động được quy định như sau:

  • Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên.
  • Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật.

Theo đó, những chủ thể trên bắt buộc phải có mặt và ký tên để biên bản không bị rơi vào trường hợp thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động hợp lệ.

3. Biên bản họp có giá trị chứng minh như thế nào khi người lao động từ chối thừa nhận hành vi vi phạm?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 122 Bộ luật lao động 2019 quy định Việc xử lý kỷ luật lao động được quy định như sau:

a) Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động;

b) Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên;

c) Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật;

d) Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản.

Và nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp theo quy định, trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản theo khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Như vậy, người sử dụng lao động bắt buộc phải lập biên bản khi xử lý kỷ luật người lao động. Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động là chứng cứ quan trọng nhất để chứng minh hành vi vi phạm. Khi người lao động không thừa nhận, biên bản vẫn có giá trị pháp lý nếu được lập đúng quy trình (có chữ ký các thành phần tham dự), ghi rõ nội dung và chứng minh được lỗi của người lao động thông qua các bằng chứng đính kèm.

4. Tại sao việc lưu trữ và quản lý biên bản lại quan trọng tương đương với việc lập ra nó?

- Theo khoản 1 Điều 12 Bộ luật lao động 2019 được hướng dẫn bởi Chương II Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động là lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

- Theo khoản 1 Điều 123 Bộ luật lao động 2019 quy định thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 12 tháng.

- Theo quy định này, việc lưu trữ và quản lý biên bản xử lý kỷ luật lao động cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính pháp lý, minh bạch trong doanh nghiệp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả hai bên. Cụ thể:

  • Bằng chứng pháp lý vững chắc: Biên bản là bằng chứng hợp pháp để chứng minh doanh nghiệp xử lý kỷ luật theo đúng trình tự pháp luật, giúp doanh nghiệp tránh bị rủi ro pháp lý khi có tranh chấp hoặc khiếu nại từ người lao động.
  • Tuân thủ thời hiệu xử lý: Dựa trên biên bản, doanh nghiệp xác định chính xác thời điểm vi phạm để tuân thủ thời hiệu kỷ luật (06 tháng hoặc 12 tháng tùy trường hợp liên quan).
  • Trách nhiệm quản lý lao động: Lưu trữ hồ sơ, cụ thể là thông báo mời họp và biên bản họp xử lý kỷ luật lao động, giúp chứng minh trách nhiệm quản lý hồ sơ lao động của người sử dụng lao động và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Tóm lại, việc lưu trữ và quản lý biên bản đóng vai trò quan trọng như trên.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động

Tìm hiểu các quy định về thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động là nhu cầu và mong muốn của nhiều chủ thể. Hiểu được điều này, NPLaw đưa ra các quy định về thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động theo quy định mới nhất hiện nay.

1. Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động được quy định cụ thể tại điều luật nào của Bộ luật Lao động hiện hành?

Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động được quy định tại Điều 122 Bộ luật lao động 2019 và hướng dẫn chi tiết bởi Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Theo đó, trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động theo các bước sau:

  • Người sử dụng lao động gửi thông báo về xử lý kỷ kỷ luật lao động.

- Người sử dụng lao động gửi thông báo bằng văn bản về việc tham dự cuộc họp xử lý kỷ luật lao động cho Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc Ban chấp hành công đoàn cấp trên cơ sở nơi chưa thành lập công đoàn cơ sở, người lao động, cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật của người lao động dưới 18 tuổi.

- Thời gian gửi thông báo: Ít nhất 5 ngày làm việc trước khi tiến hành cuộc họp.

  • Tổ chức cuộc họp để tiến hành việc xử lý kỷ luật.

- Cuộc họp xử lý kỷ luật lao động được tiến hành khi có mặt đầy đủ các thành phần tham dự được thông báo theo quy định tại Khoản 1 Điều này.

- Trường hợp người sử dụng lao động đã 03 lần thông báo bằng văn bản, mà một trong các thành phần tham dự không có mặt thì người sử dụng lao động tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, trừ trường hợp sau:

+ Người lao động nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động;

+ Người lao động đang bị tạm giữ, tạm giam;

+ Người lao động đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm được quy định tại khoản 1 Điều 126 của Bộ luật này;

+ Lao động nữ có thai, nghỉ thai sản; người lao động nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi.

- Cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản và được thông qua các thành viên tham dự trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các thành phần tham dự cuộc họp quy định như trên và người lập biên bản. Trường hợp một trong các thành phần đã tham dự cuộc họp mà không ký vào biên bản thì phải ghi rõ lý do.

  • Quyết định xử lý kỷ luật lao động.

- Quyết định xử lý kỷ luật lao động phải được ban hành trong thời hạn của thời hiệu xử lý kỷ luật lao động hoặc thời hạn kéo dài thời hiệu xử lý kỷ luật lao động theo Điều 124 của Bộ luật Lao động, Quyết định xử lý kỷ luật lao động phải được gửi đến các thành phần tham dự phiên họp xử lý kỷ luật lao động.

- Người giao kết hợp đồng lao động bao gồm: người đại diện theo pháp luật quy định tại điều lệ của doanh nghiệp, hợp tác xã; người đứng đầu cơ quan, đơn vị, tổ chức theo quy định của pháp luật; chủ hộ gia đình; cá nhân trực tiếp sử dụng lao động là người có thẩm quyền ra quyết định xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động. Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động chỉ có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động theo hình thức khiển trách.

Nhìn chung, trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động được quy định cụ thể như trên.

2. Việc thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động vi phạm quy định về thông báo mời họp như thế nào?

- Theo điểm d khoản 1 Điều 122 Bộ luật lao động 2019 quy định việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản. Và theo khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp.

Do đó, việc thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động vi phạm quy định về trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động và sẽ bị xử phạt hành chính.

3. Mức xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm trình tự kỷ luật, bao gồm việc thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động là bao nhiêu?

Theo điểm đ khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự; thủ tục; thời hiệu theo quy định của pháp luật.

Và người sử dụng lao động phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là buộc phải nhận người lao động trở lại làm việc và trả đủ tiền lương theo hợp đồng lao động cho người lao động tương ứng với những ngày nghỉ việc khi người sử dụng lao động áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải thuộc hành vi vi phạm nêu trên căn cứ tại khoản điểm a khoản 4 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Tóm lại, mức xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm trình tự kỷ luật, bao gồm việc thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động sẽ có mức phạt theo quy định vừa nêu.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động

Để hiểu rõ hơn các quy định về thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động, sau đây là một số câu hỏi và giải đáp thắc mắc về vấn đề này.

1. Biên bản họp chỉ có chữ ký của giám đốc và bảo vệ mà không có người bị kỷ luật thì có được coi là hợp pháp không?

Căn cứ khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 của Bộ luật Lao động, trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.

Theo đó, biên bản họp kỷ luật lao động chỉ có chữ ký của giám đốc và bảo vệ mà không có chữ ký của người bị kỷ luật vẫn có thể được coi là hợp pháp, nếu biên bản có ghi rõ lý do người lao động không ký và họ tên của người không ký.

2. Doanh nghiệp phải làm gì nếu người lao động xé biên bản hoặc từ chối xác nhận nội dung cuộc họp kỷ luật?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 của Bộ luật Lao động, trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.

Khi người lao động xé biên bản hoặc từ chối ký xác nhận trong cuộc họp kỷ luật, doanh nghiệp cần bình tĩnh, ghi nhận sự việc vào biên bản, yêu cầu người chứng kiến ký tên, hoặc lập biên bản về hành vi không hợp tác, việc này giúp đảm bảo thủ tục hợp pháp để tiếp tục xử lý kỷ luật.

Như vậy, khi người lao động từ chối xác nhận nội dung cuộc họp kỷ luật hay không ký vào biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật lao động thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký vào nội dung biên bản. Biên bản này vẫn là căn cứ để xử lý kỷ luật lao động. Và người sử dụng lao động vẫn có thể tiến hành xử lý kỷ luật đối với người lao động đó.

3. Có thể dùng tin nhắn Zalo để thay thế cho việc thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động trong các vụ việc đơn giản không?

Theo quy định pháp luật lao động hiện hành tại điểm d khoản 1 Điều 122 Bộ luật lao động 2019 và khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, quy trình kỷ luật lao động phải tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục, trong đó biên bản cuộc họp là văn bản bắt buộc phải có.

Vì vậy, dùng tin nhắn Zalo để thay thế cho việc thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động trong các vụ việc đơn giản là không hợp pháp.

4. Người lao động có thể kiện ngược doanh nghiệp nếu phát hiện biên bản họp bị chỉnh sửa sau khi cuộc họp kết thúc?

Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp theo quy định tại khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Nên người lao động có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện doanh nghiệp nếu phát hiện biên bản họp bị chỉnh sửa sai lệch sau khi cuộc họp kết thúc. Việc sửa chữa nội dung biên bản mà không có sự đồng ý của các bên làm mất tính trung thực và có thể khiến quyết định kỷ luật bị vô hiệu.

5. Doanh nghiệp trả lương cho toàn bộ thời gian nhân viên bị nghỉ việc trái luật do lỗi thiếu hồ sơ kỷ luật như thế nào?

- Căn cứ tại khoản điểm a khoản 4 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là buộc phải nhận người lao động trở lại làm việc và trả đủ tiền lương theo hợp đồng lao động cho người lao động tương ứng với những ngày nghỉ việc khi người sử dụng lao động áp dụng hình thức xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự; thủ tục; thời hiệu theo quy định của pháp luật.

- Theo khoản 1 Điều 41 Bộ luật lao động 2019 quy định doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng lao động đã giao kết; phải trả tiền lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trong những ngày người lao động không được làm việc và phải trả thêm cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.

- Trường hợp người sử dụng lao động không muốn nhận lại người lao động và người lao động đồng ý thì ngoài khoản tiền người sử dụng lao động phải trả theo quy định trên và trợ cấp thôi việc theo quy định tại Điều 46 của Bộ luật này, hai bên thỏa thuận khoản tiền bồi thường thêm cho người lao động nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động để chấm dứt hợp đồng lao động.

Kết luận lại, doanh nghiệp trả lương cho toàn bộ thời gian nhân viên bị nghỉ việc trái luật do lỗi thiếu hồ sơ kỷ luật được thực hiện như trên.

V. Để tránh những khoản bồi thường thiệt hại khổng lồ do thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động, hãy liên hệ NPLaw ngay để được tư vấn?

Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về thiếu biên bản họp xử lý kỷ luật người lao động mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, NPLaw cung cấp dịch vụ pháp lý uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo tốt nhất quyền lợi hợp pháp cho Quý Khách hàng. Nếu cần hỗ trợ về vấn đề pháp lý, bạn có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn về hỗ trợ.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.