Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, việc ký kết hợp đồng điện tử qua email đã trở nên phổ biến và tiện lợi hơn nhiều so với việc ký kết hợp đồng truyền thống trên giấy tờ. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của hợp đồng, quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email cần tuân thủ một số bước nhất định. Vậy làm sao để hiểu thế nào là hợp đồng giao kết qua email là gì và những vấn đề liên quan xoay quanh hợp đồng giao kết qua email như thế nào? Hãy cùng NPLaw tìm hiểu về những quy định pháp luật hiện hành liên quan đến vấn đề này bên dưới nhé.
Hợp đồng giao kết qua email là một phương thức xác lập hợp đồng được thực hiện thông qua phương thức điện tử. Do đó khi gửi qua email, hợp đồng chỉ xác lập việc các bên đã gửi thông tin hợp đồng hoặc gửi đề nghị giao kết hợp đồng qua email mà thôi. Vì vậy, hợp đồng qua email có thể có giá trị pháp lý nếu đáp ứng được một số điều kiện như sự đồng ý của cả hai bên về các điều khoản của hợp đồng và tính xác thực của chữ ký.
.jpg)
Theo Bộ Luật Dân sự 2015 quy định có nhiều loại hợp đồng có thể giao kết bằng Email, bao gồm:
Cần lưu ý rằng việc giao kết hợp đồng bằng Email có thể được công nhận pháp lý, nhưng cần đảm bảo rằng các bên đã đồng ý và hiểu rõ các điều khoản và điều kiện được trình bày trong Email.
Khi xác định giao kết qua email các bên cần đảm bảo các điều kiện sau:
.jpg)
Quy trình ký kết hợp đồng qua email điện tử có thể được thực hiện như sau:
Bước 1. Sau khi soạn xong nội dung hợp đồng điện tử thì bên A sẽ gửi hợp đồng đó cho bên B.
Bước đầu tiên trong quy trình này là việc thỏa thuận về nội dung của hợp đồng giữa các bên. Sau đó, bên yêu cầu ký kết hợp đồng sẽ chuẩn bị phiên bản hợp đồng điện tử và gửi đến bên còn lại qua email.
Bước 2. Bên B sẽ truy cập email để xem hợp đồng.
Sau khi bên nhận được hợp đồng điện tử, bên B cần kiểm tra lại toàn bộ nội dung của hợp đồng để đảm bảo rằng mọi thông tin và điều khoản đã được thống nhất. Nếu bên B có ý kiến, họ có thể đưa ra những đề xuất sửa đổi hoặc bổ sung vào phiên bản hợp đồng để tiến hành thương lượng với bên ký kết.
Bước 3. Nếu bên B đồng ý với nội dung của hợp đồng, bên B sẽ ký tên và gửi lại cho bên A qua email.
Bước 4. Bên A nhận được hợp đồng đã được ký tên của bên B và tiến hành thực hiện hợp đồng.
Theo quy định của pháp luật hiện hành thì không phải trường hợp nào cũng bắt buộc dùng chữ ký chữ ký điện tử khi giao kết hợp đồng giao kết qua email.
Chữ ký điện tử có bắt buộc không thì tùy thuộc vào từng trường hợp mà có bắt buộc dùng hay không bắt buộc dùng. Bên cạnh những trường hợp bắt buộc phải dùng chữ ký điện tử khi giao kết hợp đồng giao kết qua email thì vẫn có một số trường hợp không bắt buộc dùng chữ ký điện tử khi giao kết hợp đồng giao kết qua email mà tùy thuộc vào mục đích sử dụng của mỗi cá nhân, tổ chức là gì. Một số trường hợp cụ thể như sau:
Như vậy, chữ ký điện tử khi giao kết hợp đồng giao kết qua email có bắt buộc không và dùng chữ ký điện tử khi giao kết hợp đồng giao kết qua email trong những trường hợp nào thì không bắt buộc trong tất cả thủ tục, giao dịch điện tử.
Căn cứ theo quy định tại Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về hình thức giao dịch dân sự như sau:
“1. Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.
Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.
2. Trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó.”
Theo đó, giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.
Đồng thời căn cứ theo quy định tại khoản 10, khoản 11 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định về phương tiện điện tử, thông điệp dữ liệu như sau:
“Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử là tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.”
Theo đó, có thể thấy việc ký hợp đồng bằng Email không thuộc trường hợp bị cấm và hình thức này được xem là giao kết hợp đồng bằng phương thức điện tử. Đây cũng được xem là việc ký hợp đồng bằng văn bản.
Do đó, ký hợp đồng qua Email vẫn được xác định là hợp đồng văn bản và sẽ hợp pháp nếu đáp ứng các điều kiện hợp pháp của hợp đồng theo quy định của pháp luật chuyên ngành về từng loại hợp đồng và đáp ứng đầy đủ các điều kiện có hiệu lực của hợp đồng nêu tại Điều 117 Bộ luật Dân sự năm 2015:
Đặc biệt, việc ký hợp đồng qua Email phải thể hiện được rõ ràng đang thực hiện việc giao kết hợp đồng mà không phải chỉ gửi cũng như nhận thông tin về loại hợp đồng dự kiến giao kết.
Như vậy, có thể thấy, hợp đồng được ký qua Email vẫn có giá trị pháp lý nếu theo thoả thuận của hai bên, việc ký hợp đồng qua Email là cách thức để giao kết hợp đồng và hợp đồng đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của pháp luật.
Theo Điều 38 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 có quy định: “Trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng phương pháp truyền thống.”
Đồng thời, giá trị pháp lý của hợp đồng được ký thông qua email không thể bị phủ nhận chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng thông điệp điện tử mà không phải dưới dạng văn bản hoặc lời nói hoặc hành vi cụ thể.
Do đó, nếu hợp đồng đáp ứng đầy đủ các điều kiện có hiệu lực của hợp đồng thông thường thì nó hoàn toàn hợp pháp. Và khi đó, các bên đã được xem giao kết hợp đồng.
Tuy nhiên, do việc ký hợp đồng thông qua email thường được thực hiện gián tiếp mà các bên không phải trực tiếp gặp mặt nhau nên nhiều trường hợp, khi nhận thấy có sự bất hợp lý trong nội dung hợp đồng thì các bên hoàn toàn có thể không chấp nhận việc ký hợp đồng qua email.
Cần nói thêm rằng, nếu hai bên đã đồng ý ký hợp đồng qua email và hợp đồng này đã đáp ứng điều kiện về hình thức cũng như nội dung đã được thể hiện theo đúng thỏa thuận của các bên thì việc không thừa nhận hợp đồng ký bằng email sẽ không được chấp nhận.
Khi đó, các bên có thể yêu cầu Tòa án công nhận hợp đồng ký kết thông qua email là hợp đồng hợp pháp hoặc tuyên hợp đồng đó vô hiệu nếu các bên cung cấp được đầy đủ bằng chứng chứng minh cho yêu cầu của mình.
Căn cứ Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định về hình thức hợp đồng lao động, cụ thể như sau:
“1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
2. Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 của Bộ luật này.”
Theo đó, hiện nay hợp đồng lao động có thể được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
Căn cứ khoản 6, khoản 10, khoản 12 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định như sau:
“Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
...
6. Giao dịch điện tử là giao dịch được thực hiện bằng phương tiện điện tử.
...
10. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
...
12. Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
…”
Theo đó, giao dịch điện tử là giao dịch được thực hiện bằng phương tiện điện tử.
Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
Do đó, có thể thấy việc ký hợp đồng lao động bằng email không thuộc trường hợp bị cấm và hình thức này được xem là giao kết hợp đồng bằng phương thức điện tử.
Như vậy, thư điện tử - email chính là một thông điệp dữ liệu và được giao kết thông qua phương tiện điện tử nên hợp đồng lao động qua email có giá trị pháp lý.
Trên đây là tất cả các thông tin chi tiết mà NPLaw của chúng tôi cung cấp để hỗ trợ quý khách hàng về vấn đề hợp đồng giao kết qua email. Trường hợp Quý Khách hàng còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề nêu trên hoặc các vấn đề pháp lý khác thì hãy liên hệ ngay cho NPLaw để được đội ngũ chúng tôi trực tiếp tư vấn và hướng dẫn giải quyết.
Công ty Luật TNHH Ngọc Phú – Hãng luật NPLaw
Hotline: 0913449968
Email: legal@nplaw.vn
CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ
Tổng đài tư vấn và CSKH: 1900 9343
Hotline: 0913 41 99 96
Email: legal@nplaw.vn
.jpeg)
