Công ty cần phải làm gì khi nhân viên không hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động

I. Thực trạng liên quan đến nhân viên không hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động

Thực tế hiện nay, tình trạng nhân viên không hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động diễn ra khá phổ biến, đặc biệt ở các doanh nghiệp có chính sách cấp phát thiết bị làm việc như laptop, điện thoại, thẻ ra vào, hoặc tài khoản phần mềm. Nhiều trường hợp nhân viên sau khi nghỉ việc chậm trễ hoặc cố tình không trả lại tài sản, gây gián đoạn hoạt động nội bộ và phát sinh chi phí thay thế cho doanh nghiệp.

Cũng có tình huống nhân viên giữ lại tài sản để gây sức ép đòi quyền lợi (lương, thưởng, trợ cấp), hoặc sử dụng tài sản vào mục đích cá nhân sau khi nghỉ việc. Những hành vi này không chỉ gây thiệt hại về tài sản mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý nếu doanh nghiệp không có hướng xử lý đúng quy định và kịp thời.

II. Khái niệm về nhân viên không hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động

Công ty cần nắm rõ bản chất về nhân viên không hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động.

1. Nhân viên không hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động là gì?

hân viên không hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động được hiểu là việc người lao động, sau khi nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng, không trả lại cho công ty những tài sản đã được công ty cho thuê để phục vụ công việc trước đó. Các tài sản này có thể bao gồm thiết bị, công cụ làm việc hoặc bất kỳ tài sản nào thuộc quyền sở hữu của công ty nhưng do nhân viên quản lý, sử dụng trong thời gian làm việc.

Việc “không hoàn trả” không chỉ là trường hợp cố tình giữ lại tài sản mà còn bao gồm cả việc chậm trả không có lý do chính đáng hoặc không thực hiện đúng nghĩa vụ bàn giao theo yêu cầu của công ty. Đây là hành vi thể hiện việc không thực hiện đầy đủ trách nhiệm của người lao động đối với tài sản đã được giao.

2. Những loại tài sản nào của công ty thường giao cho nhân viên sử dụng trong thời gian làm việc?

Trong quá trình làm việc, doanh nghiệp thường giao cho nhân viên nhiều loại tài sản khác nhau để phục vụ công việc, tùy theo tính chất vị trí và ngành nghề. Phổ biến nhất là các thiết bị làm việc cá nhân như laptop, máy tính để bàn, điện thoại, máy tính bảng hoặc tai nghe chuyên dụng. Các công cụ và phương tiện phục vụ công việc như xe ô tô, xe máy, máy móc, thiết bị kỹ thuật, thẻ ra vào, chìa khóa văn phòng hoặc các công cụ sản xuất chuyên dụng.

Với một số vị trí đặc thù, nhân viên còn được giao tài sản vô hình như tài khoản email công ty, phần mềm bản quyền, dữ liệu nội bộ hoặc quyền truy cập hệ thống. Dnghiệp cũng có thể giao tài sản phục vụ quản lý và giao dịch như con dấu (trong phạm vi được phép), tài liệu, hồ sơ, hợp đồng hoặc hàng hóa để quản lý, kinh doanh.

Tất cả các tài sản trên thuộc sở hữu của công ty và người lao động có trách nhiệm sử dụng đúng mục đích, bảo quản và hoàn trả khi chấm dứt hợp đồng lao động.

3. Hành vi chậm hoàn trả tài sản có bị xem là không hoàn trả không?

Hành vi chậm hoàn trả tài sản không phải lúc nào cũng bị xem là không hoàn trả, mà cần xem xét cụ thể về thời gian, lý do và thái độ hợp tác của người lao động. Trường hợp nhân viên chậm trả nhưng có lý do chính đáng ví dụ: chưa sắp xếp được thời gian bàn giao, tài sản đang ở xa, chờ xác nhận từ công ty. Nhân viên vẫn thiện chí phối hợp để hoàn trả, thì thường chỉ được xem là vi phạm nghĩa vụ về thời hạn, chưa bị coi là hành vi không hoàn trả. Ngược lại, nếu việc chậm trả kéo dài, không có lý do hợp lý, né tránh liên hệ hoặc có dấu hiệu cố tình chiếm giữ tài sản, thì có thể bị xem là không hoàn trả tài sản.

Việc đánh giá hành vi chậm hoàn trả cần đặt trong bối cảnh cụ thể của từng trường hợp, trên cơ sở cân nhắc đầy đủ yếu tố lỗi, thời gian và mức độ hợp tác của người lao động

III. Quy định của pháp luật liên quan đến nhân viên không hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động

Việc nắm rõ các quy định pháp luật liên quan đến nhân viên không hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động là hết sức cần thiết, để có cơ sở xử lý đúng quy định và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.

1. Pháp luật lao động quy định như thế nào về nghĩa vụ bảo quản và hoàn trả tài sản của người lao động?

Theo khoản 2 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có nghĩa vụ thực hiện hợp đồng lao động, tuân thủ nội quy lao động và các quy định của người sử dụng lao động. Nghĩa vụ bảo quản và hoàn trả tài sản của người lao động còn có thể được quy định cụ thể hơn trong hợp đồng lao động, nội quy lao động hoặc quy chế quản lý tài sản của doanh nghiệp. Từ đó, người lao động có nghĩa vụ thực hiện đúng những điều đã cam kết bao gồm việc sử dụng, bảo quản tài sản do doanh nghiệp giao đúng mục đích và hoàn trả khi chấm dứt quan hệ lao động theo thỏa thuận.

Nghĩa vụ bảo quản và hoàn trả tài sản không chỉ là thỏa thuận mà còn là trách nhiệm pháp lý bắt buộc của người lao động, và việc không thực hiện đúng có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý tương ứng.

2. Nguyên tắc xác định mức bồi thường thiệt hại khi nhân viên không hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động được xác định như thế nào?

Theo khoản 2 Điều 129 Bộ luật Lao động 2019, mức bồi thường thiệt hại được xác định trên cơ sở thiệt hại thực tế xảy ra, lỗi của người lao động và nội dung thỏa thuận giữa các bên. Cụ thể, nếu người lao động có lỗi cố ý (cố tình không hoàn trả, chiếm giữ tài sản) thì có thể phải bồi thường toàn bộ giá trị tài sản. Ngược lại, nếu thiệt hại xảy ra do lỗi vô ý và không nghiêm trọng thì mức bồi thường có thể được giới hạn (thông thường không quá 03 tháng tiền lương).

Trường hợp có hợp đồng trách nhiệm hoặc cam kết riêng về việc quản lý tài sản, thì việc bồi thường sẽ được thực hiện theo thỏa thuận này, miễn là không trái quy định pháp luật. Việc xác định mức bồi thường cũng phải đảm bảo có căn cứ chứng minh thiệt hại và tuân thủ đúng trình tự xử lý, tránh việc doanh nghiệp tự ý áp đặt hoặc khấu trừ trái quy định.

3. Trình tự, thủ tục khởi kiện yêu cầu hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động được thực hiện như thế nào?

Trình tự, thủ tục khởi kiện yêu cầu hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động được thực hiện như sau:

• Chuẩn bị hồ sơ khởi kiện: Căn cứ Điều 189 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 sửa đổi bổ sung 2025 (gọi tắt là BLTTDS 2015 sửa đổi bổ sung), doanh nghiệp chuẩn bị đơn khởi kiện và tài liệu chứng cứ kèm theo như: hợp đồng lao động, biên bản giao nhận tài sản, văn bản yêu cầu hoàn trả, tài liệu chứng minh thiệt hại.
• Xác định Tòa án có thẩm quyền: Khởi kiện yêu cầu hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động có thể được xác định là tranh chấp về quyền sở hữu tài sản theo khoản 2 Điều 26 BLTTDS 2015 sửa đổi bổ sung. Căn cứ vào điểm a khoản 1 Điều 35 BLTTDS 2015 được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Luật sửa đổi Bộ luật Tố tụng dân sự, Luật Tố tụng hành chính, Luật Tư pháp người chưa thành niên, Luật Phá sản và Luật Hòa giải, đối thoại tại tòa án 2025, Tòa án nhân dân khu vực nơi người lao động cư trú hoặc làm việc có thẩm quyền giải quyết.
• Nộp đơn khởi kiện: Doanh nghiệp nộp đơn tại Tòa án có thẩm quyền nêu trên nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến.
• Thụ lý vụ án: Nếu hồ sơ hợp lệ, Tòa án sẽ thông báo nộp tạm ứng án phí. Sau khi doanh nghiệp nộp và cung cấp biên lai, vụ án sẽ được thụ lý theo quy định.
• Hòa giải và chuẩn bị xét xử: Tòa án tiến hành hòa giải giữa các bên. Nếu hòa giải thành, vụ việc được giải quyết theo thỏa thuận. Nếu không thành, Tòa án sẽ đưa vụ án ra xét xử.

Trình tự này đảm bảo đúng quy định pháp luật, giúp doanh nghiệp có cơ sở pháp lý vững chắc khi yêu cầu hoàn trả tài sản.

4. Hành vi không hoàn trả tài sản có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự trong trường hợp nào?

Hành vi không hoàn trả tài sản của công ty có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự khi không còn đơn thuần là vi phạm nghĩa vụ dân sự lao động mà đã có dấu hiệu chiếm đoạt tài sản. Cụ thể, theo Điều 175 tội lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản Bộ luật Hình sự 2015 được sửa đổi bởi Khoản 35 Điều 1 Luật sửa đổi Bộ luật Hình sự 2017 về tội lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản, trường hợp người lao động được giao tài sản hợp pháp nhưng sau đó cố tình không hoàn trả, bỏ trốn hoặc sử dụng tài sản vào mục đích khác dẫn đến không có khả năng trả lại thì có thể bị xem xét xử lý hình sự.

Việc truy cứu trách nhiệm hình sự thường đặt ra khi giá trị tài sản từ 4 triệu đồng trở lên, hoặc dưới mức này nhưng thuộc các trường hợp đặc biệt như đã từng bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc có tiền án về hành vi chiếm đoạt tài sản. Đồng thời, cần có yếu tố lỗi cố ý nhằm chiếm đoạt, thể hiện qua các hành vi như né tránh, cắt đứt liên lạc, tẩu tán tài sản hoặc không hợp tác dù đã được yêu cầu nhiều lần.

Tóm lại, nếu người lao động chỉ chậm hoàn trả vì lý do khách quan thì chưa đủ căn cứ xử lý hình sự. Tuy nhiên, khi có dấu hiệu cố tình chiếm giữ, không trả tài sản nhằm mục đích chiếm đoạt và đáp ứng đầy đủ yếu tố cấu thành tội phạm, thì hoàn toàn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định pháp luật.

IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến nhân viên không hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động

Dưới đây là một số vấn đề thực tiễn thường phát sinh liên quan đến nhân viên không hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động và hướng xử lý phù hợp theo quy định pháp luật.

1. Nếu hợp đồng lao động không quy định rõ về việc hoàn trả tài sản thì xử lý ra sao?

Nếu hợp đồng lao động không quy định rõ về việc hoàn trả tài sản, người lao động vẫn có nghĩa vụ phải hoàn trả theo quy định chung của pháp luật. Cụ thể, căn cứ khoản 2 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019, người lao động phải tuân thủ nội quy lao động và thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến tài sản của người sử dụng lao động. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể dựa vào nội quy lao động, quy chế quản lý tài sản hoặc chứng cứ giao nhận thực tế (biên bản bàn giao, email, xác nhận…) để yêu cầu hoàn trả.

Trường hợp người lao động không thực hiện, doanh nghiệp có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại (theo khoản 2 Điều 129 Bộ luật Lao động). Hoặc khởi kiện theo quy định pháp luật khi cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị xâm hại bao gồm cả việc yêu cầu hoàn trả tài sản hoặc bồi thường thiệt hại (Điều 186 BLTTDS 2015 sửa đổi bổ sung).

2. Có cần lập biên bản bàn giao tài sản khi giao cho nhân viên làm việc không?

Doanh nghiệp nên lập biên bản bàn giao tài sản khi giao cho nhân viên sử dụng, dù pháp luật không bắt buộc trong mọi trường hợp. Việc lập biên bản là căn cứ quan trọng để chứng minh việc giao nhận, xác định trách nhiệm bảo quản và hoàn trả tài sản của người lao động. Từ đó có thể dựa theo quy định tại Điều 129 Bộ luật Lao động 2019, khi xảy ra mất mát hoặc không hoàn trả, doanh nghiệp cần có chứng cứ để yêu cầu bồi thường, và biên bản bàn giao chính là tài liệu pháp lý quan trọng nhất.

Biên bản bàn giao tài sản khi giao cho nhân viên làm việc còn giúp hạn chế tranh chấp, làm rõ tình trạng tài sản, thời điểm giao nhận và nghĩa vụ của các bên. Công ty có thể bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp khi phát sinh rủi ro.

3. Nhân viên có quyền giữ tài sản để yêu cầu công ty thanh toán quyền lợi còn thiếu không?

Nhân viên không có quyền giữ tài sản của công ty để gây sức ép yêu cầu thanh toán quyền lợi còn thiếu. Nếu các bên không có thỏa thuận hợp pháp. Theo quy định pháp luật, tài sản được giao cho người lao động sử dụng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và người lao động có nghĩa vụ bảo quản, hoàn trả khi chấm dứt hợp đồng (căn cứ khoản 2 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019).

Trong trường hợp công ty còn nợ lương, thưởng hoặc các quyền lợi khác, người lao động cần yêu cầu thanh toán, khiếu nại hoặc khởi kiện theo đúng trình tự pháp luật, thay vì giữ tài sản để “tự bảo đảm quyền lợi”.

4. Công ty có thể yêu cầu bồi thường cả thiệt hại gián tiếp do việc không hoàn trả tài sản gây ra không?

Công ty có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại gián tiếp, nhưng chỉ khi chứng minh được thiệt hại thực tế và mối quan hệ nhân quả trực tiếp với hành vi không hoàn trả tài sản.

Theo Điều 129 Bộ luật Lao động 2019, người lao động phải bồi thường khi gây thiệt hại tài sản cho người sử dụng lao động. Tuy nhiên, pháp luật lao động chủ yếu ưu tiên bồi thường thiệt hại trực tiếp. Thực tế đối với thiệt hại gián tiếp (như mất cơ hội kinh doanh, gián đoạn hoạt động), doanh nghiệp phải có chứng cứ rõ ràng chứng minh mức thiệt hại và lỗi của người lao động thì mới có cơ sở yêu cầu.

Việc yêu cầu bồi thường thiệt hại gián tiếp thường khó được chấp nhận toàn bộ nếu không có thỏa thuận cụ thể hoặc chứng minh đầy đủ, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu chứng minh một cách chặt chẽ.

5. Công ty có thể thỏa thuận khấu trừ dần giá trị tài sản vào các khoản tiền lương, thưởng của nhân viên không?

Công ty có thể thỏa thuận khấu trừ dần giá trị tài sản vào tiền lương, thưởng của nhân viên, nhưng phải tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật. Theo Điều 102 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại và mức khấu trừ hằng tháng không được vượt quá 30% tiền lương. Việc khấu trừ phải có sự thỏa thuận rõ ràng với người lao động và phải thông báo cụ thể lý do.

Ngoài ra, việc khấu trừ chỉ được thực hiện khi có căn cứ xác định trách nhiệm bồi thường của người lao động theo Điều 129 Bộ luật Lao động 2019. Nếu không có sự đồng ý hoặc vượt quá giới hạn cho phép, việc khấu trừ có thể bị xem là trái pháp luật.

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về nhân viên không hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động

NPLaw hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá đúng rủi ro pháp lý và lựa chọn phương án xử lý phù hợp khi phát sinh vấn đề nhân viên không hoàn trả tài sản. Luật sư giúp soạn thảo hồ sơ, thu thập chứng cứ và đại diện làm việc hoặc khởi kiện đảm bảo đúng quy định pháp luật. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế tranh chấp và bảo vệ tối đa quyền lợi hợp pháp.

Tóm lại, khi phát sinh tình huống nhân viên không hoàn trả tài sản thuê từ công ty khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần nhanh chóng rà soát hồ sơ, thu thập chứng cứ và làm rõ trách nhiệm của người lao động. Việc xử lý phải tuân thủ đúng quy định pháp luật để tránh rủi ro phát sinh tranh chấp. Đồng thời, nên xây dựng quy trình quản lý và bàn giao tài sản chặt chẽ để hạn chế các trường hợp tương tự trong thực tế.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn về trường hợp chi tiết cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.