Hồ sơ dự thầu là tài liệu quan trọng để nhà thầu tham gia vào quá trình đấu thầu, đồng thời là tài liệu để chủ đầu tư đánh giá, xem xét và lựa chọn nhà thầu. Thông qua bài viết này, NPLaw sẽ cung cấp cho bạn đọc một số thông tin pháp lý hữu ích về hồ sơ dự thầu.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các hoạt động đấu thầu trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu một cách đầy đủ và chính xác là điều vô cùng quan trọng đối với các nhà thầu. Hồ sơ dự thầu là một trong những yếu tố cốt lõi trong các hoạt động đấu thầu, quyết định đến kết quả cuối cùng của quá trình lựa chọn nhà thầu. Để đảm bảo tính công khai, minh bạch và cạnh tranh, pháp luật Việt Nam đã quy định chặt chẽ về hồ sơ dự thầu. Hiện nay, để phù hợp với tình hình kinh tế xã hội, các quy định về đấu thầu, mời thầu cũng như dự thầu, hồ sơ dự thầu đã được cập nhật và hướng dẫn chi tiết tại các văn bản pháp luật có liên quan.
Tại khoản 23 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023 giải thích về hồ sơ dự thầu như sau:
“Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu”.
Như vậy, hồ sơ dự thầu gồm các tài liệu là giấy tờ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Căn cứ quy định tại khoản 4, 5, 6 Điều 24 về “Lập hồ sơ mời thầu”, Nghị định số 24/2024/NĐ-CP, nhận thấy việc đánh giá hồ sơ dự thầu được quy định cụ thể tại hồ sơ mời thầu, và căn cứ trên các tiêu chuẩn như sau:
-Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hóa bao gồm:
+ Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm: kinh nghiệm thực hiện các hợp đồng cung cấp hàng hóa tương tự; năng lực sản xuất hàng hóa; năng lực tài chính gồm giá trị tài sản ròng, doanh thu; việc thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế, nộp thuế và các chỉ tiêu cần thiết khác để đánh giá năng lực về tài chính của nhà thầu; cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ cán bộ chuyên môn thực hiện các dịch vụ liên quan (nếu có yêu cầu).
Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, nhà thầu là cá nhân, nhóm cá nhân chào thầu sản phẩm đổi mới sáng tạo của mình đáp ứng quy định tại khoản 4 Điều 5 của Nghị định này thì không phải đáp ứng một số tiêu chí quy định tại khoản 3 Điều 9 của Nghị định này.
Nhà thầu là hộ kinh doanh không phải nộp báo cáo tài chính, không phải đáp ứng yêu cầu về giá trị tài sản ròng.
+ Tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật: Tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật được xây dựng trên cơ sở các yếu tố về khả năng đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, thời hạn giao hàng, vận chuyển, lắp đặt, bảo hành, cung cấp các dịch vụ sau bán hàng (nếu có), thông tin về kết quả thực hiện hợp đồng của nhà thầu theo quy định tại Điều 17 và Điều 18 của Nghị định này và các yêu cầu khác nêu trong hồ sơ mời thầu. Căn cứ vào từng gói thầu cụ thể, khi lập hồ sơ mời thầu phải cụ thể hóa các tiêu chí làm cơ sở để đánh giá về kỹ thuật bao gồm: đặc tính, thông số kỹ thuật của hàng hóa, tiêu chuẩn sản xuất, tiêu chuẩn chế tạo và công nghệ; tính hợp lý và hiệu quả kinh tế của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung cấp, lắp đặt hàng hóa; mức độ đáp ứng các yêu cầu về bảo hành, bảo trì; mức độ đáp ứng các yêu cầu về cung cấp vật tư, thiết bị thay thế và các dịch vụ liên quan khác (nếu có) trong toàn bộ quá trình sử dụng của hàng hóa; khả năng thích ứng về mặt địa lý, môi trường; tác động đối với môi trường và biện pháp giải quyết; các yếu tố về điều kiện thương mại, thời gian giao hàng, đào tạo chuyển giao công nghệ, cung cấp các dịch vụ sau bán hàng; tiến độ cung cấp hàng hóa; yếu tố thân thiện môi trường; thông tin về kết quả thực hiện hợp đồng của nhà thầu theo quy định tại Điều 17 và Điều 18 của Nghị định này; chất lượng hàng hóa tương tự được công khai theo quy định tại Điều 18 của Nghị định này (nếu có); các yếu tố cần thiết khác.
+ Xác định giá thấp nhất (đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá thấp nhất): xác định giá dự thầu; sửa lỗi; hiệu chỉnh sai lệch; trừ giá trị giảm giá (nếu có); chuyển đổi giá dự thầu sang một loại đồng tiền chung (nếu có); xác định giá trị ưu đãi (nếu có); so sánh giữa các hồ sơ dự thầu để xác định giá thấp nhất;
+ Tiêu chuẩn xác định giá đánh giá (đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá đánh giá):
- Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu xây lắp bao gồm:
+ Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm: kinh nghiệm thực hiện các gói thầu tương tự; năng lực kỹ thuật: số lượng, trình độ chuyên môn của cán bộ chủ chốt, số lượng thiết bị thi công chủ yếu có khả năng huy động để thực hiện gói thầu (nếu có yêu cầu); năng lực tài chính: giá trị tài sản ròng, doanh thu; việc thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế, nộp thuế và các chỉ tiêu cần thiết khác để đánh giá về năng lực tài chính của nhà thầu.
Việc xác định mức độ yêu cầu cụ thể đối với từng tiêu chuẩn quy định tại điểm này căn cứ theo yêu cầu của từng gói thầu. Nhà thầu được đánh giá đạt tất cả nội dung quy định tại điểm này thì đáp ứng yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm;
+ Tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật: Căn cứ vào từng gói thầu cụ thể, khi lập hồ sơ mời thầu phải cụ thể hóa các tiêu chí làm cơ sở để đánh giá về kỹ thuật bao gồm: tính hợp lý và khả thi của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức thi công phù hợp với đề xuất về tiến độ thi công; tiến độ thi công; cách thức quản lý dự án bao gồm: tổ chức quản lý dự án, tổ chức quản lý hiện trường; các biện pháp bảo đảm chất lượng; bảo đảm điều kiện vệ sinh môi trường và các điều kiện khác như phòng cháy, chữa cháy, an toàn lao động; mức độ đáp ứng các yêu cầu về bảo hành, bảo trì; các yếu tố thân thiện môi trường (nếu có) gồm việc sử dụng các vật tư, vật liệu, biện pháp tổ chức thi công, dây chuyền, công nghệ thi công và các yếu tố khác (nếu có); thông tin về kết quả thực hiện hợp đồng của nhà thầu theo quy định tại Điều 17 và Điều 18 của Nghị định này; các yếu tố cần thiết khác.
Trừ trường hợp do tính chất của gói thầu mà hồ sơ mời thầu yêu cầu nhà thầu phải thực hiện theo đúng biện pháp thi công nêu trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ mời thầu cần quy định nhà thầu được đề xuất biện pháp thi công khác với biện pháp thi công nêu trong hồ sơ mời thầu;
+ Việc xác định giá thấp nhất (đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá thấp nhất) thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 4 Điều này;
+ Tiêu chuẩn xác định giá đánh giá (đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá đánh giá):
- Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn và gói thầu hỗn hợp:
Căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu và quy định tại các khoản 2, 4 và 5 Điều này để xác định tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm; tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật; xác định giá thấp nhất (đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá thấp nhất) hoặc tiêu chuẩn xác định giá đánh giá (đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá đánh giá) cho phù hợp.
Theo quy định tại khoản 5 Điều 30 Nghị định số 24/2024/NĐ-CP về “Kiểm tra và đánh giá hồ sơ dự thầu”, thì tổ chuyên gia có thẩm quyền đánh giá và lập hồ sơ đánh giá đối với hồ sơ dự thầu. Đồng thời, tổ chuyên gia là tổ các nhân sự đáp ứng các tiêu chuẩn theo quy định pháp luật do chủ đầu tư thành lập.
Căn cứ khoản 1 Điều 19 Luật Đấu thầu 2023 như sau:
“1. Tổ chuyên gia gồm các cá nhân có năng lực, kinh nghiệm được chủ đầu tư hoặc đơn vị tư vấn đấu thầu đối với lựa chọn nhà thầu, bên mời thầu đối với lựa chọn nhà đầu tư thành lập hoặc giao nhiệm vụ để thực hiện một hoặc các công việc: lập hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, hồ sơ đăng ký thực hiện dự án đầu tư kinh doanh; thực hiện các nhiệm vụ khác trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư”.
Như vậy, thẩm quyền đánh giá hồ sơ dự thầu là tổ chuyên gia do chủ đầu tư thành lập.
Căn cứ theo khoản 6 Điều 16 Nghị định số 24/2024/NĐ-CP quy định như sau:
“6. .... Trường hợp cần thiết, có thể ghi rõ thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, thời gian thẩm định”.
Hiện nay, theo Luật đấu thầu 2023 thì thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu không có ấn định thời gian cụ thể. Trong trường hợp xét thấy cần thiết thì người có thẩm quyền có thể là người quyết định đầu tư hoặc người quyết định việc mua sắm theo quy định sẽ quyết định và ghi rõ về thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu.
Căn cứ theo quy định tại Điều 50 Luật Đấu thầu năm 2023 như sau:
“1. Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh trong nước phải thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo lộ trình sau đây:
a) Từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2024, việc đấu thầu qua mạng hoặc không qua mạng thực hiện theo quy định của Chính phủ;
b) Từ ngày 01 tháng 01 năm 2025, áp dụng đấu thầu qua mạng đối với tất cả các gói thầu, trừ trường hợp không đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định tại khoản 5 Điều này”.
Như vậy, có thể đấu thầu qua mạng.
Theo khoản 3 Điều 24 Nghị định số 24/2024/NĐ-CP quy định về đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu ghi nhận hồ sơ dự thầu của nhà thầu được đánh giá là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các nội dung được liệt kê, trong đó bao gồm:
“đ) Không có tên trong hai hoặc nhiều hồ sơ dự thầu với tư cách là nhà thầu độc lập hoặc thành viên trong liên danh;”
Như vậy, một nhà thầu không được có tên trong hai hoặc nhiều hồ sơ dự thầu với tư cách là nhà thầu chính (nhà thầu độc lập hoặc thành viên trong liên danh).
Theo Thông tư số 07/2024/TT-BKHĐT chỉ quy định về thời gian báo cáo tình hình thực hiện hoạt động đấu thầu mà không còn giữ quy định về thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu như trước đây.
Như vậy, hiện nay công tác đánh giá hồ sơ dự thầu đã không còn quy định về thời gian tổ chức đánh giá bắt buộc.
Căn cứ quy định tại điểm c khoản 3 Điều 26 về “Tổ chức lựa chọn nhà thầu”, Nghị định số 24/2024/NĐ-CP như sau:
“c) Khi có yêu cầu sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp, nhà thầu phải có văn bản đề nghị gửi bên mời thầu. Bên mời thầu chỉ chấp thuận việc sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu của nhà thầu nếu nhận được văn bản đề nghị trước thời điểm đóng thầu”.
Như vậy, có thể sửa đổi hồ sơ dự thầu khi nhà thầu có văn bản đề nghị gửi bên mời thầu và được bên mời thầu chấp thuận.
Căn cứ quy định tại Điều 28 Nghị định số 24/2024/NĐ-CP, trường hợp cần làm rõ hồ sơ dự thầu bao gồm:
- Sau khi mở thầu, bên mời thầu có yêu cầu;
- Sau khi đóng thầu, nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu thiếu các tài liệu chứng minh về tư cách hợp lệ, hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất, báo cáo tài chính, nghĩa vụ kê khai thuế và nộp thuế, tài liệu về nhân sự, thiết bị cụ thể đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu.
Bên cạnh đó, tại khoản 4 Điều này có quy định như sau:
“4. Việc làm rõ hồ sơ dự thầu được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần làm rõ. Nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu phải thể hiện bằng văn bản và được bên mời thầu bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu”.
Như vậy việc làm rõ hồ sơ dự thầu được thực hiện trong các trường hợp nêu trên và nội dung làm rõ phải thể hiện bằng văn bản.
Hiểu được nhu cầu tìm hiểu quy định liên quan đến hồ sơ dự thầu của Quý Khách hàng, Công ty Luật TNHH Ngọc Phú sẽ hỗ trợ, tư vấn cho Quý Khách hàng các vấn đề về hồ sơ dự thầu. Quý độc giả có thể liên hệ ngay tới NPLaw để được các luật sư dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, thủ tục pháp lý của NPLaw tư vấn tận tình và nhanh chóng với thông tin liên hệ dưới đây:
Rất mong được hợp tác với Quý Khách hàng.
Trân trọng cảm ơn!