Tư vấn về mẫu biên bản thoả thuận hợp đồng lao động

Mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động là văn bản ghi nhận sự thống nhất giữa người lao động và người sử dụng lao động về các nội dung liên quan đến việc giao kết, sửa đổi, thực hiện hoặc chấm dứt hợp đồng, giúp xác định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên.

I. Điều gì cần được thống nhất khi các bên muốn thay đổi nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động?

Trong quá trình thực hiện quan hệ lao động, nhu cầu điều chỉnh hợp đồng có thể phát sinh do thay đổi về công việc, tiền lương, địa điểm làm việc, thời giờ làm việc hoặc các quyền và nghĩa vụ khác. Để tránh tranh chấp, người lao động và người sử dụng lao động cần thống nhất rõ nội dung thay đổi và ghi nhận bằng văn bản phù hợp.

Khi thỏa thuận thay đổi hợp đồng lao động, các bên nên làm rõ:

• Nội dung nào của hợp đồng được thay đổi: Xác định cụ thể điều khoản được sửa đổi, bổ sung và nội dung mới thay thế.
• Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên: Làm rõ trách nhiệm của người lao động và người sử dụng lao động sau khi thỏa thuận mới được áp dụng.
• Thời điểm áp dụng: Xác định chính xác ngày thỏa thuận bắt đầu có hiệu lực để tránh tranh chấp về tiền lương, công việc hoặc các chế độ liên quan.
• Thời hạn áp dụng: Trường hợp nội dung thay đổi chỉ mang tính tạm thời, cần ghi rõ thời gian áp dụng và thời điểm quay trở lại điều kiện ban đầu.
• Các nội dung khác của hợp đồng: Xác định những điều khoản không thay đổi và tiếp tục có hiệu lực.
• Hình thức ghi nhận: Thỏa thuận cần được lập phù hợp với quy định pháp luật lao động và có sự xác nhận của các bên.

Việc thống nhất đầy đủ các nội dung trên giúp bảo đảm rằng thay đổi trong quan hệ lao động được thực hiện minh bạch, hạn chế tình trạng một bên hiểu khác về nội dung đã thỏa thuận.

II. Tìm hiểu về mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động

Mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động thường được sử dụng để ghi nhận sự thống nhất giữa người lao động và người sử dụng lao động về một hoặc nhiều nội dung liên quan đến hợp đồng lao động. Tùy mục đích sử dụng, biên bản có thể được lập để sửa đổi, bổ sung hoặc ghi nhận các thỏa thuận cụ thể trong quá trình thực hiện quan hệ lao động.

1. Mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động là gì?

Mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động là văn bản ghi nhận ý chí thống nhất của người lao động và người sử dụng lao động về những nội dung liên quan đến hợp đồng lao động.

Nội dung biên bản có thể bao gồm:

• Thông tin của người lao động và người sử dụng lao động;
• Thông tin về hợp đồng lao động đang thực hiện;
• Nội dung cần sửa đổi, bổ sung hoặc thỏa thuận;
• Nội dung mới được các bên thống nhất;
• Thời điểm bắt đầu áp dụng;
• Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên;
• Các nội dung khác của hợp đồng tiếp tục được giữ nguyên;
• Cam kết và chữ ký của các bên.

Tùy trường hợp, biên bản có thể là căn cứ để các bên thực hiện việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng hoặc làm cơ sở lập phụ lục hợp đồng lao động.

2. Mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động khác gì với phụ lục hợp đồng lao động?

Hai loại văn bản này đều có thể được sử dụng để ghi nhận sự thống nhất của các bên nhưng có mục đích và cách thức sử dụng khác nhau.

Theo Điều 22 Bộ luật Lao động năm 2019, phụ lục hợp đồng lao động là bộ phận của hợp đồng lao động và có hiệu lực như hợp đồng lao động. Phụ lục hợp đồng lao động có thể quy định chi tiết một số điều, khoản hoặc sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động.

Do đó, khi mục đích là chính thức sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng lao động, các bên cần lựa chọn hình thức văn bản phù hợp với quy định của pháp luật, thay vì chỉ sử dụng biên bản thỏa thuận một cách máy móc.

3. Khi lập mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động, cần xác định thời điểm áp dụng thỏa thuận như thế nào?

Thời điểm áp dụng cần được ghi cụ thể bằng ngày, tháng, năm để xác định từ khi nào các nội dung mới bắt đầu ràng buộc các bên.

Các bên có thể thỏa thuận:

• Thỏa thuận có hiệu lực ngay từ ngày ký;
• Có hiệu lực từ một ngày cụ thể sau ngày ký;
• Có hiệu lực từ thời điểm một sự kiện nhất định xảy ra;
• Chỉ áp dụng trong một khoảng thời gian xác định nếu nội dung thỏa thuận mang tính tạm thời.

Đặc biệt, nếu thỏa thuận liên quan đến tiền lương, chức danh, công việc, địa điểm làm việc hoặc các chế độ của người lao động, việc xác định chính xác thời điểm áp dụng có ý nghĩa quan trọng trong việc tính toán quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.

Biên bản cũng nên ghi rõ những nội dung cũ được thay thế, những nội dung tiếp tục giữ nguyên và thời điểm chấm dứt hiệu lực của thỏa thuận, nếu có. Điều này giúp hạn chế cách hiểu khác nhau trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động.

III. Quy định pháp luật về mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động

Trong quá trình thực hiện quan hệ lao động, người lao động và người sử dụng lao động có thể phát sinh nhu cầu điều chỉnh những nội dung đã thống nhất trong hợp đồng. Tuy nhiên, việc thỏa thuận thay đổi cần tuân thủ quy định của pháp luật lao động, đặc biệt về sự tự nguyện của các bên, nội dung được phép thỏa thuận và quyền lợi tối thiểu của người lao động. Cụ thể:

1. Người lao động và người sử dụng lao động có thể thỏa thuận thay đổi nội dung hợp đồng lao động không?

Theo Điều 33 Bộ luật Lao động năm 2019, trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động, nếu một bên có yêu cầu sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng thì phải báo cho bên kia biết trước ít nhất 03 ngày làm việc về nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Nếu hai bên thỏa thuận được, việc sửa đổi, bổ sung được thực hiện bằng cách ký kết phụ lục hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng lao động mới.

Trường hợp hai bên không thỏa thuận được về việc sửa đổi, bổ sung thì tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã giao kết.

Như vậy, việc thay đổi nội dung hợp đồng phải dựa trên sự thống nhất của cả người lao động và người sử dụng lao động. Một bên không thể tự ý dùng biên bản thỏa thuận để thay đổi điều khoản hợp đồng khi bên còn lại không đồng ý.

2. Khi các bên thống nhất thay đổi nội dung hợp đồng, mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động có đủ căn cứ để áp dụng không?

Về nguyên tắc, văn bản ghi nhận sự thỏa thuận có thể là căn cứ thể hiện ý chí của các bên. Tuy nhiên, cần phân biệt biên bản thỏa thuận với phụ lục hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động mới.

Theo khoản 1 Điều 22 Bộ luật Lao động năm 2019, phụ lục hợp đồng lao động là bộ phận của hợp đồng lao động và có hiệu lực như hợp đồng lao động. Đồng thời, Điều 33 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định khi các bên thỏa thuận được về việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng thì thực hiện bằng việc ký kết phụ lục hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng lao động mới.

Do đó, nếu biên bản chỉ ghi nhận quá trình trao đổi hoặc ý chí thống nhất của các bên nhưng không được lập dưới hình thức phù hợp để sửa đổi hợp đồng theo Điều 33, doanh nghiệp không nên mặc nhiên coi biên bản đó là văn bản thay thế hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.

Để bảo đảm căn cứ áp dụng, văn bản nên:

• Ghi rõ hợp đồng lao động được sửa đổi;
• Xác định chính xác điều khoản được thay đổi;
• Ghi nội dung cũ và nội dung mới;
• Xác định thời điểm áp dụng;
• Thể hiện sự tự nguyện, thống nhất của hai bên;
• Xác định những nội dung khác của hợp đồng vẫn giữ nguyên;
• Thực hiện việc ký phụ lục hoặc hợp đồng mới khi thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.

3. Những nội dung nào trong mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động có thể bị xem là trái quy định pháp luật?

Mặc dù pháp luật tôn trọng sự thỏa thuận của người lao động và người sử dụng lao động, quyền thỏa thuận không phải là tuyệt đối. Nội dung thỏa thuận không được làm mất hoặc hạn chế trái pháp luật các quyền của người lao động.

Một số nội dung cần đặc biệt lưu ý gồm:

• Thỏa thuận mức lương thấp hơn mức lương tối thiểu áp dụng theo quy định pháp luật;
• Thỏa thuận tước bỏ các quyền nghỉ ngơi, nghỉ hằng năm hoặc các quyền khác mà pháp luật bắt buộc phải bảo đảm;
• Thỏa thuận buộc người lao động từ bỏ quyền được hưởng chế độ bảo hiểm hoặc quyền lợi bắt buộc theo pháp luật;
• Thỏa thuận trái với quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn, vệ sinh lao động;
• Thỏa thuận nhằm che giấu việc chấm dứt hợp đồng trái pháp luật hoặc nhằm né tránh nghĩa vụ của người sử dụng lao động;
• Các điều khoản vi phạm điều cấm của pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội.

Đặc biệt, theo khoản 1 Điều 50 Bộ luật Lao động năm 2019, hợp đồng lao động có thể bị tuyên vô hiệu toàn bộ nếu toàn bộ nội dung của hợp đồng vi phạm pháp luật hoặc một trong các trường hợp luật định; đồng thời khoản 2 Điều 50 quy định trường hợp chỉ một phần nội dung vi phạm thì phần đó có thể bị tuyên vô hiệu.

Vì vậy, khi xây dựng mẫu biên bản thỏa thuận, doanh nghiệp cần kiểm tra từng điều khoản, tránh sử dụng các nội dung có thể dẫn đến việc thỏa thuận hoặc một phần thỏa thuận không được công nhận.

4. Nếu một bên không thực hiện đúng nội dung đã thống nhất trong biên bản thì giải quyết như thế nào?

Trước hết, cần xác định giá trị pháp lý của biên bản và nội dung nghĩa vụ mà các bên đã cam kết. Nếu thỏa thuận được xác lập hợp pháp và có giá trị ràng buộc, bên không thực hiện đúng cam kết có thể phải chịu trách nhiệm đối với hành vi vi phạm.

Các bên nên căn cứ vào nội dung văn bản để:

• Yêu cầu bên vi phạm thực hiện đúng nghĩa vụ;
• Thỏa thuận phương án khắc phục;
• Yêu cầu thanh toán các khoản còn thiếu;
• Yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu có căn cứ;
• Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết khi phát sinh tranh chấp.

Đối với tranh chấp lao động, việc giải quyết cần tuân thủ các quy định tại Chương XIV Bộ luật Lao động năm 2019 về giải quyết tranh chấp lao động. Tùy từng loại tranh chấp và trường hợp cụ thể, các bên có thể thực hiện thủ tục hòa giải hoặc yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động, Tòa án giải quyết theo thẩm quyền.

Do đó, khi lập mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động, các bên nên quy định rõ nghĩa vụ phải thực hiện, thời hạn thực hiện và trách nhiệm khi vi phạm, đồng thời bảo đảm nội dung thỏa thuận phù hợp với Bộ luật Lao động năm 2019 để có cơ sở áp dụng và bảo vệ quyền lợi khi tranh chấp phát sinh.

IV. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động

Trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động, việc thay đổi một số điều kiện làm việc theo thỏa thuận là nhu cầu khá phổ biến. Tuy nhiên, để bảo đảm giá trị áp dụng và tránh tranh chấp, các bên cần xác định rõ nội dung nào có thể thỏa thuận, hình thức ghi nhận và mối quan hệ giữa biên bản với hợp đồng lao động đã ký.

1. Có thể dùng mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động để thay đổi mức lương của người lao động không?

Có thể dùng mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động để thay đổi mức lương của người lao động, nếu người lao động và người sử dụng lao động cùng thống nhất về việc thay đổi mức lương. Theo Điều 33 Bộ luật Lao động năm 2019, khi sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng lao động, các bên có thể thực hiện bằng việc ký kết phụ lục hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng lao động mới.

Trường hợp sử dụng biên bản để ghi nhận sự thống nhất về mức lương, nội dung cần thể hiện rõ mức lương mới, thời điểm áp dụng và các khoản phụ cấp, bổ sung khác nếu có. Đồng thời, mức lương thỏa thuận phải bảo đảm không thấp hơn mức lương tối thiểu theo quy định pháp luật.

2. Người lao động có bắt buộc phải ký mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động do doanh nghiệp đưa ra không?

Người lao động không bắt buộc phải ký mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động do doanh nghiệp đưa ra. Việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động phải dựa trên sự thống nhất của người lao động và người sử dụng lao động.

Theo Điều 33 Bộ luật Lao động năm 2019, nếu hai bên không thỏa thuận được về việc sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng thì tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã giao kết.

Do đó, doanh nghiệp không thể tự ý áp dụng nội dung mới chỉ vì đã đưa ra một mẫu biên bản. Người lao động có quyền xem xét, trao đổi và quyết định việc đồng ý hoặc không đồng ý với nội dung được đề xuất.

3. Có thể thỏa thuận thay đổi thời gian làm việc bằng mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động không?

Có, nếu nội dung thay đổi được hai bên thống nhất và không vi phạm các quy định bắt buộc về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.

Chẳng hạn, các bên có thể thỏa thuận thay đổi thời gian bắt đầu và kết thúc ngày làm việc, lịch làm việc hoặc một số nội dung liên quan đến thời giờ làm việc phù hợp với tính chất công việc.

Tuy nhiên, việc thỏa thuận không được làm ảnh hưởng đến các giới hạn về thời giờ làm việc bình thường, thời giờ làm thêm và thời giờ nghỉ ngơi theo Chương VII Bộ luật Lao động năm 2019.

Nếu thay đổi thời gian làm việc đồng thời làm thay đổi nội dung của hợp đồng lao động thì cần thực hiện việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng theo Điều 33 Bộ luật Lao động năm 2019.

4. Nếu nội dung biên bản khác với hợp đồng lao động đã ký thì áp dụng văn bản nào?

Cần căn cứ vào mục đích, nội dung, thời điểm lập và giá trị pháp lý của biên bản để xác định văn bản được áp dụng.

Nếu biên bản được lập hợp pháp nhằm sửa đổi, bổ sung một điều khoản của hợp đồng lao động và đáp ứng yêu cầu về hình thức theo pháp luật thì nội dung sửa đổi có thể được áp dụng từ thời điểm các bên thống nhất.

Tuy nhiên, nếu biên bản chỉ ghi nhận quá trình trao đổi hoặc ý kiến của các bên mà chưa đáp ứng điều kiện để trở thành văn bản sửa đổi hợp đồng thì không nên mặc nhiên coi biên bản là văn bản thay thế hợp đồng lao động.

Theo Điều 22 Bộ luật Lao động năm 2019, phụ lục hợp đồng lao động là bộ phận của hợp đồng lao động và có hiệu lực như hợp đồng lao động. Vì vậy, để tránh mâu thuẫn, văn bản nên ghi rõ điều khoản nào của hợp đồng được sửa đổi, nội dung mới thay thế và thời điểm áp dụng.

5. Mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động không có chữ ký của người sử dụng lao động có giá trị không?

Thông thường, nếu biên bản được lập nhằm ghi nhận sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, việc không có chữ ký của người sử dụng lao động sẽ gây khó khăn trong việc chứng minh doanh nghiệp đã đồng ý với nội dung đó.

Bởi bản chất của thỏa thuận là phải có sự thống nhất của các bên. Do đó, văn bản nên có chữ ký của người có thẩm quyền đại diện cho người sử dụng lao động và người lao động.

Nếu người ký phía doanh nghiệp không phải người đại diện theo pháp luật thì cần xác định người đó có thẩm quyền ký kết theo quy định của doanh nghiệp hoặc được ủy quyền hợp lệ hay không.

6. Có cần lập phụ lục hợp đồng sau khi ký mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động không?

Việc lập phụ lục hợp đồng sau khi ký mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động tùy trường hợp. Nếu biên bản chỉ ghi nhận việc trao đổi hoặc thống nhất nguyên tắc thì các bên có thể cần lập phụ lục hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động mới để chính thức hóa nội dung sửa đổi.

Theo Điều 33 Bộ luật Lao động năm 2019, khi hai bên thỏa thuận được về việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động thì thực hiện bằng việc ký kết phụ lục hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng lao động mới.

Do đó, nếu nội dung biên bản được sử dụng để thay đổi chính thức các điều khoản của hợp đồng, doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức phù hợp theo Điều 33, đặc biệt đối với những nội dung quan trọng như tiền lương, công việc, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng hoặc các điều kiện lao động chủ yếu.

V. NPLaw hỗ trợ gì khi soạn thảo mẫu biên bản thỏa thuận hợp đồng lao động?

NPLaw có thể hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động xác định nội dung cần thỏa thuận, rà soát căn cứ pháp lý, xây dựng điều khoản phù hợp với hợp đồng lao động đang thực hiện và kiểm tra sự thống nhất giữa biên bản, phụ lục hợp đồng và các văn bản liên quan. Việc được rà soát trước khi ký giúp hạn chế điều khoản mâu thuẫn, bảo đảm quyền lợi của các bên và giảm thiểu nguy cơ tranh chấp trong quá trình thực hiện.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.