Quy định pháp luật về con dấu pháp nhân

Con dấu pháp nhân là một trong những yếu tố quan trọng giúp xác định tư cách pháp lý của tổ chức, doanh nghiệp trong các giao dịch, hoạt động hành chính và thương mại. Việc sử dụng con dấu đúng quy định không chỉ đảm bảo tính xác thực của văn bản, hợp đồng mà còn giúp tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm pháp lý của pháp nhân. Sau đây, kính mời quý độc giả hãy cùng NPLaw tìm hiểu các vấn đề pháp lý liên quan đến con dấu pháp nhân.

I. Vai trò của con dấu pháp nhân

Con dấu pháp nhân đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức, thể hiện tính pháp lý và giá trị pháp lý của các văn bản, tài liệu do tổ chức đó ban hành. Theo quy định của pháp luật, con dấu là một trong những yếu tố giúp xác nhận tính xác thực của hợp đồng, quyết định, văn bản hành chính và các giao dịch khác của pháp nhân. 

Việc sử dụng con dấu đúng quy định giúp đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm pháp lý và hạn chế các tranh chấp trong hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, con dấu còn giúp phân biệt giữa các tổ chức, doanh nghiệp khác nhau, góp phần tạo dựng uy tín và niềm tin trong quan hệ thương mại, hành chính. Do đó, việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân thủ chặt chẽ theo các quy định của pháp luật để tránh các rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp, tổ chức.

II. Quy định pháp luật về con dấu pháp nhân

1. Con dấu pháp nhân là gì?

Con dấu pháp nhân là dấu đóng của một tổ chức, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, được sử dụng để xác nhận giá trị pháp lý của các văn bản, hợp đồng, quyết định do tổ chức đó ban hành.

2. Quản lý và sử dụng con dấu pháp nhân như thế nào?

Việc quản lý và sử dụng con dấu pháp nhân phải tuân thủ quy định của pháp luật và quy chế nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp. Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu, đồng thời phải đảm bảo con dấu được quản lý chặt chẽ theo Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành.

Con dấu chỉ được sử dụng trong các giao dịch hợp pháp, bảo đảm tính xác thực của văn bản và thể hiện ý chí của doanh nghiệp trong quan hệ pháp lý. Người được giao trách nhiệm quản lý con dấu phải bảo đảm an toàn, tránh mất mát, giả mạo hoặc lạm dụng con dấu. Trong trường hợp có sự thay đổi về con dấu hoặc khi doanh nghiệp giải thể, phá sản, việc xử lý con dấu phải tuân theo quy định pháp luật để tránh các rủi ro pháp lý.

3. Con dấu pháp nhân sử dụng trái pháp luật trong trường hợp nào?

Theo Điều 6 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, các hành vi liên quan đến con dấu bị nghiêm cấm được quy định như sau:

• Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.
• Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.
• Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
• Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.
• Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
•  Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.
• Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.
• Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.
• Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
• Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.
• Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
• Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
• Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.

Như vậy, khi một tổ chức hoặc cá nhân thực hiện các hành vi bị nghiêm cấm theo Điều 6 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, thì được xem là sử dụng con dấu trái pháp luật.

III. Giải đáp một số câu hỏi về con dấu pháp nhân

1. Việc tạm giữ con dấu của pháp nhân thương mại sẽ được thực hiện khi nào?

Việc tạm giữ con dấu của pháp nhân thương mại sẽ được thực hiện khi có căn cứ pháp lý rõ ràng, cụ thể theo quy định tại Điều 35 Nghị định 44/2020/NĐ-CP, cơ quan thi hành án có thể ra quyết định tạm giữ con dấu của pháp nhân thương mại căn cứ vào:

• Khi có bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật yêu cầu áp dụng biện pháp cưỡng chế đối với pháp nhân thương mại. 
• Khi có biên bản được lập theo Điều 5 Nghị định 44/2020/NĐ-CP, xác nhận việc pháp nhân thương mại không tự nguyện thi hành án hoặc có hành vi vi phạm nghĩa vụ theo bản án, quyết định của Tòa án.

Bên cạnh đó, theo quy định tại Khoản 1, Điều 36 Nghị định 44/2020/NĐ-CP tạm giữ con dấu của pháp nhân thương mại được áp dụng khi doanh nghiệp bị cưỡng chế thi hành hình phạt theo bản án có hiệu lực, trong các trường hợp:

• Đình chỉ hoạt động có thời hạn;
• Cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định;
• Cấm huy động vốn.

Như vậy, tạm giữ con dấu là biện pháp cưỡng chế được áp dụng trong quá trình thi hành án đối với pháp nhân thương mại, nhằm ngăn chặn hành vi vi phạm và bảo đảm việc thực thi bản án.

2. Thu hồi con dấu có được xem là biện pháp cưỡng chế thi hành án đối với pháp nhân thương mại hay không?

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 44/2020/NĐ-CP, thu hồi con dấu là một trong những biện pháp cưỡng chế thi hành án áp dụng đối với pháp nhân thương mại. Cụ thể, khi pháp nhân thương mại không tự nguyện thi hành án theo bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật, cơ quan thi hành án có thể áp dụng các biện pháp cưỡng chế như:

• Phong tỏa tài khoản của pháp nhân thương mại để ngăn chặn việc tẩu tán tài sản;
• Kê biên tài sản có giá trị tương ứng để bảo đảm thi hành nghĩa vụ theo bản án, quyết định của tòa án;
• Tạm giữ tài liệu, chứng từ, thiết bị chứa dữ liệu điện tử và đặc biệt là tạm giữ hoặc thu hồi con dấu của pháp nhân thương mại.

Việc thu hồi con dấu là biện pháp mạnh, nhằm ngăn chặn pháp nhân thương mại tiếp tục sử dụng con dấu để thực hiện các giao dịch trái pháp luật hoặc gây cản trở quá trình thi hành án. 

3. Thủ tục khắc con dấu pháp nhân

Bước 1: Khắc dấu doanh nghiệp:

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể tự khắc dấu tại cơ sở khắc dấu. Hồ sơ khắc dấu pháp nhân bao gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật;
• Mẫu dấu (trường hợp khắc thêm con dấu);
• Nội dung con dấu cần khắc (trường hợp khắc dấu lần đầu).

Bước 2: Thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp:

Sau khi khắc dấu, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ bao gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp;
• Biên bản họp (đối với công ty TNHH từ 2 thành viên trở lên và công ty cổ phần);
• Quyết định về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp.

Sau khi hoàn thành thông báo, doanh nghiệp có thể sử dụng con dấu hợp pháp trong các hoạt động kinh doanh.

4. Không khắc lại con dấu bị xử phạt thế nào?

Theo quy định tại điểm e, khoản 2, Điều 12, Nghị định 167/2013/NĐ-CP, hành vi không khắc lại con dấu theo mẫu quy định sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Đây là chế tài áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp không thực hiện khắc lại con dấu khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền. Vì vậy, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định để tránh bị xử phạt và đảm bảo hoạt động pháp lý được thực hiện đúng quy trình.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về con dấu pháp nhân

Trên đây là bài viết của NPLaw về con dấu pháp nhân, với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm NPLaw luôn sẵn sàng đồng hành, tư vấn và hỗ trợ các vấn đề liên quan đến con dấu pháp nhân. Nếu cần hỗ trợ về các vấn đề pháp lý, bạn có thể liên hệ với NPLaw theo thông tin liên hệ sau:

CÔNG TY LUẬT TNHH NGỌC PHÚ

Tổng đài tư vấn và CSKH: 1900 9343

Hotline: 0913 41 99 96

Email: legal@nplaw.vn