Con dấu công ty nước ngoài theo quy định pháp luật hiện nay

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, việc thành lập các công ty nước ngoài tại Việt Nam trở thành một xu hướng phổ biến. Một trong những vấn đề quan trọng liên quan đến hoạt động của các công ty này chính là con dấu – một yếu tố pháp lý không thể thiếu trong các giao dịch và hoạt động kinh doanh. 

Bài viết này NPLAW sẽ phân tích các quy định liên quan đến con dấu của công ty nước ngoài tại Việt Nam, từ đó giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các yêu cầu pháp lý cần tuân thủ để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp và hiệu quả. 

I. Vai trò của con dấu công ty nước ngoài

• Xác nhận tính hợp pháp của giao dịch: Con dấu giúp xác nhận rằng các hợp đồng, văn bản, tài liệu do công ty ký kết là hợp pháp và do đại diện có thẩm quyền của công ty thực hiện. Điều này tạo sự tin tưởng đối với đối tác và các cơ quan chức năng.
• Tăng cường tính pháp lý của tài liệu: Mỗi văn bản, hợp đồng có con dấu công ty sẽ có giá trị pháp lý cao hơn, giúp bảo vệ quyền lợi của công ty trong các trường hợp tranh chấp hoặc yêu cầu chứng minh tính hợp lệ của giao dịch.
• Đảm bảo sự đồng nhất trong các giao dịch: Con dấu là một yếu tố quan trọng trong việc tạo dựng sự đồng nhất, nhất quán trong tất cả các giao dịch, văn bản, và hợp đồng mà công ty thực hiện, từ đó giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý.
• Là công cụ quản lý nội bộ: Trong công ty, con dấu còn được sử dụng để chứng thực các tài liệu nội bộ, quyết định, báo cáo, hay các quyết định của hội đồng quản trị, giúp củng cố tính chính thống và tuân thủ nội quy, quy định của công ty.
• Công cụ bảo vệ thương hiệu: Con dấu cũng có thể đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thương hiệu của công ty. Việc sử dụng con dấu đúng cách giúp công ty tạo dựng uy tín và sự chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.

II. Quy định pháp luật về con dấu công ty nước ngoài

1. Con dấu công ty nước ngoài là gì

Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

Như vậy, có thể hiểu: Con dấu công ty nước ngoài là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của công ty nước ngoài.

2. Con dấu công ty nước ngoài được thành lập tại Việt Nam (FDI) khác gì so với con dấu của công ty 100% Việt Nam

• Về quy định và thủ tục cấp con dấu

Công ty FDI: Đối với công ty có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), con dấu phải được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền khi công ty được cấp Giấy chứng nhận đầu tư. Doanh nghiệp FDI sẽ cần thực hiện thủ tục phải thực hiện đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu theo Điều 10 Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

Công ty 100% Việt Nam: Con dấu của công ty 100% Việt Nam không phải tiến hành thủ tục đăng ký mẫu con dấu.

Về hình thức và nội dung của con dấu

Công ty FDI: Con dấu của công ty FDI có thể có hình thức và nội dung phức tạp hơn. Thông thường, con dấu của công ty FDI sẽ bao gồm tên công ty bằng tiếng Việt và tên công ty bằng tiếng nước ngoài.

Công ty 100% Việt Nam: Con dấu của công ty Việt Nam thường đơn giản hơn, chỉ bao gồm tên đầy đủ của công ty, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính mà không cần phải ghi thêm thông tin về quốc tịch hay tên gọi bằng tiếng nước ngoài.

• Về quản lý sử dụng con dấu

Công ty FDI: Các công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam phải tuân thủ quy định về mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam.

Công ty 100% Việt Nam: Con dấu của công ty Việt Nam chỉ được phép sử dụng trong phạm vi quốc gia và không có quy định về mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam.

3. Khắc dấu của con dấu công ty nước ngoài ở đâu

Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký con dấu, công ty có thể chọn một trong những đơn vị khắc dấu chuyên nghiệp và uy tín trên thị trường. Các đơn vị này có thể là:

• Công ty khắc dấu chuyên nghiệp: Các công ty này có giấy phép hoạt động và cung cấp dịch vụ khắc dấu cho các tổ chức, doanh nghiệp. Khi khắc dấu, bạn cần cung cấp mẫu con dấu đã được cơ quan công an xác nhận và các thông tin cần thiết theo yêu cầu.
• Cơ sở khắc dấu tại các khu vực: Có thể tìm thấy các cơ sở khắc dấu tại nhiều thành phố lớn, như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, … Các cơ sở này sẽ thực hiện khắc dấu dựa trên mẫu con dấu đã đăng ký.

III. Giải đáp một số câu hỏi về con dấu công ty nước ngoài

1. Quy định con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài được xem là con dấu của cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam, quy định tại Điều 9 và Điều 10 Nghị định 99/2016/NĐ-CP như sau:

• Đối với con dấu cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài thì cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế tại Việt Nam, bộ phận lãnh sự, bộ phận tùy viên quân sự và bộ phận khác trực thuộc cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam trước khi sử dụng con dấu có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với Bộ Ngoại giao Việt Nam.
• Đối với con dấu tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao thì:

+) Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao được mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng, mẫu con dấu mang vào không được sử dụng các hình ảnh, biểu tượng, tên của Nhà nước Việt Nam và cơ quan, tổ chức Việt Nam hoặc vi phạm truyền thống lịch sử văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam. Trước khi sử dụng con dấu phải thực hiện đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP và hồ sơ đăng ký mẫu con dấu theo quy định tại khoản 10 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

+) Trường hợp tổ chức nước ngoài không mang con dấu vào Việt Nam mà đề nghị làm con dấu tại Việt Nam thì thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP và hồ sơ đăng ký mẫu con dấu theo quy định tại khoản 10 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

2. Công ty nước ngoài tại Việt Nam làm con dấu mới có phải trả lại con dấu cũ không?

Căn cứ khoản 1 Điều 18 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định giao nộp con dấu và căn cứ điểm a khoản 2 Điều 18 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về việc giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu thực hiện như sau: “Đối với trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này, trước khi nhận con dấu mới thì cơ quan, tổ chức, cá nhân phải giao nộp con dấu đã được đăng ký trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu để thu hồi và hủy con dấu theo quy định.”.

Theo đó, thì trường hợp này Công ty nước ngoài tại Việt Nam làm con dấu mới phải nộp con dấu đã được đăng ký trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

3. Xin cấp lại dấu cho công ty nước ngoài tại Việt Nam được không?

Xin cấp lại mẫu dấu cho con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài được thực hiện theo Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP gồm các bước:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Theo Điều 17 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi điểm b khoản 6 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP, hồ sơ gồm Văn bản đề cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và cử người được liên hệ nộp hồ sơ. 
• Bước 2: Nộp hồ sơ theo một trong phương thức sau: Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu; Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích; Nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).
• Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký lại mẫu con dấu.

4. Công ty nước ngoài làm mất con dấu thì cần phải làm gì?

Công ty nước ngoài là mất con dấu thì phải tiến hành thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền theo Khoản 3 Điều 15 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, được bổ sung bởi Điểm b Khoản 6 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP. 

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về con dấu công ty nước ngoài

Trên đây là tất cả các thông tin chi tiết mà NPLaw cung cấp để hỗ trợ quý khách hàng về con dấu công ty nước ngoài. Trường hợp Quý Khách hàng còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề nêu trên hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ ngay cho NPLaw để được đội ngũ Luật sư của chúng tôi trực tiếp tư vấn và hướng dẫn giải quyết.

CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ

Tổng đài tư vấn và CSKH: 1900 9343

Hotline: 0913 41 99 96

Email: legal@nplaw.vn