Thủ tục đăng ký mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp

Nội quy lao động là căn cứ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự, duy trì kỷ luật và hạn chế tranh chấp. Việc sử dụng mẫu có sẵn mà không rà soát pháp lý có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi xử lý vi phạm. NPLaw sẽ làm rõ các quy định cần lưu ý khi lựa chọn, xây dựng và đăng ký mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp.

I. Giới thiệu các vấn đề liên quan đến mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp

Mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp là cơ sở để người sử dụng lao động thiết lập các quy tắc về quản lý, điều hành và duy trì kỷ luật tại nơi làm việc, đồng thời xác định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động trong quá trình thực hiện công việc. Việc xây dựng nội quy lao động cần căn cứ vào đặc điểm hoạt động, cơ cấu tổ chức và nhu cầu quản lý nhân sự của từng doanh nghiệp, nhưng vẫn phải bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật lao động hiện hành.

Trên thực tế, nội quy lao động không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì trật tự, nâng cao hiệu quả làm việc mà còn là căn cứ quan trọng để xem xét, xử lý kỷ luật lao động và xác định trách nhiệm vật chất khi phát sinh vi phạm. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý các yêu cầu về hình thức, nội dung, việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và thủ tục đăng ký nội quy lao động theo quy định. Việc ban hành hoặc áp dụng nội quy không đúng quy định có thể dẫn đến những vướng mắc pháp lý và ảnh hưởng đến quyền lợi của cả người sử dụng lao động lẫn người lao động.

Theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản. Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động, nội quy bằng văn bản không bắt buộc; nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động theo khoản 1 Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.

Tóm lại, mẫu chỉ là tài liệu tham khảo; doanh nghiệp phải hoàn thiện nội dung phù hợp với quy mô và điều kiện hoạt động trước khi áp dụng.

II. Tìm hiểu về mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp

Để sử dụng mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp đúng quy định, cần hiểu bản chất pháp lý, các tiêu chí đánh giá và phạm vi bắt buộc tuân thủ của văn bản này.

1. Bản chất pháp lý của một mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp chuẩn quy định nhà nước là gì?

Theo Điều 117 Bộ luật Lao động năm 2019, kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định. Mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp là tài liệu tham khảo để người sử dụng lao động xây dựng văn bản quản lý kỷ luật tại nơi làm việc. Pháp luật hiện hành không ban hành một mẫu chung bắt buộc áp dụng cho tất cả doanh nghiệp. Nội quy được xây dựng phải tuân thủ Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về tham khảo ý kiến, đăng ký và phổ biến theo quy định. Doanh nghiệp không thể chỉ tải mẫu trên mạng, thay tên công ty rồi áp dụng mà bỏ qua các bước pháp lý cần thiết. Kết luận lại, một mẫu phù hợp phải được điều chỉnh theo hoạt động thực tế và đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp luật trước khi có hiệu lực áp dụng.

2. Đặc điểm nhận dạng của một mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp hợp lệ và có giá trị áp dụng thực tiễn là gì?

Một mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp phù hợp và có giá trị áp dụng thực tiễn cần có các đặc điểm sau:

• Nội dung hợp pháp: Không trái Bộ luật Lao động năm 2019 và các quy định pháp luật liên quan theo khoản 2 Điều 118.
• Đầy đủ nội dung bắt buộc: Có các quy định về thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, trật tự, an toàn lao động, bảo mật, hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật theo khoản 2 Điều 118.
• Đúng trình tự ban hành: Đã tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở theo khoản 3 Điều 118, nếu có.
• Hoàn thành thủ tục đăng ký khi thuộc diện bắt buộc: Theo Điều 119 và Điều 120 Bộ luật Lao động năm 2019.
• Có khả năng áp dụng thực tế: Quy định rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với mô hình tổ chức và được thông báo đến người lao động.

Tóm lại, tính hợp lệ của nội quy không phụ thuộc vào hình thức trình bày đẹp hay việc sử dụng mẫu phổ biến, mà phụ thuộc chủ yếu vào nội dung và việc tuân thủ đúng thủ tục pháp luật.

3. Những nội dung trọng tâm nào bắt buộc phải xuất hiện trong một mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp hoàn chỉnh?

Theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019, mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp hoàn chỉnh phải có các nội dung chủ yếu sau:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
• Trật tự tại nơi làm việc.
• An toàn, vệ sinh lao động.
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục.
• Việc bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động.
• Các trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động.
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng.
• Trách nhiệm vật chất.
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Doanh nghiệp nên cụ thể hóa từng nội dung theo đặc thù hoạt động. Chẳng hạn, doanh nghiệp có dữ liệu khách hàng cần quy định phạm vi thông tin bảo mật, trách nhiệm quản lý tài khoản và cách thức báo cáo sự cố. Tuy nhiên, việc cụ thể hóa không được tạo thêm hình thức kỷ luật trái luật hoặc hạn chế quyền hợp pháp của người lao động. Vì thế, mẫu nội quy hoàn chỉnh cần vừa đáp ứng đầy đủ nội dung luật định, vừa bảo đảm tính rõ ràng và khả thi khi áp dụng.

4. Tính bắt buộc tuân thủ của mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp được pháp luật quy định cụ thể ra sao?

Theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019, doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy bằng văn bản. Khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu nội dung nội quy không được trái pháp luật lao động và quy định pháp luật liên quan. Theo Điều 119, doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc phải đăng ký nội quy. Điều 121 quy định nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký, trừ trường hợp thuộc quy định đặc thù tại khoản 1 Điều 119. Người lao động có trách nhiệm tuân thủ nội quy hợp pháp đã có hiệu lực và được phổ biến đúng quy định. Ngược lại, doanh nghiệp không thể viện dẫn một bản mẫu chưa hoàn thiện hoặc một điều khoản trái luật để áp dụng bất lợi cho người lao động. Kết luận lại, tính bắt buộc tuân thủ gắn với nội quy được xây dựng, đăng ký và áp dụng đúng quy định, chứ không tự động phát sinh từ việc doanh nghiệp sở hữu một mẫu nội quy.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp

Khi triển khai mẫu nội quy, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý điều kiện đăng ký, trình tự thực hiện và hậu quả pháp lý nếu không tuân thủ.

1. Điều kiện tiên quyết để một mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp được cơ quan quản lý lao động chấp thuận là gì?

Pháp luật quy định thủ tục đăng ký nội quy lao động, không phải thủ tục xin cấp phép theo nghĩa cơ quan nhà nước phê duyệt toàn bộ nội dung quản trị của doanh nghiệp. Theo Điều 118, Điều 119 và Điều 120 Bộ luật Lao động năm 2019, doanh nghiệp cần bảo đảm nội quy có đầy đủ nội dung bắt buộc, không trái pháp luật, đã tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký.

Theo khoản 3 Điều 119, trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu nội quy có quy định trái pháp luật, cơ quan có thẩm quyền thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại. Tóm lại, điều kiện quan trọng không phải là sử dụng đúng một mẫu có sẵn, mà là xây dựng nội quy hợp pháp và hoàn thành thủ tục đăng ký theo quy định.

2. Trình tự các bước nộp và xin cấp phép mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp diễn như thế nào?

Về thuật ngữ pháp lý, doanh nghiệp thực hiện thủ tục nộp và xin cấp phép mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp. Trình tự cơ bản gồm:

• Bước 1: Soạn thảo nội quy. Xây dựng nội dung theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019 và điều chỉnh cho phù hợp với hoạt động thực tế.
• Bước 2: Tham khảo ý kiến. Theo khoản 3 Điều 118, trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có.
• Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ. Theo Điều 120 Bộ luật Lao động năm 2019, hồ sơ gồm văn bản đề nghị đăng ký, nội quy lao động, văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có và các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất nếu có.
• Bước 4: Nộp hồ sơ đúng hạn. Theo khoản 2 Điều 119, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy.
• Bước 5: Theo dõi kết quả và sửa đổi nếu cần. Nếu nhận được thông báo về nội dung trái pháp luật, doanh nghiệp thực hiện sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại theo hướng dẫn.
• Bước 6: Thông báo và niêm yết. Theo khoản 4 Điều 118, nội quy phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết tại nơi cần thiết ở nơi làm việc.

Về cơ quan tiếp nhận, khoản 5 Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019 (Nội dung quy định tại Khoản này được thực hiện theo Điều 67 Nghị định 129/2025/NĐ-CP) và quy định phân định thẩm quyền tại Nghị định số 129/2025/NĐ-CP cần được đối chiếu khi nộp hồ sơ. Theo Điều 67 Nghị định này, cơ quan chuyên môn thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực nội vụ thuộc UBND cấp xã thực hiện đăng ký trong trường hợp được cơ quan chuyên môn cấp tỉnh ủy quyền. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra cơ quan tiếp nhận tại địa phương trước khi nộp để tránh gửi sai nơi có thẩm quyền.

3. Nếu áp dụng mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp không đăng ký, công ty sẽ chịu những biện pháp chế tài nào?

Theo điểm b khoản 2 Điều 25 Nghị định số 283/2026/NĐ-CP, hành vi không đăng ký nội quy lao động theo quy định bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Ngoài ra, theo khoản 1 Điều 25 Nghị định số 283/2026/NĐ-CP, hành vi không thông báo nội quy đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết những nội dung chính tại nơi làm việc bị phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý điểm d khoản 2 Điều 25 Nghị định số 283/2026/NĐ-CP về hành vi sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực, với mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Kết luận lại, doanh nghiệp cần hoàn thành nghĩa vụ đăng ký, thông báo và niêm yết nội quy trước khi áp dụng để hạn chế rủi ro xử phạt và tranh chấp lao động.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp

Bên cạnh việc xây dựng và đăng ký, doanh nghiệp cần hiểu cách xử lý khi nội quy có sai sót hoặc phát sinh thay đổi trong quá trình áp dụng.

1. Khi nào thì cơ quan chức năng có quyền yêu cầu công ty sửa đổi, bổ sung mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp?

Căn cứ khoản 3 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội dung nội quy lao động có quy định trái pháp luật, cơ quan chuyên môn có thẩm quyền sẽ thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại. 

Như vậy, cơ quan chức năng có quyền yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động khi phát hiện các quy định không phù hợp với pháp luật lao động hoặc pháp luật có liên quan. Chẳng hạn, nội quy quy định hình thức phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động; quy định hình thức kỷ luật không đúng quy định; hoặc đặt ra các nghĩa vụ, trách nhiệm vật chất trái pháp luật đối với người lao động.

Tóm lại, doanh nghiệp cần bảo đảm mẫu nội quy lao động được xây dựng và áp dụng đúng quy định pháp luật. Khi cơ quan có thẩm quyền phát hiện nội dung trái pháp luật trong quá trình đăng ký, doanh nghiệp phải thực hiện sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại để bảo đảm tính hợp pháp của nội quy lao động.

2. Những hệ quả pháp lý khi người sử dụng lao động tự ý thay đổi nội dung mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp mà không thông báo là gì?

Khoản 4 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019 yêu cầu nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết tại nơi làm việc. Do đó, việc tự ý thay đổi nội dung nhưng không thông báo có thể khiến doanh nghiệp không bảo đảm nghĩa vụ phổ biến nội quy.

Nếu việc thay đổi thuộc trường hợp sửa đổi, bổ sung nội quy, doanh nghiệp phải tuân thủ khoản 3 Điều 118 về tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có và thực hiện thủ tục đăng ký theo Điều 119, Điều 120 khi thuộc diện bắt buộc.

Theo khoản 1 Điều 25 Nghị định số 283/2026/NĐ-CP, hành vi không thông báo nội quy đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết nội dung chính có thể bị phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Tóm lại, doanh nghiệp không nên áp dụng các thay đổi một cách tùy tiện mà cần thực hiện đúng quy trình ban hành, đăng ký và thông báo.

3. Quy định mức bồi thường vật chất vô lý, vượt quá giá trị thực tế trong mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp sẽ bị cơ quan quản lý xử lý thế nào?

Theo Điều 129 Bộ luật Lao động năm 2019, trách nhiệm bồi thường thiệt hại của người lao động phải được xác định theo điều kiện và giới hạn luật định. Doanh nghiệp không thể mặc nhiên buộc người lao động bồi thường một khoản tùy ý chỉ vì nội quy đã ghi nhận.

Đối với trường hợp làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi khác gây thiệt hại tài sản, mức bồi thường phải được xem xét theo tính chất, mức độ thiệt hại, lỗi và các điều kiện cụ thể tại Điều 129.

Trường hợp làm mất dụng cụ, thiết bị hoặc tài sản được giao, trách nhiệm bồi thường được xác định theo quy định pháp luật và thỏa thuận trách nhiệm vật chất hợp pháp, nếu có.

Hiện nay, không có quy định riêng xác lập một mức phạt cố định chỉ vì nội quy ghi mức bồi thường “vô lý”. Tuy nhiên, nếu việc quy định hoặc thực hiện trách nhiệm vật chất vi phạm pháp luật, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh, giải quyết tranh chấp và chịu chế tài tương ứng nếu hành vi thuộc trường hợp bị xử phạt.

Vì vậy, mức bồi thường phải có căn cứ pháp lý và căn cứ thiệt hại thực tế, không được thiết kế như một hình thức phạt tiền trá hình.

4. Sẽ ra sao nếu công ty quy định hình thức phạt cắt lương thay cho kỷ luật trong mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp?

Theo khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động bị nghiêm cấm phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động. Điều khoản quy định cắt lương như một hình thức kỷ luật trong nội quy là trái pháp luật và không thể được dùng làm căn cứ xử lý hợp pháp.

Theo Điều 124 Bộ luật Lao động năm 2019, các hình thức xử lý kỷ luật lao động gồm khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng; cách chức; sa thải. Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức phù hợp với hành vi vi phạm và tuân thủ trình tự tại Điều 122. Theo điểm a khoản 3 Điều 25 Nghị định số 283/2026/NĐ-CP, hành vi dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay xử lý kỷ luật lao động bị phạt từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng. Kết luận lại, doanh nghiệp cần loại bỏ điều khoản cắt lương thay kỷ luật và thay bằng các hình thức xử lý được pháp luật cho phép.

5. Có thể thay thế mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp bằng các phụ lục hợp đồng lao động không? Vì sao?

Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019, nội quy lao động bằng văn bản là bắt buộc. Do đó, doanh nghiệp không thể dùng các phụ lục hợp đồng lao động để thay thế hoàn toàn nội quy và bỏ qua nghĩa vụ đăng ký.

Theo khoản 1 Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, đối với người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động, nội quy lao động bằng văn bản không bắt buộc; nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.

Vì vậy, phụ lục hợp đồng có thể được sử dụng để sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng theo quy định, nhưng không thay thế nghĩa vụ ban hành và đăng ký nội quy đối với doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc.

V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp?

Việc lựa chọn mẫu nội quy lao động cho doanh nghiệp cần được thực hiện thận trọng để bảo đảm tuân thủ pháp luật và phù hợp với hoạt động quản trị nhân sự. Một điều khoản không rõ ràng hoặc trái luật có thể làm giảm hiệu quả quản lý và khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi giải quyết tranh chấp.

NPLaw hỗ trợ doanh nghiệp rà soát, xây dựng và hoàn thiện nội quy lao động; kiểm tra các điều khoản về kỷ luật, trách nhiệm vật chất, bảo mật thông tin; đồng thời tư vấn hồ sơ và thủ tục đăng ký theo quy định hiện hành.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.